Żywioły są trudne do okiełznania. Powódź niszczy wszystko, co napotka na swojej drodze, podobnie jak pożar, który jest w stanie strawić nawet wielowiekowe budynki. Przy tworzeniu firmowego archiwum powinniśmy mieć na uwadze ryzyka związane z możliwym zniszczeniem dokumentów w wyniku wystąpienia takich żywiołów. Sprawdź, jak je skutecznie zabezpieczyć.

Jak powinna wyglądać skuteczna ochrona dokumentów przed powodzią?

Wielka woda co pewien czas daje o sobie znać. Instytut Meteorologii i Gospodarki Wodnej informuje, na których terenach w kraju istnieje największe ryzyko powodzi. Jeśli dane przedsiębiorstwo ma siedzibę z archiwum wybudowaną na terenach zalewowych, musi mieć na uwadze podwyższone ryzyko wystąpienia wielkiej wody. Oddziałuje to bezpośrednio na bezpieczeństwo dokumentów znajdujących się w tym archiwum. Jak zorganizować ochronę dokumentów przed powodzią?

Jeśli to możliwe, archiwa nie powinny znajdować się w piwnicach czy na parterze budynków usytuowanych w pobliżu rzeki, strumienia czy dowolnego zbiornika wodnego. Najlepiej w ogóle nie organizować ich na terenach zalewowych i zagrożonych powodzią, a jeśli już, to wydzielić takie pomieszczenia na wyższych kondygnacjach budynku. 

Przydatna może okazać się pompa z alarmem, która włącza się automatycznie, kiedy wykryje określony poziom wody w otoczeniu. Poza tym błyskawicznie poinformuje odpowiednie osoby o zaistniałej sytuacji. 

Jak zabezpieczyć dokumenty przed pożarem?

Pomieszczenia, w których przechowywane są dokumenty w ramach archiwum – firmowego czy urzędowego, powinny być chronione tak samo skutecznie przed pożarem. Strawione przez ogień, w wersji papierowej czy jako cyfrowe nośniki i serwery, są niemożliwe do odzyskania, o ile nie masz kopii zapasowych takich danych. Dlatego tak ważne jest wdrożenie w archiwum solidnych i niezawodnych zabezpieczeń przeciwpożarowych. Jak zabezpieczyć dokumenty przed pożarem?

Mogą być bezpiecznie przechowywane w specjalnych, zamykanych szafach i sejfach, wykonanych z materiałów ognioodpornych. Chronią je one nie tylko przed niepożądanym dostępem osób trzecich, ale i zniszczeniem w wyniku ewentualnego pożaru. 

Sejfy ognioodporne mają konstrukcję dodatkowo wzmocnioną warstwą izolacji termicznej. Ich drzwiczki wyposażone są w uszczelkę, która w kontakcie z ogniem zaczyna pęcznieć i skutecznie uszczelnia sejf, zabezpieczając znajdujące się w nim dokumenty. Jeśli stoisz przed wyborem szaf i sejfów z ochroną przeciwpożarową postaw na te, które mają certyfikaty wydane przez akredytowane w Unii Europejskiej jednostki badawcze, np. w VdS. Poszczególne klasy odporności takich zabezpieczeń podawane są w minutach, np. 30, 60 czy 120 minut. Czas wskazuje na to, jak długo sejf wytrzyma wysokie temperatury i będzie zapewniać odpowiednią ochronę dla znajdujących się w nim dokumentów, wystawiony bezpośrednio na kontakt z ogniem. 

Dodatkowo wnętrze archiwum powinno być wyposażone w systemy kontrolujące na bieżąco temperaturę i wilgotność powietrza, a także alarmy przeciwpożarowe. W porę dostrzeżony pożar jest znacznie łatwiejszy do opanowania, dlatego sygnalizacja dźwiękowa i optyczna w parze z powiadamianiem użytkownika o ryzyku zaprószenia ognia są kluczowe. Wentylacja archiwum powinna działać bez problemu i przechodzić okresowe przeglądy. 

Digitalizacja dokumentów – czy uchroni je przed pożarem i powodzią?

