Informacja to dziś jedna z najbardziej pożądanych rzeczy. Dostęp do niej daje możliwość rozwoju, stąd nic dziwnego, że firmy tak pilnie jej strzegą. Pomaga w tym polityka bezpieczeństwa informacji, określając zasady ich pozyskiwania, przetwarzania i udostępniania. Sprawdź, jak ją opracować.
Czym jest polityka bezpieczeństwa informacji?
Polityka bezpieczeństwa informacji (PBI) to zbiór reguł, zgodnie z którymi przedsiębiorstwo zarządza informacjami. Określa, na jakich zasadach w firmie pozyskuje się, przetwarza i udostępnia dane. Dobrze opracowana polityka bezpieczeństwa informacji spełnia trzy podstawowe funkcje:
- funkcja informacyjna – opracowanie dokumentu jest komunikatem dla pracowników, kontrahentów i osób współpracujących. Zapewnia o wdrożeniu procedur, które mają na celu ochronę danych,
- funkcja dostosowawcza – zapewnia zgodność pozyskiwania, przetwarzania, archiwizowania i utylizowania danych z obowiązującymi przepisami,
- funkcja prewencyjna – chroni przed działaniami, których celem jest bezprawne pozyskanie lub wykorzystanie danych.
Jak zadbać o bezpieczeństwo informacji w firmie?
Polityka bezpieczeństwa informacji w firmie nie może być wyłącznie martwą literą prawa. Aby spełniała swoją rolę, należy opracować ją, mając na uwadze specyfikę przetwarzanych informacji. W tym celu musimy przejść przez 3 etapy:
- audyt wstępny – określa, z jakiego typu informacjami mamy do czynienia, kto ma do nich dostęp, jakie zabezpieczenia dotychczas wdrożono. Rzetelny audyt pozwala wyszczególnić słabe punkty, które firma powinna dopracować,
- wdrożenie zmian – na tym etapie tworzymy procedury, opracowujemy też rozwiązania na wypadek zagrożenia,
- szkolenie pracowników – pracownicy powinni być przeszkoleni w zakresie nowych rozwiązań; muszą też wiedzieć, jak będą funkcjonowały w praktyce.
Opracowanie polityki bezpieczeństwa informacji najczęściej wiąże się z wprowadzeniem pewnych zmian, na przykład w zakresie ulepszenia systemów ochrony. Pozwala także nadawać uprawnienia pracownikom tylko wtedy, gdy jest to konieczne.
Jak chronić informacje poufne w firmie?
Bezpieczeństwo w firmie dotyczy najczęściej danych poufnych, których wyciek może wiązać się ze znacznymi stratami. W tym miejscu trzeba jednak rozgraniczyć dwie kwestie. Pierwsza dotyczy danych chronionych prawnie, co do których mają zastosowanie konkretne przepisy. Na przykład w przypadku danych osobowych będzie to Rozporządzenie o ochronie danych osobowych (RODO). Druga kwestia dotyczy danych kluczowych z punktu widzenia przedsiębiorstwa, które należy chronić ze względu na ich wartość. W pierwszym przypadku musimy ściśle przestrzegać przepisów, w drugim natomiast nie jesteśmy nimi ograniczeni. Z drugiej strony, im silniejsze zabezpieczenia zapewnimy zarówno w jednej, jak i w drugiej kategorii, tym mniejsze ryzyko ponosimy.
Co zawiera przykładowa polityka bezpieczeństwa informacji?
Aby chronić informacje poufne w firmie, należy opracować, a następnie wdrożyć odpowiednie procedury. Przykładowa polityka bezpieczeństwa informacji powinna zawierać:
- definicję bezpieczeństwa – z jednoczesnym wyszczególnieniem rodzaju chronionych informacji,
- zasady ograniczania dostępu – kto i w jakich sytuacjach może uzyskać dostęp do dokumentów,
- zasady dotyczące wykorzystania haseł – sposobu ich nadawania i częstotliwości zmian,
- zabezpieczenia nośników danych – w kontekście zarówno dokumentów papierowych, jak i elektronicznych,
- zakres odpowiedzialności pracowników za dane poufne – przy czym dodatkowe regulacje w tym zakresie można zawrzeć w umowie o pracę,
- zasady dotyczące monitoringu bezpieczeństwa – zwłaszcza w zakresie infrastruktury firmowej,
- zasady transportowania danych – w jaki sposób informacje mogą być przekazywane pracownikom i osobom trzecim. Zasady te dotyczą również zewnętrznej archiwizacji dokumentów,
- zasady korzystania z dokumentu – punkt ten określa, w jaki sposób pracownicy mogą korzystać z polityki bezpieczeństwa informacji.
