Archiwizacja dokumentów to jedna z dziedzin, która została szeroko uregulowana pod kątem prawnym. Niemniej jednak pewne aspekty związane z przechowywaniem danych w wersji papierowej i cyfrowej znajdziemy w międzynarodowych standardach i normach. Sprawdź, co warto wiedzieć o regulacjach prawnych dotyczących archiwizacji.

Przepisy archiwizacji w Polsce

Archiwizacja dokumentów w Polsce podlega rygorowi prawnemu. Nie istnieje jednak konkretna ustawa, w której znalazłyby się wszystkie możliwe rozwiązania czy wymagania. Obraz archiwizacji w Polsce buduje wiele aktów prawnych, a najważniejsze z nich to:

  • Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach,
  • Rozporządzenie Ministra Nauki, Szkolnictwa Wyższego i Techniki z dnia 25 lipca 1984 roku w sprawie zasad klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych,
  • Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 13 grudnia 2000 roku w sprawie określenia szczegółowych wypadków i trybu wcześniejszego udostępnienia materiałów archiwalnych,
  • Ustawa o ochronie informacji niejawnych,
  • Ustawa o rachunkowości,
  • Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej,
  • Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych.

Ponadto istnieje cały szereg innych aktów prawnych, które regulują okres przechowywania poszczególnych rodzajów dokumentów oraz ich formę. Na przykład dokumentację medyczną pacjenta można prowadzić i przechowywać wyłącznie w wersji elektronicznej, co reguluje Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 6 kwietnia 2020 r. w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania.

Standardy archiwizacji dokumentów

Przepisy archiwizacji w Polsce, choć liczne, nie wyczerpują problematyki. Dlatego na przestrzeni lat opracowano i wciąż opracowuje się kolejne normy i standardy, których wdrożenie ma zapewnić nie tylko zgodność z prawem, ale przede wszystkim bezpieczeństwo i wysoką jakość. Główne standardy archiwizacji dokumentów to:

  • ISO 27001 – dotyczy systemów zarządzania bezpieczeństwem informacji,
  • ISO 9001 – dotyczy systemów zarządzania jakością świadczonych usług,
  • ISO 11799 – dotyczy przechowywania materiałów archiwalnych i bibliotecznych,
  • ISO 16175-1 – dotyczy parametrów oprogramowania do przechowywania informacji cyfrowych.

Jak łatwo zauważyć, nie wszystkie standardy dotyczą każdej firmy. Na przykład te, które nie przechowują dokumentów archiwalnych (archiwizowanych wieczyście) ani bibliotecznych nie muszą spełniać normy ISO 11799. 

Standardy archiwizacji dokumentów a prawo archiwizacyjne

Przedsiębiorcy, kierownicy jednostek organizacyjnych i inne osoby odpowiedzialne za dokumenty muszą przestrzegać przepisów wynikających z ustaw, rozporządzeń i odrębnych aktów prawnych. Nie mogą traktować ich wyłącznie w kategorii zaleceń, a obligatoryjnych warunków. Natomiast na prawo archiwizacyjne nie składają się standardy i normy międzynarodowe. Oznacza to, że ich stosowanie jest dobrowolne. Z drugiej strony, wdrożenie zasad z nich wynikających wpływa korzystnie na reputację jednostki, a często też jest wymagane przez partnerów biznesowych. Normy są potrzebne także z innego powodu. Przepisy krajowe nie wyczerpują problematyki archiwizacji, dlatego szczegółowych rozwiązań warto szukać właśnie w standardach. 

Jak archiwizować dokumenty zgodnie z przepisami?

W gąszczu przepisów, norm i standardów bardzo łatwo się zgubić. Warto więc pamiętać o podstawowych zasadach. Okresy archiwizacji poszczególnych dokumentów podane są w ustawach i rozporządzeniach. One także określają sposób organizacji archiwum zakładowego. Natomiast szczegółowe rozwiązania, związane na przykład z zabezpieczeniem danych cyfrowych, znajdziemy w normach i standardach. 

