Baza wiedzy

Jak długo należy przechowywać listy obecności i wnioski urlopowe

Prowadzenie firmy wiąże się z koniecznością prowadzenia wielu dokumentów, w tym list obecności pracowników oraz wniosków urlopowych. Jednak wiele przedsiębiorców zadaje sobie pytanie: jak długo powinny być przechowywane te dokumenty? Odpowiedź na to pytanie może być nieco skomplikowana, ponieważ zależy ona od różnych czynników, takich jak rodzaj dokumentu, przepisy prawne oraz polityka firmy. W naszym artykule postaramy się rozwiać wszelkie wątpliwości na temat przechowywania list obecności i wniosków urlopowych, aby pomóc przedsiębiorcom działać zgodnie z przepisami prawa i chronić swoje interesy.

Listy obecności, wnioski urlopowe i inne dokumenty pracownicze

Dokumentacja pracownicza to zbiór dokumentów dotyczących pracowników, które powinny być przechowywane przez pracodawcę. W skład dokumentacji pracowniczej wchodzą różnego rodzaju dokumenty, takie jak umowy o pracę, akta osobowe, świadectwa pracy, kopie dowodów osobistych, druki ZUS czy zaświadczenia o zarobkach. W dokumentacji pracowniczej powinny znaleźć się również listy obecności, ewidencja czasu pracy i wnioski urlopowe.

Lista obecności to dokument, który służy do rejestrowania czasu pracy pracowników. Na liście obecności powinny znajdować się imię i nazwisko pracownika, data oraz godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy. Lista obecności jest niezbędna w przypadku, gdy pracodawca chce dokładnie kontrolować czas pracy swoich pracowników.

Ewidencja czasu pracy to dokument, który rejestruje czas pracy pracowników w określonym okresie, na przykład w ciągu jednego miesiąca. Ewidencja czasu pracy może być prowadzona w różnych formach, na przykład na papierze lub w formie elektronicznej. W tym dokumencie powinny znaleźć się informacje o godzinach pracy oraz czasie przepracowanym przez pracowników.

Wnioski urlopowe to dokumenty, które pracownicy składają w celu ubiegania się o urlop. Wniosek urlopowy powinien zawierać informacje o terminie urlopu, jego długości oraz o tym, czy pracownik chce wypoczywać w całości, czy też w częściach. Wniosek urlopowy powinien być składany z odpowiednim wyprzedzeniem, zgodnie z zasadami określonymi w umowie o pracę lub regulaminie pracy.

Przepisy prawa nakładają na pracodawców obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej i przechowywania jej przez określony czas. Przepisy te mają na celu ochronę interesów pracowników oraz umożliwienie kontrolowania przez organy państwowe przestrzegania przepisów dotyczących pracy. W przypadku nieprzestrzegania przepisów dotyczących prowadzenia dokumentacji pracowniczej pracodawca może być ukarany grzywną lub innym rodzajem sankcji. Dlatego ważne jest, aby pracodawcy dbali o prowadzenie odpowiedniej dokumentacji i przechowywali ją przez określony czas.

Jak długo przechowywać listy obecności i wnioski urlopowe

Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej jest regulowany prawnie. W Polsce przepisy dotyczące przechowywania dokumentacji pracowniczej znajdują się m.in. w Kodeksie pracy oraz w ustawie o systemie informacji w ochronie zdrowia. Okresy przechowywania dokumentacji mogą się różnić w zależności od rodzaju dokumentu oraz od określonych przepisów prawnych. Okresy przechowywania dokumentów pracowniczych określa Kodeks pracy oraz Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. Należy jednak wspomnieć, że dnia 01.01.2019 roku, w życie weszła nowelizacja przepisów dotycząca prowadzenia, przechowywania i archiwizowania dokumentów. Od tego czasu nie było znaczących zmian w tym zakresie.

Jak długo przechowywać wnioski urlopowe

Wnioski urlopowe to ważna część dokumentacji pracowniczej, która zawiera informację na temat liczby dni urlopu, terminu jego wykorzystania, a także ewentualnych umów lub porozumień indywidualnych między pracownikiem a pracodawcą. W związku z tym, wnioski urlopowe powinny być przechowywane w bezpiecznym miejscu i dostępne na życzenie pracownika oraz organów kontrolnych.

W przypadku kontroli Państwowej Inspekcji Pracy lub ZUS, pracodawca powinien udostępnić dokumenty potwierdzające prawidłowe naliczanie i udzielanie urlopów pracownikom. Dlatego ważne jest, aby dbać o odpowiednie przechowywanie dokumentacji pracowniczej, w tym również wniosków urlopowych.

Jeszcze kilka lat temu, wnioski urlopowe można było przechowywać do 3 lat. Wynikało to z tego, że wcześniej nie było dokładnie określone, czym wniosek urlopowy jest oraz czy należy objąć go dodatkową ochroną. Wątpliwości związane z tym tematem rozwiała wspomniana wcześniej nowelizacja ustawy, która jasno określa, że wnioski urlopowe należy przechowywać 10 lat od dnia zakończenia współpracy z pracownikiem.