Podobnie jak i dokumenty papierowe, ich cyfrowe wersje również mogą zostać zniszczone w wyniku pożaru lub zalania wodą. Jeśli powódź wedrze się do miejsca, w którym znajdują się serwery z archiwum cyfrowym, albo zostanie zaprószony tam ogień, także zostaną utracone. Niemniej warto wykonać dla nich nawet kilka backupów, czyli kopii zapasowych, na wypadek takich ekstremalnych sytuacji. 

Skuteczne systemy przeciwpożarowe w archiwum

Przedsiębiorcy, decydujący się na skorzystanie z usługi archiwizowania dokumentów w zewnętrznej firmie, mogą na nią przerzucić odpowiedzialność za właściwe, solidne zabezpieczenie ich przed pożarem czy powodzią. W Ekoakta stosowane są różne systemy przeciwpożarowe w archiwum, które minimalizują ryzyko zniszczenia dokumentów w wyniku destrukcyjnego działania pożaru. Do tego zlokalizowane są one w nowoczesnych parkach logistycznych, na terenach niezagrożonych powodzią. W pomieszczeniach, w których znajdują się paczki z dokumentami, stosowane są zabezpieczenia przeciwpożarowe zgodne z normami dla archiwów. Na uwagę zasługuje system powiadamiania o pożarze, połączony jest bezpośrednio z najbliższą jednostką straży pożarnej.

Jak zabezpieczyć archiwum przed pożarem i zalaniem?

Skuteczna ochrona archiwum wymaga połączenia odpowiednich zabezpieczeń technicznych i organizacyjnych. Ważne jest przechowywanie dokumentów w pomieszczeniach wyposażonych w systemy przeciwpożarowe, kontrolę wilgotności oraz rozwiązania ograniczające ryzyko zalania. Istotne znaczenie ma także regularna ocena zagrożeń i wdrażanie procedur awaryjnych. Ekoakta wspiera organizacje w bezpiecznym przechowywaniu dokumentacji, pomagając ograniczyć ryzyko utraty cennych informacji wskutek zdarzeń losowych.

Jakie rozwiązania chronią dokumenty w razie powodzi?

Ochronę przed skutkami zalania zapewnia m.in. odpowiednia lokalizacja archiwum, stosowanie specjalistycznych regałów, przechowywanie dokumentów powyżej poziomu podłogi oraz monitorowanie warunków środowiskowych. Coraz więcej organizacji decyduje się również na digitalizację najważniejszych dokumentów, co pozwala zabezpieczyć dostęp do informacji nawet w przypadku uszkodzenia papierowych akt. Ekoakta pomaga firmom wdrażać rozwiązania zwiększające bezpieczeństwo dokumentacji i ograniczające skutki nieprzewidzianych zdarzeń, ale też oferuje osuszanie dokumentów.

Co zrobić z dokumentami po zalaniu lub zadymieniu?

W przypadku zalania lub zadymienia kluczowe znaczenie ma szybka reakcja. Dokumenty powinny zostać odpowiednio zabezpieczone, osuszone i ocenione pod kątem dalszej przydatności. Nieumiejętne działania mogą pogłębić uszkodzenia i utrudnić odzyskanie informacji. W wielu sytuacjach warto rozważyć digitalizację dokumentów, aby zabezpieczyć ich treść przed całkowitą utratą. Ekoakta wspiera organizacje w porządkowaniu i zabezpieczaniu dokumentacji zagrożonej uszkodzeniem.

Jakie zasady powinno spełniać bezpieczne pomieszczenie archiwum?

Bezpieczne archiwum powinno zapewniać ochronę przed pożarem, zalaniem, nadmierną wilgotnością, skrajnymi temperaturami oraz dostępem osób nieuprawnionych. Ważne są także odpowiednie warunki przechowywania dokumentów, regularne kontrole stanu archiwum i stosowanie procedur bezpieczeństwa. Ekoakta pomaga organizacjom tworzyć i organizować archiwa zgodne z dobrymi praktykami, zwiększając bezpieczeństwo dokumentacji i minimalizując ryzyko jej utraty.