Archiwizacja i przechowywanie dokumentów w firmie oraz niszczenie danych mogą wyglądać różnie w zależności od jednostki, jednak zawsze kluczowe jest zachowanie bezpieczeństwa. W tym w dużej mierze pomagają standardy, dlatego – przynajmniej niektóre – warto stosować w codziennej praktyce. 

Jakie standardy musi spełniać zewnętrzna firma archiwizująca dokumenty?

Przepisy, normy i standardy są analogiczne dla firm prowadzących archiwum zakładowe i oferujących usługę archiwum zewnętrznego. W obu przypadkach należy zapewnić zgodność z przepisami zawartymi w obowiązujących aktach prawnych. Ale dobry partner w biznesie dba także o najwyższe standardy jakości. W Ekoakta spełniamy normy ISO 27001 oraz ISO 9001. Są to dwie najważniejsze z punktu widzenia archiwizacji dokumentów. Dbamy o to, aby informacje w nich zawarte były w pełni chronione, co jednocześnie jest jednym z głównych wymogów prawnych.

Aby zachować zgodność z przepisami i aby wprowadzić standardy, potrzeba wiedzy, doświadczenia i zaangażowania. To wszystko oferujemy klientom korzystającym z naszych usług. Warto dodać, że archiwizacja nie kończy cyklu życia dokumentu. Wymaga on zniszczenia, które również musi być zgodne z przepisami i standardami. W Ekoakta świadczymy też usługi w zakresie utylizacji danych, a tym samym przejmujemy pełną opiekę nad dokumentami. Jeśli liczne uwarunkowania prawne, standardy i normy są dla Ciebie zagadką, z przyjemnością zajmiemy się dokumentacją Twojej firmy.

Jakie akty prawne regulują archiwizację dokumentów w Polsce?

Archiwizacja dokumentów w Polsce opiera się na przepisach dotyczących narodowego zasobu archiwalnego, ochrony danych osobowych, rachunkowości, prawa pracy oraz regulacjach branżowych. Zakres obowiązków zależy od rodzaju prowadzonej działalności i charakteru dokumentacji. Właściwe stosowanie przepisów pozwala uniknąć problemów podczas kontroli oraz zapewnia bezpieczeństwo informacji. Ekoakta pomaga organizacjom interpretować wymagania prawne i wdrażać skuteczne procedury archiwizacyjne dostosowane do ich potrzeb.

Jakie dokumenty podlegają obowiązkowej archiwizacji?

Obowiązkowej archiwizacji podlegają m.in. dokumenty księgowe, podatkowe, kadrowe, płacowe oraz inne dokumenty, dla których przepisy określają minimalny okres przechowywania. W niektórych przypadkach dokumentacja posiada również wartość archiwalną i musi zostać zachowana przez bardzo długi czas lub na stałe. Ekoakta wspiera firmy w identyfikacji dokumentów wymagających archiwizacji oraz pomaga prawidłowo zarządzać ich cyklem życia.

Czy firma musi mieć procedurę archiwizacji dokumentów?

Choć przepisy nie zawsze wymagają posiadania jednego, formalnego dokumentu o nazwie „procedura archiwizacji”, każda organizacja powinna posiadać jasno określone zasady dotyczące przechowywania, udostępniania, archiwizowania i niszczenia dokumentów. Dobrze opracowane procedury ograniczają ryzyko błędów, usprawniają pracę oraz ułatwiają przygotowanie do audytów i kontroli. Ekoakta pomaga firmom tworzyć i wdrażać przejrzyste zasady zarządzania dokumentacją.

Jakie standardy pomagają uporządkować archiwum zakładowe?

Skuteczne zarządzanie archiwum opiera się na odpowiedniej klasyfikacji dokumentów, ewidencjonowaniu akt, kontrolowaniu terminów przechowywania oraz stosowaniu jednolitych procedur dostępu do dokumentacji. Coraz częściej organizacje korzystają również z digitalizacji i elektronicznych systemów zarządzania dokumentami. Ekoakta wspiera przedsiębiorstwa w porządkowaniu archiwów zakładowych oraz wdrażaniu nowoczesnych standardów, które zwiększają bezpieczeństwo i ułatwiają zarządzanie dokumentacją.