Ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych (RODO) reguluje sposób ich przetwarzania w całej Unii Europejskiej. Istnieją precyzyjne wymagania dotyczące przechowywania, ale również bezpiecznego niszczenia dokumentów zawierających takie informacje. RODO nakłada na organizacje obowiązek zachowania odpowiednich środków ostrożności w celu ochrony danych osobowych przed nieautoryzowanym dostępem, utratą czy uszkodzeniem. Ich niekontrolowany wyciek stanowi duże zagrożenia dla bezpieczeństwa i może stanowić pretekst do działań o charakterze przestępczym. Aby więc spełnić warunki RODO, dokument musi być również usunięty zgodnie z przepisami.
Czy usuwanie i niszczenie danych osobowych to także ich przetwarzanie?
Wiele osób zastanawia się, czy usuwanie i niszczenie danych osobowych to także ich przetwarzanie. Prawda jest taka, że przetwarzanie danych osobowych, zgodnie z definicją zawartą w RODO, obejmuje wszelkie operacje wykonywane na danych osobowych. Można wśród nich wymienić zbieranie, przechowywanie, przekazywanie, analizę, ale również usuwanie informacji. Współcześnie firmy i organizacje mają dostęp do bardzo wielu wrażliwych danych. Ich działalność byłaby niemożliwa bez systematycznego przetwarzania takich informacji. Chociaż stanowi to duże ułatwienie, równocześnie może być także źródłem nowych zagrożeń. Współcześnie przestępcy potrafią nawet posunąć się do kradzieży tożsamości, co stanowi ogromny problem dla osoby, która padnie ofiarą takiego nadużycia. Dlatego właśnie wrażliwe dane chronione są przepisami prawa. Dokumenty RODO zawierają informacje, które nie powinny dostać się do wiadomości niepowołanych osób. Ich usuwanie stanowi więc ważny element zarządzania danymi. RODO nakłada na podmioty przetwarzające dane osobowe obowiązek zapewnienia, że dane informacje przechowywane są tylko przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane. Po upływie określonego czasu konieczne jest usunięcie informacji. Dotyczy to sytuacji, gdy przechowywanie danych nie jest już uzasadnione lub gdy osoba, której dotyczą, wycofa zgodę na ich przetwarzanie. Dlatego dokument RODO wymaga odpowiedniego podejścia na każdym etapie. Niszczenie danych osobowych odnosi się zazwyczaj do fizycznego zniszczenia nośników danych, takich jak papier, dyski twarde, czy płyty CD w celu całkowitego wyeliminowania dostępu do informacji. To również jest istotnym aspektem zapewnienia ochrony danych osobowych i zgodności z przepisami o ochronie danych.
Niszczenie dokumentów zawierających dane osobowe
Wiele firm i instytucji przetwarza duże ilości danych osobowych, które muszą być regularnie usuwane. Można się oczywiście zdecydować na ich samodzielną utylizację, wiąże się to jednak często z różnorodnymi utrudnieniami. Przepustowość klasycznych biurowych niszczarek jest niewielka i nie pozwala przeważnie na efektywne działanie. W przypadku dużych organizacji utylizacja informacji mogłaby się więc okazać bardzo żmudnym procesem. W wielu przypadkach niemożliwe jest ponadto zapewnienie odpowiedniego bezpieczeństwa całego procesu. Znacznie lepszym rozwiązaniem jest skorzystanie z pomocy profesjonalistów. W nasze firmie pomożemy Ci zniszczyć RODO dokumenty w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami. Klient musi jedynie złożyć zlecenie. Może to zrobić telefonicznie lub online. Następnie dostarczamy do siedziby firmy bezpieczne pojemniki. W zależności od potrzeb mogą mieć one pojemność 70, 120, 240, 250 lub 600 litrów. Odbiór dokumentów zostanie poświadczony elektronicznym protokołem odbioru. Dokumentacja transportowana jest specjalnym samochodem monitorowanym systemem GPS do instalacji niszczącej. W trakcie przejazdu czuwa nad nią doświadczony konwojent. Akta utylizowane są w strzeżonym obiekcie według normy ISO 21964/DIN 66399 do 3 stopnia utajenia. Jeśli takie będzie życzenie klienta, możliwe jest ponadto nagranie procesu niszczenia i dostarczenie kopii filmu. Dokumentacja procesu niszczenia stanowi niezbity dowód realizacji zadania. Zamawiający otrzymuje ponadto certyfikat potwierdzający utylizację zawartości pojemników. Niszczenie dokumentów zawierających dane osobowe jest konieczne, ale nie stanowi dużego obciążenia dla klienta. Dzięki temu właściciele firm i organizacji mogą zająć się sprawami, które są znacznie istotniejsze z punktu widzenia prowadzenia biznesu, a także uniknąć niepotrzebnego stresu.