System zarządzania bezpieczeństwem informacji w firmie musi być szczelny, dlatego w dokumencie nie można pominąć żadnych istotnych kwestii. Warto opracować go we współpracy z prawnikami, informatykami i osobami, które zajmują się bezpieczeństwem danych.
Polityka bezpieczeństwa informacji – o czym warto pamiętać?
Sporządzenie polityki bezpieczeństwa informacji w firmie to pierwszy krok do zwiększenia ochrony danych, a tym samym zabezpieczenia ich przed wyciekiem. Bardzo ważne jest jednak wdrożenie wprowadzonych w dokumencie zmian, tak aby nie był on wyłącznie pustym zarządzeniem. Warto też pamiętać o okresowych audytach zarówno w kontekście aktualności rozwiązań, jak i ich funkcjonowania. Dzięki temu w porę można wychwycić nieprawidłowości i wdrożyć działania naprawcze.
Obecnie liczne aplikacje i narzędzia wspomagają realizację polityki bezpieczeństwa. Korzystanie z nich nie tylko zwiększa poziom ochrony, ale też ułatwia pracę. Z drugiej strony, ich użytkowanie niejako wymusza rynek. Na przykład księgowości nikt już nie prowadzi odręcznie, a za pomocą specjalistycznych systemów. Warto wybrać takie, które wpisują się w charakter organizacji i informacji, jakie przetwarza.
Co powinna zawierać skuteczna polityka bezpieczeństwa informacji?
Skuteczna polityka bezpieczeństwa informacji powinna określać zasady ochrony danych, zakres odpowiedzialności pracowników, sposób zarządzania dostępem do informacji oraz procedury postępowania w przypadku incydentów bezpieczeństwa. Ważnym elementem jest również klasyfikacja informacji i wskazanie środków ochrony dla poszczególnych kategorii danych. Ekoakta wspiera organizacje w tworzeniu i porządkowaniu procedur związanych z zarządzaniem dokumentacją oraz bezpieczeństwem informacji, pomagając dostosować je do rzeczywistych potrzeb firmy.
Jak przełożyć politykę na praktyczne procedury dla pracowników?
Sama polityka bezpieczeństwa nie wystarczy, jeśli nie zostanie wdrożona w codziennej pracy. Dlatego jej zapisy powinny być rozwinięte w konkretne procedury dotyczące m.in. obiegu dokumentów, dostępu do danych, archiwizacji czy niszczenia dokumentów. Pracownicy powinni wiedzieć, jakie obowiązki na nich spoczywają i jak postępować w określonych sytuacjach. Ekoakta pomaga organizacjom uporządkować procesy związane z dokumentacją, dzięki czemu wdrażanie zasad bezpieczeństwa staje się prostsze i bardziej efektywne.
Jak często aktualizować politykę bezpieczeństwa i kiedy robić przegląd?
Polityka bezpieczeństwa informacji powinna być regularnie weryfikowana, a jej przegląd warto przeprowadzać przynajmniej raz w roku lub po każdej istotnej zmianie organizacyjnej, technologicznej czy prawnej. Aktualizacja może być również konieczna po wystąpieniu incydentu bezpieczeństwa lub wdrożeniu nowych systemów informatycznych. Ekoakta wspiera firmy w porządkowaniu procesów zarządzania informacją, co ułatwia utrzymanie dokumentacji i procedur w zgodności z aktualnymi wymaganiami.
Jakie elementy polityki są kluczowe przy audycie lub incydencie?
Podczas audytów szczególną uwagę zwraca się na zasady kontroli dostępu, ochrony danych, zarządzania dokumentacją oraz procedury reagowania na incydenty. Istotne jest również posiadanie dokumentacji potwierdzającej stosowanie przyjętych zasad w praktyce. Dobrze przygotowana polityka bezpieczeństwa pomaga ograniczyć ryzyko niezgodności oraz usprawnia działania w sytuacjach kryzysowych. Ekoakta wspiera organizacje w budowaniu uporządkowanych procesów związanych z dokumentacją i bezpieczeństwem informacji, co ułatwia przygotowanie do audytów i kontroli.
