W kontekście dokumentów zawierających dane osobowe, a takimi są dokumenty pracownicze, skupiamy się przede wszystkim na przepisach wynikających z RODO. Natomiast podstawowym aktem prawnym, który reguluje kwestie związane z przechowywaniem akt osobowych, jest Kodeks Pracy. Jakie rozwiązania wprowadza? Sprawdź!

Archiwizacja dokumentów pracowniczych – co mówi Kodeks Pracy?

Kodeks Pracy to podstawowy akt prawny, który reguluje stosunki na linii pracownik-pracodawca. Zawiera przepisy dotyczące zatrudniania, zwalniania, udzielania urlopów pracowniczych czy równego traktowania zatrudnionych. A co mówi o przechowywaniu dokumentacji pracowniczej? Paradoksalnie, niewiele. Zdecydowanie więcej informacji znajdziemy w innych aktach prawnych, na przykład w rozporządzeniach. Są one komplementarne względem Kodeksu Pracy, co oznacza, że wyjaśniają one kwestie, których nie porusza lub które porusza w ograniczonym zakresie ustawa główna. Archiwizacja dokumentów pracowniczych została szeroko omówiona w:

  • Rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej,
  • Ustawie z dnia 10 stycznia 2018 roku o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją,
  • Rozporządzeniu o Ochronie Danych Osobowych.

Jak długo przechowujemy dokumenty pracownicze?

Rozporządzenie z 10 grudnia 2018 roku zawiera nowe rozwiązania dotyczące przechowywania akt osobowych pracowników. Dokumenty najstarsze, a więc osób zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 roku, należy przechowywać 50 lat i to bez możliwości skrócenia tego okresu. Dokumentacja osób zatrudnionych między 1 stycznia 1999 roku a 1 stycznia 2019 roku może być przechowywana 10 lat, o ile pracodawca dopełni formalności wobec ZUS. Natomiast dokumenty pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku przechowujemy 10 lat. 

Ponadto zgodnie z rozporządzeniem z 10 stycznia 2018 roku, bezpieczne przechowywanie dokumentów pracowniczych może odbywać się w formie elektronicznej. Postępująca cyfryzacja jest wygodna dla pracodawców, ale niesie też za sobą nowe wyzwania w zakresie ochrony danych.

Przechowywania dokumentów pracowniczych – wyjątki

Powyższe zasady dotyczące przechowywania dokumentów pracowniczych są takie same dla osób, które pracowały w firmie kilkadziesiąt lat bądź kilka dni. Kodeks Pracy wprowadza jednak pewne wyjątki. Dotyczą one sytuacji, w których dokumenty pracowników stanowią dowód w sprawie. 

Jeśli pracodawca:

  • jest stroną postępowania – przechowuje dokumenty do czasu jego prawomocnego zakończenia,
  • otrzymał wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania – przechowuje dokumenty 12 miesięcy dłużej, niż wynika z przepisów ogólnych. Następnie informuje pracownika o możliwości odbioru dokumentów w ciągu 30 dni.

Zatem dłuższa archiwizacja może mieć miejsce wyłącznie wtedy, gdy dokumenty stanowią dowód w sprawie. Pracodawca nie może natomiast we własnym zakresie podjąć decyzji o ich dłuższym przechowywaniu, ponieważ byłoby to sprzeczne z RODO. Nakazuje ono zniszczenie danych osobowych w momencie, gdy nie są one już wymagane lub potrzebne.

Na czym polega bezpieczne przechowywanie dokumentów pracowniczych?

W ostatnich latach zmieniło się podejście do problemu przechowywania akt osobowych pracowników. Obecnie kluczowe znaczenie ma nie tylko cyfryzacja, ale również zapewnienie wysokiego poziomu bezpieczeństwa informacji. Nawiasem mówiąc, archiwizacja i przechowywanie dokumentów w firmie zawsze na pierwszym miejscu stawiają bezpieczeństwo, bez względu na to, o jakiego rodzaju dane chronione chodzi. 

Wracając do akt osobowych, pojawia się pytanie, jak prawidłowo należy je przechowywać? Pracodawca powinien zdecydować się na wersję papierową lub elektroniczną. W wielu zakładach pracy stosuje się rozwiązanie mieszane, w którym bieżące dokumenty pracowników przechowywane są w wersji cyfrowej, a archiwalne – w wersji papierowej. 

Pod szczególną ochroną prawną znajduje się zawierająca dane osobowe dokumentacja pracownicza. Przechowywanie odbywa się w bezpiecznych warunkach, zatem dokumenty papierowe trzymamy w zamykanych na klucz szafach. Te natomiast powinny znajdować się w pomieszczeniach, do którego nie mają dostępu osoby trzecie. Innym problemem jest zabezpieczenie dokumentów elektronicznych, które odbywa się poprzez nadawanie dostępów, hasłowanie oraz szyfrowanie.

Archiwizacja dokumentów pracowniczych – podsumowanie

Jednym z podstawowych elementów dokumentacji pracowniczej są akta osobowe. Archiwizacja trwa 10 lub 50 lat i musi być prowadzona w sposób gwarantujący bezpieczeństwo. Kodeks Pracy ani żaden inny akt prawny nie zabraniają korzystania z pomocy firmy outsourcingowej, takiej jak Ekoakta. Zapewniamy pełną zgodność z obowiązującymi przepisami i elastyczność, która jest ważna w biznesie. Dokumenty pracownicze ze względu na długi okres przechowywania są jednymi z najbardziej “uciążliwych”, jednak z pomocą specjalistów ich archiwizacja nie jest już wyzwaniem.