Jak wybrać odpowiednią firmę do niszczenia dokumentów?
Outsourcing usług w zakresie niszczenia dokumentów firmowych cieszy się coraz większą popularnością zarówno wśród prowadzących duże, dobrze prosperujące, jak i niewielkie przedsiębiorstwa. Na rynku działa wiele firm usługowych, dlatego pojawia się pytanie, czym kierować się przy wyborze odpowiedniego partnera biznesowego? Liczy się nie tylko czas realizacji usługi, ale przede wszystkim profesjonalizm, który w kontekście przetwarzania danych wydaje się najistotniejszym czynnikiem.
Firmy niszczące dokumenty specjalizują się w utylizacji nośników danych, a więc nie tylko papieru, ale również płyt, dysków twardych i im podobnych. Innowacyjnym rozwiązaniem jest metoda bezpiecznych pojemników, która zapewnia ochronę danych już na etapie przechowywania przed utylizacją. Często bowiem w firmach gromadzi się dokumentację, która po zebraniu pewnej ilości zostanie zniszczona. Dużą popularnością cieszy się mobilne niszczenie dokumentów – usługa ta realizowana jest w siedzibie firmy, a nie u usługodawcy. Choć z perspektywy przepisów miejsce utylizacji nie ma znaczenia, niektóre przedsiębiorstwa nie zezwalają na wywożenie dokumentów. Wymienione usługi to jednak nie wszystko – firmy specjalizujące się w niszczeniu dokumentów oferują dodatkowo:
Niszczenie dokumentacji to zadanie dla profesjonalistów. Cała procedura musi odbywać się zgodnie z obowiązującymi przepisami, w tym przede wszystkim w zgodzie z RODO. Pod uwagę należy wziąć też normy międzynarodowe. Norma DIN 66399 określa sposób niszczenia dokumentów w zależności od rodzaju nośnika i danych. Profesjonalne firmy powinny ją stosować, ponieważ jest to jeden z nielicznych wzorców. Wiedza i doświadczenie pozwalają odpowiednio zabezpieczyć dane, co jest podstawowym zadaniem w procesie niszczenia dokumentów. Wybierając dobrego partnera biznesowego, warto sprawdzić:
O wszystkie szczegóły można zapytać na etapie negocjowania warunków, przed podpisaniem umowy.
Firma utylizująca dokumenty nie tylko realizuje usługę, ale musi również dopełnić pewnych obowiązków natury formalnej. Częstą praktyką jest jest podpisywanie prostego zlecenia, które mieści się na jednej stronie formularza. Określa ono typ, ilość, czy liczbę stron niszczonych dokumentów. Tymczasem zgodnie z art. 4 RODO, utylizacja mieści się w definicji przetwarzania danych. Jeśli jest ona realizowana przez inny podmiot, stanowi przetwarzanie danych na polecenie administratora, o czym mówi art. 28 RODO. Dlatego konieczne jest podpisanie stosownej umowy. Jest to nic innego, jak umowa powierzenia z firmą niszczącą dokumenty. Co więcej, jeśli stosujemy metodę bezpiecznych pojemników, umowa powinna obejmować również przechowywanie danych. Brak stosownej dokumentacji w postaci umowy stanowi naruszenie przepisów, dlatego każdy profesjonalny usługodawca powinien przedstawić ją do podpisania przed rozpoczęciem pracy.
Niszczenie dokumentów niestety nie kończy się umieszczeniem ich w niszczarce lub podobnym urządzeniu. Istotną rolę odgrywa utylizacja ścinków i resztek nośników danych, która musi odbywać się zgodnie z przepisami z zakresu ochrony środowiska naturalnego. Doskonale wiemy, jak problematyczny jest wywóz odpadów, a w przypadku większej ilości dokumentów stanowi prawdziwe wyzwanie. Dodatkowo firma świadcząca usługę niszczenia dokumentów powinna przedstawić certyfikat poświadczający utylizację konkretnych nośników danych. Certyfikat stanowi dowód, który można przedstawić na przykład w razie kontroli.