Jak długo przechowywać listy obecności

Listy obecności to również ważna część dokumentacji pracowniczej, ponieważ stanowią dowód faktycznego wykonywania pracy przez pracownika.

Zgodnie z tym rozporządzeniem, listy obecności powinny być przechowywane przez okres 10 lat od dnia ich sporządzenia. Oznacza to, że jeśli lista obecności została sporządzona na przykład w styczniu 2015 roku, to powinna być przechowywana przez pracodawcę do stycznia 2025 roku.

Warto zauważyć, że okres przechowywania list obecności może być wydłużony, jeśli wynika to z przepisów prawa lub umów zawartych z organami państwowymi. Przykładowo, w przypadku kontroli Państwowej Inspekcji Pracy lub Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, pracodawca może być zobowiązany do przedstawienia list obecności z okresu dłuższego niż 10 lat.

Ważne jest, aby listy obecności były przechowywane w bezpiecznym miejscu, a także były czytelne i zgodne z rzeczywistym stanem obecności pracowników w danym dniu pracy. Listy obecności powinny być dostępne na żądanie pracowników oraz organów kontrolnych, a także muszą być przechowywane w sposób, który zapewnia ich integralność i poufność.

W przypadku prowadzenia ewidencji czasu pracy za pomocą systemów informatycznych, takich jak np. elektroniczne karty pracy, okres przechowywania danych może być inny i uzależniony od przepisów dotyczących ochrony danych osobowych. W każdym przypadku jednak, jak długo przechowywać listy obecności, powinno być zgodne z przepisami prawa i zapewnić pełną ochronę praw pracowników oraz pracodawców.

Archiwizuj dokumentację pracowniczą z Ekoakta

Jeśli szukasz sprawdzonej i profesjonalnej firmy, która zajmie się archiwizacją dokumentów pracowniczych, to warto zwrócić uwagę na ofertę Ekoakta. Dzięki naszej wieloletniej praktyce oraz zastosowaniu najnowocześniejszych rozwiązań technologicznych jesteśmy w stanie zagwarantować naszym klientom kompleksową i bezpieczną usługę przechowywania i archiwizacji dokumentów pracowniczych.

Współpraca z nami to gwarancja, że dokumenty zostaną przechowywane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w bezpiecznych i chronionych pomieszczeniach. Dzięki temu zyskasz pewność, że Twoje dokumenty są w dobrych rękach i zawsze dostępne na żądanie.

Ponadto nasza oferta jest elastyczna i dopasowana do potrzeb każdego klienta. Wśród usług, jakie oferujemy, znajdziesz m.in.: niszczenie dokumentów i przechowywanie dokumentów. Możemy dostosować terminy przechowywania dokumentów oraz oferujemy pełen dostęp online do dokumentów, co pozwala na ich szybkie i łatwe odnajdywanie.

Zachęcamy do skorzystania z naszych usług archiwizacji dokumentów pracowniczych i zapewniamy, że to dobry wybór dla Twojej firmy. Skontaktuj się z nami już dziś i dowiedz się więcej o naszej ofercie.

Liczą się fakty

Od 2001 roku działamy w Polsce
Obsłużyliśmy ponad 20 000 Klientów
4 oddziały niszczące i 4 archiwa
Spełniamy standardy ISO 27001, ISO 9001
Posiadamy niezbędne zezwolenia i licencje
99,6% zadowolonych Klientów z fachowości i terminowości usług
Gwarantujemy spadek kosztów o min. 30%
Mamy najwyższą polisę OC 10 000 000 zł

Dowiedz się więcej

Jak długo należy przechowywać dokumenty księgowe?

Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą w Polsce, musisz znać wymogi prawne dotyczące przechowywania dokumentacji firmowej. Powinno się efektywnie przechowywać dokumenty związane z księgo...

Jakie dokumenty należy przechowywać 10 lat?

Niezależnie od tego, czy prowadzisz własną firmę lub pracujesz w księgowości, czy kadrach, musisz wiedzieć, na czym polega przechowywanie dokumentów, ile lat trzeba je przechowywać i w jaki...

Czym są dokumenty RP7?

Formularz ZUS ERP-7 odgrywa kluczową rolę w poświadczaniu zarobków pracownika. W 2018 roku tradycyjny formularz RP-7 przeszedł znaczącą transformację, w wyniku której powstał zaktualizowany...

Jak długo należy przechowywać listy obecności pracowników

Prowadzenie dokładnych rejestrów czasu pracy pracowników jest niezbędne dla każdej firmy lub organizacji. Informacje te są ważne nie tylko do prawidłowego przetwarzania listy płac, ale takż...