Dlaczego warto zamówić profesjonalną usługę niszczenia dokumentów?
Możesz zlecić naszej firmie utylizację akt zawierających dane osobowe, a wśród nich takich, które dotyczą kwestii finansowych, sądowych czy medycznych. Niszczenie dokumentacji w profesjonalnej firmie gwarantuje stuprocentowe bezpieczeństwo utylizacji danych, niezależnie do tego, jak duża jest ich ranga. Personel, który się tym zajmuje, odbywa szkolenia umożliwiające efektywne działanie. Wszyscy pracownicy posiadają zaświadczenie o niekaralności i zobowiązani są do zachowania tajemnicy, co sprawia, że wrażliwe informacje są skutecznie chronione. Praca zatrudnionych osób jest ponadto nadzorowana przez pełnomocnika ds. zintegrowanego systemu jakości i bezpieczeństwa, który pilnuje, aby wszystko przebiegało zgodnie z procedurami. Utylizacja dokumentacji odbywa się ponadto w dobrze chronionych obiektach. Dostęp do nich zabezpieczony jest poprzez specjalny system śluz. Nie ma obaw, że ktokolwiek niepowołany przedostanie się na teren niszczarni. Budynki są ponadto wyposażone w monitoring i całodobową, lokalną ochronę. Akta chronione są także dzięki specjalnym instalacjom przeciwpożarowym i systemom antywłamaniowym. W naszym posiadaniu znajduje się infrastruktura zapewniająca maksymalną wydajność. W jej skład wchodzą profesjonalne instalacje niszczące, które pozwalają na utylizację przekazanych materiałów zgodnie z 3 stopniem utajnienia normy ISO 21964/DIN 66399. Niezależnie od tego, skąd pochodzi zlecenie, zapewniamy jednakowy standard obsługi klientom. Możesz się więc do nas zgłosić niezależnie od tego, w którym regionie Polski mieści się Twoja firma. Również czas realizacji zleceń jest krótki. W ofercie znajduje się ponadto specjalna usługa, jaką jest niszczenie nośników danych metodą demagnetyzacji. Skasowanie informacji z nośnika cyfrowego nie jest wystarczające, ponieważ osoby dysponujące odpowiednią wiedzą mogą je odtworzyć. Dopiero silny impuls magnetyczny powoduje nieodwracalną i kompletną utratę informacji, która uniemożliwia ponowne ich zapisanie. Taka usługa dotyczy dysków HDD, SDD, CD, DVD i taśm backup. W przypadku niszczenia dysków HDD zachowany jest poziom bezpieczeństwa H5. Dyski SSD utylizowane są zgodnie z poziomem bezpieczeństwa E3. Warto zdecydować się na profesjonalne niszczenie nośników danych, jeśli ma się dostęp do istotnych informacji. Można dzięki temu skoncentrować się na zadaniach, które są znacznie istotniejsze z punktu widzenia prawidłowego funkcjonowania organizacji. Niepotrzebny stres nie sprzyja prowadzeniu biznesu, a wręcz może prowadzić do pomyłek.
Czy RODO nakazuje zlecać niszczenie dokumentów firmie zewnętrznej?
RODO nie nakazuje wprost korzystania z firmy zewnętrznej. Wymaga natomiast, aby niszczenie danych było bezpieczne, udokumentowane i adekwatne do ryzyka — niezależnie od tego, czy robisz to samodzielnie, czy zlecasz usługę.
Kiedy samodzielne niszczenie w firmie jest ryzykowne?
Gdy masz duże wolumeny, brakuje kontroli nad procesem, dokumenty zawierają dane wrażliwe lub gdy używana metoda (np. podstawowa niszczarka) nie gwarantuje odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa i nie masz potwierdzeń zniszczenia.
Jakie zapisy powinny znaleźć się w umowie z dostawcą niszczenia?
Warto uwzględnić zakres odpowiedzialności, zasady bezpieczeństwa (transport, przechowywanie, dostęp), sposób dokumentowania niszczenia (protokół/certyfikat), terminy/SLA oraz procedury na wypadek incydentu i audytu.
Jak sprawdzić, czy usługa niszczenia spełnia wymagany poziom bezpieczeństwa?
Sprawdź poziom niszczenia adekwatny do danych, procedury łańcucha przekazania, potwierdzenia zniszczenia, polityki dostępu oraz czy proces jest audytowalny (np. raporty, protokoły, identyfikacja partii/nośników).
