Baza wiedzy

Jak wybrać odpowiednią firmę do niszczenia dokumentów?

Outsourcing usług w zakresie niszczenia dokumentów firmowych cieszy się coraz większą popularnością zarówno wśród prowadzących duże, dobrze prosperujące, jak i niewielkie przedsiębiorstwa. Na rynku działa wiele firm usługowych, dlatego pojawia się pytanie, czym kierować się przy wyborze odpowiedniego partnera biznesowego? Liczy się nie tylko czas realizacji usługi, ale przede wszystkim profesjonalizm, który w kontekście przetwarzania danych wydaje się najistotniejszym czynnikiem.

Jakie usługi świadczą firmy niszczące dokumenty?

Firmy niszczące dokumenty specjalizują się w utylizacji nośników danych, a więc nie tylko papieru, ale również płyt, dysków twardych i im podobnych. Innowacyjnym rozwiązaniem jest metoda bezpiecznych pojemników, która zapewnia ochronę danych już na etapie przechowywania przed utylizacją. Często bowiem w firmach gromadzi się dokumentację, która po zebraniu pewnej ilości zostanie zniszczona. Dużą popularnością cieszy się mobilne niszczenie dokumentów – usługa ta realizowana jest w siedzibie firmy, a nie u usługodawcy. Choć z perspektywy przepisów miejsce utylizacji nie ma znaczenia, niektóre przedsiębiorstwa nie zezwalają na wywożenie dokumentów. Wymienione usługi to jednak nie wszystko – firmy specjalizujące się w niszczeniu dokumentów oferują dodatkowo:

  • archiwizację akt,
  • transport archiwum,
  • osuszanie dokumentów,
  • digitalizację dokumentów,
  • obsługę e-faktur.

Czym kierować się, wybierając firmę niszczącą dokumenty?

Niszczenie dokumentacji to zadanie dla profesjonalistów. Cała procedura musi odbywać się zgodnie z obowiązującymi przepisami, w tym przede wszystkim w zgodzie z RODO. Pod uwagę należy wziąć też normy międzynarodowe. Norma DIN 66399 określa sposób niszczenia dokumentów w zależności od rodzaju nośnika i danych. Profesjonalne firmy powinny ją stosować, ponieważ jest to jeden z nielicznych wzorców. Wiedza i doświadczenie pozwalają odpowiednio zabezpieczyć dane, co jest podstawowym zadaniem w procesie niszczenia dokumentów. Wybierając dobrego partnera biznesowego, warto sprawdzić:

  • zakres świadczonych usług,
  • sprzęt, jakim dysponuje,
  • normy, jakie stosuje,
  • poziom wiedzy i doświadczenia zawodowego pracowników.

O wszystkie szczegóły można zapytać na etapie negocjowania warunków, przed podpisaniem umowy.

Umowa powierzenia z firmą niszczącą dokumenty

Firma utylizująca dokumenty nie tylko realizuje usługę, ale musi również dopełnić pewnych obowiązków natury formalnej. Częstą praktyką jest jest podpisywanie prostego zlecenia, które mieści się na jednej stronie formularza. Określa ono typ, ilość, czy liczbę stron niszczonych dokumentów. Tymczasem zgodnie z art. 4 RODO, utylizacja mieści się w definicji przetwarzania danych. Jeśli jest ona realizowana przez inny podmiot, stanowi przetwarzanie danych na polecenie administratora, o czym mówi art. 28 RODO. Dlatego konieczne jest podpisanie stosownej umowy. Jest to nic innego, jak umowa powierzenia z firmą niszczącą dokumenty. Co więcej, jeśli stosujemy metodę bezpiecznych pojemników, umowa powinna obejmować również przechowywanie danych. Brak stosownej dokumentacji w postaci umowy stanowi naruszenie przepisów, dlatego każdy profesjonalny usługodawca powinien przedstawić ją do podpisania przed rozpoczęciem pracy.

Niszczenie dokumentów – co dalej?