Jak długo należy przechowywać dokumenty ZUS (deklaracje)

Jako jedna z głównych instytucji ubezpieczeń społecznych w kraju, ZUS odgrywa istotną rolę w zapewnieniu bezpieczeństwa socjalnego milionom Polaków — ponad 90% Polaków korzysta z usług Z...

Co to jest informacja niejawna i jak należy ją zabezpieczać

Dzięki stale rosnącemu znaczeniu informacji w naszym społeczeństwie ochrona informacji niejawnych stała się kluczowym zagadnieniem. Ustawa o ochronie informacji niejawnych definiuje informacje ...

Co to jest informacja tajna i jak należy ją zabezpieczać

W dwudziestym pierwszym wieku ochrona informacji jest ważniejsza niż kiedykolwiek wcześniej. Współczesne firmy mogą przetwarzać zarówno dane osobowe od nazwisk po numery IP, jak i dane bizneso...

Jak zutylizować kartę płatniczą - czyli co zrobić ze starą kartą

Kradzież tożsamości jest niestety na porządku dziennym  w dzisiejszej Polsce. Wraz z rozwojem cyberprzestępczości coraz ważniejsza staje się ochrona naszych danych osobowych. Jednym z najczę...

Referencje klientów

Totalizator Sportowy Sp. z o.o. w Warszawie, Oddział w Krakowie potwierdza, że Ekoakta wykonała dla nas usługi w zakresie kompleksowej, zgodnej z przepisami prawa i naszymi wewnętrznymi procedurami archiwizacji dokumentów i profesjonalnego niszczenia danych.
Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych.
Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera, co pozwala zarekomendować Ekoakta jako sprawdzonego specjalistę w zakresie świadczonych usług

Tomasz Majka
Totalizator Sportowy Sp. z o.o.

Informujemy, że w zakresie niszczenia zasobów archiwalnych korzystamy z usług firmy Ekoakta z Chorzowa.
Jakość usług świadczonych przez firmę Ekoakta i profesjonalna obsługa związana z niszczeniem dokumentów pozwala na polecić tę firmę wszystkim zainteresowanym usługa niszczenia dokumentów.

Oddział Unilever Bestfoods
Unilever Polska SA Zakład Produkcyjny Katowice

Współpraca pomiędzy Żabką Polska SA a firmą Ekoakta rozpoczęła się w 2008 roku w ramach programu bezpiecznej utylizacji dokumentacji poufnej.
Z powierzonego zadania Ekoakta wywiązuje się w znakomity sposób, uwzględniając wszystkie wskazówki i postulaty zleceniodawcy. Niszczenie poufnej dokumentacji wykonywane jest terminowo i z zachowaniem wszelkich procedur wymaganych przez Żabkę Polska SA.
Z pełną odpowiedzialnością można polecić Ekoakta firmom oczekującym wysokiej jakości usług.

Łukasz Skrzypczak
Kierownik Archiwum Żabka Polska SA

Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera.

Marek Kasprzyk
Dyrektor I Inspektoratu PZU S.A. w Krakowie

Z pełnym przekonaniem rekomenduję i polecam usługi firmy Ekoakta. Wszystkie prace były wykonane fachowo i zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. W mojej ocenie Ekoakta spełnia wszystkie wymogi, jakie winna posiadać wyspecjalizowana firma zajmująca się archiwizacją i przechowywaniem dokumentów. Zarówno jakość, jak i terminowość wykonania usług oceniam wysoko. Nie bez znaczenia jest również fakt, że oferta cenowa firmy jest elastyczna i konkurencyjna.

mgr Izabela Żmuda
Dyrektor Szkoły Podstawowej nr 4
im. Kardynała Stefana Wyszyńskiego w Chorzowie

Ekoakta wykonywała dla nas usługi w zakresie kompleksowej archiwizacji i oraz profesjonalnego niszczenia danych. Poziom świadczonych usług gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdza wiarygodność i fachowość firmy Ekoakta.

mgr Halina Szumska
Dyrektor Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Sosnowcu

Poziom usług z zakresu archiwizacji dokumentów świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Nasza współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera. Opierając się na powyższym rekomendujemy firmę Ekoakta jako sprawnego specjalistę w zakresie świadczonych usług.

Krystyna Grzanka
Prezes Zarządu Administracja Domów Mieszkalnych

Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów

Henryk Małysz,
Prezes Zarządu Przedsiębiorstwa Remontów Ulic i Mostów w Gliwicach

Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów.

dr Paweł Huczkowski,
Wiceprezes zarządu Croda Poland Sp. z. o. o.

EkoAkta - Poufność. Bezpieczeństwo. Ekologia.
Archiwizacja dokumentów, digitalizacja dokumentów, przechowywanie dokumentów, niszczenie dokumentów, skanowanie dokumentów.

All rights reserved 2024 Rhenus Office Systems Poland Sp. z o.o.
Ustawienia Cookies  |  Projekt i realizacja: Internetica