W szkolnym archiwum przechowywanych jest wiele ważnych dokumentów: świadectwa uczniów, protokoły, akta osobowe nauczycieli, plany lekcji. Każdy z nich ma wartość i musi być archiwizowany w ściśle określony sposób. Problem w tym, że codzienna rzeczywistość szkolna rzadko pozwala znaleźć czas i zasoby kadrowe, aby robić to w sposób profesjonalny. Dlatego pytanie, jak prowadzić archiwum w szkole staje się dziś szczególnie ważne dla wielu placówek. Postaramy się udzielić na nie odpowiedzi.
Archiwum szkolne – dlaczego jest tak ważne?
Szkolne archiwum gwarantuje bezpieczne i uporządkowane przechowywanie dokumentacji związanej z uczniami, kadrą nauczycielską oraz działalnością szkolną. Gromadzone są w nim dane osobowe, w tym dane należące do tzw. danych wrażliwych, podlegających ochronie zgodnie z RODO. Profesjonalna archiwizacja szkolnych dokumentów ma więc stanowić gwarancję ich poufności i zabezpieczenia przed wyciekiem.
Archiwum szkolne pełni również funkcję dokumentacyjną. Dzięki niemu możliwe jest zachowanie procesów dydaktycznych i administracyjnych. Jak każde archiwum zawierające dane chronione, tak również archiwum placówki oświatowej podlega różnego rodzaju kontrolom (np. kontroli Kuratorium Oświatowego). Dlatego w sposób szczególny należy zwrócić uwagę na terminowe przechowywanie dokumentów, niszczenie ich niezwłocznie po upływie wymaganego czasu, a także odpowiednią bieżącą archiwizację.
Warto mieć także na uwadze, że placówki szkolne to instytucje, które cieszą się szczególnym zaufaniem społecznym. Reputacja szkoły zależy zarówno od poziomu dostarczanej edukacji, jak i od tego, jak wypełniane są codzienne zobowiązania, w tym związane z administrowaniem danymi. Dlatego archiwum szkolne musi być prowadzone z najwyższą starannością — zarówno pod względem organizacyjnym, jak i w zakresie ochrony powierzonych danych.
Jak prowadzić archiwum w szkole zgodnie z przepisami?
Prawidłowa archiwizacja dokumentów szkolnych to taka, która pozwala na przestrzeganie ustaw krajowych (np. Rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 roku w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych), a także RODO.
Dokumentacja wytwarzana i gromadzona przez szkoły należy do tzw. dokumentacji niearchiwalnej (oznaczonej symbolem B). Oznacza to, że nie wchodzi ona w skład zasobów państwowego archiwum. Nadal jednak musi być przechowywana przez określony prawnie czas, który zwykle wynosi 5 lat, licząc od 1 stycznia roku następującego po wytworzeniu dokumentu.
Ponadto prawidłowe przechowywanie archiwum szkolnego oznacza obowiązek zapewnienia zabezpieczeń. Chodzi tu np. o stosowanie zamykanego archiwum i kontrolę dostępu. W przypadku archiwum cyfrowego ważne jest także szyfrowanie środowisko czy system kontroli podglądu dokumentów.
Obowiązek prawidłowej archiwizacji danych uczniów w głównej mierze spoczywa na:
- dyrektorze placówki szkolnej,
- inspektorze danych osobowych.
W rzeczywistości jednak odpowiedzialność ta rozkłada się na wszystkich pracowników, którzy mają dostęp do dokumentów. To od ich codziennych działań zależy, czy dokumenty szkolne przechowywane są w należyty sposób. Aby sprostać temu zadaniu, wiele szkół coraz częściej decyduje się na delegowanie przechowywania szkolnego archiwum podmiotom zewnętrznym. W EkoAkta od lat zajmujemy się przechowywaniem archiwów placówek szkolnych.