Niszczenie dokumentów niestety nie kończy się umieszczeniem ich w niszczarce lub podobnym urządzeniu. Istotną rolę odgrywa utylizacja ścinków i resztek nośników danych, która musi odbywać się zgodnie z przepisami z zakresu ochrony środowiska naturalnego. Doskonale wiemy, jak problematyczny jest wywóz odpadów, a w przypadku większej ilości dokumentów stanowi prawdziwe wyzwanie. Dodatkowo firma świadcząca usługę niszczenia dokumentów powinna przedstawić certyfikat poświadczający utylizację konkretnych nośników danych. Certyfikat stanowi dowód, który można przedstawić na przykład w razie kontroli.

Dlaczego wybór zaufanej firmy jest tak ważny?

Zgodnie z powyższymi wskazówkami, wybór firmy niszczącej dokumenty nie jest łatwym zadaniem. Wbrew pozorom pod uwagę trzeba wziąć wiele, często mało oczywistych czynników. Najistotniejsze są kwestie natury formalnej, takie jak umowa powierzenia czy wydanie certyfikatu. Oprócz tego warto zwrócić uwagę na normy, jakie wdrożył konkretny podmiot. Choć na rynku działa wiele firm oferujących usługę niszczenia dokumentów, zaledwie kilka świadczy fachowe, rzetelne usługi. Pamiętajmy, że mówimy tutaj nie o niepotrzebnych papierach, które zalegają w archiwum, a o dokumentach zawierających dane, za które ponosimy odpowiedzialność. Utylizacja stanowi kontynuację przetwarzania danych w rozumieniu RODO, zatem nieprawidłowości w tym zakresie nie zwalniają z odpowiedzialności karnej i finansowej. Wybór odpowiedniej firmy do długofalowej współpracy jest więc kluczowy, jeśli chcemy w bezpieczny sposób pracować z dokumentacją. Jasne, w pełni zrozumiałe zasady pomagają natomiast uniknąć nieporozumień i sprzyjają terminowej realizacji usług. Warto wybrać specjalistów, którzy od lat działają w branży i cieszą się renomą.

Liczą się fakty

Od 2001 roku działamy w Polsce
Obsłużyliśmy ponad 20 000 Klientów
4 oddziały niszczące i 4 archiwa
Spełniamy standardy ISO 27001, ISO 9001
Posiadamy niezbędne zezwolenia i licencje
99,6% zadowolonych Klientów z fachowości i terminowości usług
Gwarantujemy spadek kosztów o min. 30%
Mamy najwyższą polisę OC 10 000 000 zł

Referencje klientów

Totalizator Sportowy Sp. z o.o. w Warszawie, Oddział w Krakowie potwierdza, że Ekoakta wykonała dla nas usługi w zakresie kompleksowej, zgodnej z przepisami prawa i naszymi wewnętrznymi procedurami archiwizacji dokumentów i profesjonalnego niszczenia danych.
Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych.
Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera, co pozwala zarekomendować Ekoakta jako sprawdzonego specjalistę w zakresie świadczonych usług

Tomasz Majka
Totalizator Sportowy Sp. z o.o.

Informujemy, że w zakresie niszczenia zasobów archiwalnych korzystamy z usług firmy Ekoakta z Chorzowa.
Jakość usług świadczonych przez firmę Ekoakta i profesjonalna obsługa związana z niszczeniem dokumentów pozwala na polecić tę firmę wszystkim zainteresowanym usługa niszczenia dokumentów.

Oddział Unilever Bestfoods
Unilever Polska SA Zakład Produkcyjny Katowice

Współpraca pomiędzy Żabką Polska SA a firmą Ekoakta rozpoczęła się w 2008 roku w ramach programu bezpiecznej utylizacji dokumentacji poufnej.
Z powierzonego zadania Ekoakta wywiązuje się w znakomity sposób, uwzględniając wszystkie wskazówki i postulaty zleceniodawcy. Niszczenie poufnej dokumentacji wykonywane jest terminowo i z zachowaniem wszelkich procedur wymaganych przez Żabkę Polska SA.
Z pełną odpowiedzialnością można polecić Ekoakta firmom oczekującym wysokiej jakości usług.

Łukasz Skrzypczak
Kierownik Archiwum Żabka Polska SA

Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera.