Zgodnie z powyższymi wskazówkami, wybór firmy niszczącej dokumenty nie jest łatwym zadaniem. Wbrew pozorom pod uwagę trzeba wziąć wiele, często mało oczywistych czynników. Najistotniejsze są kwestie natury formalnej, takie jak umowa powierzenia czy wydanie certyfikatu. Oprócz tego warto zwrócić uwagę na normy, jakie wdrożył konkretny podmiot. Choć na rynku działa wiele firm oferujących usługę niszczenia dokumentów, zaledwie kilka świadczy fachowe, rzetelne usługi. Pamiętajmy, że mówimy tutaj nie o niepotrzebnych papierach, które zalegają w archiwum, a o dokumentach zawierających dane, za które ponosimy odpowiedzialność. Utylizacja stanowi kontynuację przetwarzania danych w rozumieniu RODO, zatem nieprawidłowości w tym zakresie nie zwalniają z odpowiedzialności karnej i finansowej. Wybór odpowiedniej firmy do długofalowej współpracy jest więc kluczowy, jeśli chcemy w bezpieczny sposób pracować z dokumentacją. Jasne, w pełni zrozumiałe zasady pomagają natomiast uniknąć nieporozumień i sprzyjają terminowej realizacji usług. Warto wybrać specjalistów, którzy od lat działają w branży i cieszą się renomą.
Totalizator Sportowy Sp. z o.o. w Warszawie, Oddział w Krakowie potwierdza, że Ekoakta wykonała dla nas usługi w zakresie kompleksowej, zgodnej z przepisami prawa i naszymi wewnętrznymi procedurami archiwizacji dokumentów i profesjonalnego niszczenia danych.
Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych.
Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera, co pozwala zarekomendować Ekoakta jako sprawdzonego specjalistę w zakresie świadczonych usług
Informujemy, że w zakresie niszczenia zasobów archiwalnych korzystamy z usług firmy Ekoakta z Chorzowa.
Jakość usług świadczonych przez firmę Ekoakta i profesjonalna obsługa związana z niszczeniem dokumentów pozwala na polecić tę firmę wszystkim zainteresowanym usługa niszczenia dokumentów.
Współpraca pomiędzy Żabką Polska SA a firmą Ekoakta rozpoczęła się w 2008 roku w ramach programu bezpiecznej utylizacji dokumentacji poufnej.
Z powierzonego zadania Ekoakta wywiązuje się w znakomity sposób, uwzględniając wszystkie wskazówki i postulaty zleceniodawcy. Niszczenie poufnej dokumentacji wykonywane jest terminowo i z zachowaniem wszelkich procedur wymaganych przez Żabkę Polska SA.
Z pełną odpowiedzialnością można polecić Ekoakta firmom oczekującym wysokiej jakości usług.
Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera.
Z pełnym przekonaniem rekomenduję i polecam usługi firmy Ekoakta. Wszystkie prace były wykonane fachowo i zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. W mojej ocenie Ekoakta spełnia wszystkie wymogi, jakie winna posiadać wyspecjalizowana firma zajmująca się archiwizacją i przechowywaniem dokumentów. Zarówno jakość, jak i terminowość wykonania usług oceniam wysoko. Nie bez znaczenia jest również fakt, że oferta cenowa firmy jest elastyczna i konkurencyjna.
Ekoakta wykonywała dla nas usługi w zakresie kompleksowej archiwizacji i oraz profesjonalnego niszczenia danych. Poziom świadczonych usług gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdza wiarygodność i fachowość firmy Ekoakta.
Poziom usług z zakresu archiwizacji dokumentów świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Nasza współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera. Opierając się na powyższym rekomendujemy firmę Ekoakta jako sprawnego specjalistę w zakresie świadczonych usług.
Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów
Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów.
EkoAkta - Poufność. Bezpieczeństwo. Ekologia.
Archiwizacja dokumentów, digitalizacja dokumentów, przechowywanie dokumentów, niszczenie dokumentów, skanowanie dokumentów.