Bezpieczne i wygodne prowadzenie archiwum szkolnego
Dobrą informacją dla dyrekcji szkół, a także jej pracowników jest to, że dokumenty szkolne nie muszą być przechowywane wyłącznie w siedzibie szkoły. Mogą także być archiwizowane poza jej terenem. Ważne jest jednak, aby były przechowywane w odpowiednich, bezpiecznych warunkach zgodnych z przepisami prawa. Dlatego z powodzeniem można zdelegować organizację szkolnego archiwum podmiotom zewnętrznym.
Jeśli więc jesteś dyrektorem szkoły i zależy Ci na prawidłowym przechowywaniu dokumentów, możesz powierzyć to zadanie nam. Oferujemy kompleksową pomoc, która uwalnia szkoły od codziennych obowiązków związanych z jej dokumentacją.
Nasze doświadczenie pozwala nam skutecznie zarządzać archiwum, zarówno pod kątem organizacji, jak i bezpieczeństwa danych. Zajmujemy się klasyfikacją, digitalizacją i archiwizacją dokumentów, dbając o to, by każda teczka była chroniona przed zagubieniem lub uszkodzeniem. Działamy zgodnie z wytycznymi prawa oświatowego i przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych.
Dokumenty są odbierane z placówki w specjalnych pojemnikach, które następnie przewożone są przez samochody wyposażone w system śledzenia GPS. Nasza przestrzeń archiwizacyjna jest w pełni dostosowana technicznie do przechowywania dokumentacji, a nasi pracownicy to zespół wykwalifikowanych, posiadających wieloletnie doświadczenie specjalistów. Spełniamy wszelkie wymagania prawne, zarówno krajowe, jak i unijne (RODO).
Jeśli chcesz zapewnić porządek i bezpieczeństwo w archiwum Twojej szkoły — skontaktuj się z nami. Dostosujemy nasze usługi do wymagań Twojej placówki.
Do archiwum szkolnego trafiają dokumenty, które zakończyły już swój bieżący obieg, ale nadal podlegają obowiązkowi przechowywania. Są to m.in. dokumentacja przebiegu nauczania, akta uczniów, dokumenty kadrowe, finansowe, organizacyjne oraz dokumentacja związana z działalnością szkoły. Prawidłowa archiwizacja pozwala zachować porządek i zapewnia łatwy dostęp do potrzebnych informacji. Ekoakta wspiera placówki oświatowe w organizacji i porządkowaniu dokumentacji zgodnie z obowiązującymi wymaganiami. To zależy od rodzaju dziennika i obowiązujących przepisów archiwalnych. W Polsce zasadniczo dzienniki lekcyjne (dzienniki zajęć) przechowuje się w archiwum szkoły przez 5 lat od zakończenia roku szkolnego, którego dotyczą. Po upływie tego okresu mogą zostać wybrakowane (zniszczone) zgodnie z obowiązującymi przepisami i za zgodą właściwego archiwum państwowego, jeśli jest ona wymagana. Warto odróżnić dzienniki od innej dokumentacji przebiegu nauczania – arkusze ocen uczniów przechowuje się 50 lat, ponieważ stanowią podstawę do wydawania duplikatów świadectw i potwierdzania przebiegu nauki. Za prawidłowe funkcjonowanie archiwum odpowiada dyrektor szkoły, który może powierzyć bieżące obowiązki związane z dokumentacją wyznaczonym pracownikom administracji lub osobom odpowiedzialnym za archiwum zakładowe. Kluczowe znaczenie ma stosowanie spójnych procedur oraz właściwa organizacja dokumentacji. Ekoakta wspiera placówki edukacyjne w porządkowaniu archiwów i wdrażaniu skutecznych zasad zarządzania dokumentacją. Prace warto rozpocząć od przeglądu dokumentacji, jej klasyfikacji oraz przypisania odpowiednich kategorii archiwalnych. Następnie należy uporządkować akta, przygotować ewidencję i zadbać o właściwe warunki przechowywania dokumentów. Regularne porządkowanie archiwum pozwala uniknąć problemów podczas kontroli oraz usprawnia codzienną pracę szkoły. Ekoakta pomaga placówkom oświatowym kompleksowo organizować archiwa, minimalizując ryzyko błędów formalnych i usprawniając zarządzanie dokumentacją.