Marek Kasprzyk
Dyrektor I Inspektoratu PZU S.A. w Krakowie

Z pełnym przekonaniem rekomenduję i polecam usługi firmy Ekoakta. Wszystkie prace były wykonane fachowo i zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. W mojej ocenie Ekoakta spełnia wszystkie wymogi, jakie winna posiadać wyspecjalizowana firma zajmująca się archiwizacją i przechowywaniem dokumentów. Zarówno jakość, jak i terminowość wykonania usług oceniam wysoko. Nie bez znaczenia jest również fakt, że oferta cenowa firmy jest elastyczna i konkurencyjna.

mgr Izabela Żmuda
Dyrektor Szkoły Podstawowej nr 4
im. Kardynała Stefana Wyszyńskiego w Chorzowie

Ekoakta wykonywała dla nas usługi w zakresie kompleksowej archiwizacji i oraz profesjonalnego niszczenia danych. Poziom świadczonych usług gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdza wiarygodność i fachowość firmy Ekoakta.

mgr Halina Szumska
Dyrektor Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Sosnowcu

Poziom usług z zakresu archiwizacji dokumentów świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Nasza współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera. Opierając się na powyższym rekomendujemy firmę Ekoakta jako sprawnego specjalistę w zakresie świadczonych usług.

Krystyna Grzanka
Prezes Zarządu Administracja Domów Mieszkalnych

Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów

Henryk Małysz,
Prezes Zarządu Przedsiębiorstwa Remontów Ulic i Mostów w Gliwicach

Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów.

dr Paweł Huczkowski,
Wiceprezes zarządu Croda Poland Sp. z. o. o.

Dowiedz się więcej

Jak długo należy przechowywać dokumenty księgowe?

Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą w Polsce, musisz znać wymogi prawne dotyczące przechowywania dokumentacji firmowej. Powinno się efektywnie przechowywać dokumenty związane z księgo...

Jakie dokumenty należy przechowywać 10 lat?

Niezależnie od tego, czy prowadzisz własną firmę lub pracujesz w księgowości, czy kadrach, musisz wiedzieć, na czym polega przechowywanie dokumentów, ile lat trzeba je przechowywać i w jaki...

Czym są dokumenty RP7?

Formularz ZUS ERP-7 odgrywa kluczową rolę w poświadczaniu zarobków pracownika. W 2018 roku tradycyjny formularz RP-7 przeszedł znaczącą transformację, w wyniku której powstał zaktualizowany...

Jak długo należy przechowywać listy obecności pracowników

Prowadzenie dokładnych rejestrów czasu pracy pracowników jest niezbędne dla każdej firmy lub organizacji. Informacje te są ważne nie tylko do prawidłowego przetwarzania listy płac, ale takż...

Jak długo należy przechowywać dokumenty ZUS (deklaracje)

Jako jedna z głównych instytucji ubezpieczeń społecznych w kraju, ZUS odgrywa istotną rolę w zapewnieniu bezpieczeństwa socjalnego milionom Polaków — ponad 90% Polaków korzysta z usług Z...

Co to jest informacja niejawna i jak należy ją zabezpieczać

Dzięki stale rosnącemu znaczeniu informacji w naszym społeczeństwie ochrona informacji niejawnych stała się kluczowym zagadnieniem. Ustawa o ochronie informacji niejawnych definiuje informacje ...

Co to jest informacja tajna i jak należy ją zabezpieczać

W dwudziestym pierwszym wieku ochrona informacji jest ważniejsza niż kiedykolwiek wcześniej. Współczesne firmy mogą przetwarzać zarówno dane osobowe od nazwisk po numery IP, jak i dane bizneso...

Jak zutylizować kartę płatniczą - czyli co zrobić ze starą kartą

Kradzież tożsamości jest niestety na porządku dziennym  w dzisiejszej Polsce. Wraz z rozwojem cyberprzestępczości coraz ważniejsza staje się ochrona naszych danych osobowych. Jednym z najczę...

EkoAkta - Poufność. Bezpieczeństwo. Ekologia.
Archiwizacja dokumentów, digitalizacja dokumentów, przechowywanie dokumentów, niszczenie dokumentów, skanowanie dokumentów.