Jednostki administracji publicznej w toku swojej działalności gromadzą dokumentację w formie zarówno papierowej, jak i elektronicznej. Jej archiwizacja wymaga wdrożenia rozwiązań przewidzianych w licznych aktach prawnych, w tym w RODO i ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Jakie obowiązki i wyzwania w zakresie przechowywania dokumentów mają kierownicy jednostek administracji publicznej?
Podstawowe zasady archiwizacji dokumentów w urzędach
W jednostkach administracji publicznej powstają dokumenty o charakterze archiwalnym i niearchiwalnym. Dokumenty archiwalne wymagają przechowywania przez okres 25 lat, a następnie przekazywane są do właściwej jednostki terenowej Archiwum Państwowego. Natomiast dokumenty z kategorią B, niearchiwalne, przechowywane są do upływu terminu przedawnienia. Po tej dacie, jeśli dyrektor Archiwum Państwowego wyda zgodę, dokumentację można zniszczyć. Niektóre akta (o kategorii BE) są przechowywane przez określony czas, jednak przed brakowaniem muszą zostać poddane ekspertyzie. Jeśli specjalista stwierdzi, że nie mają one wartości historycznej czy kulturowej, trafiają do niszczarki.
Podstawowe zasady archiwizacji dokumentów w urzędach dotyczą ich prawidłowego opisywania. Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach wymienia kilka kategorii:
- A – dokumenty przechowywane wieczyście,
- B – literze tej towarzyszy liczba, która określa, jak długo należy przechowywać dane,
- BC – grupuje dokumenty o znaczeniu krótkoterminowym, które najczęściej można zniszczyć już po upływie roku,
- BE – grupuje dokumenty, które przed zniszczeniem muszą zostać poddane ekspertyzie.
Jak przebiega archiwizacja dokumentów w urzędzie?
W urzędach najczęściej archiwizuje się dokumenty w formie papierowej. W tym celu gromadzi się akta spływające na bieżąco, a te, które otrzymano w formie elektronicznej, należy wydrukować. Tradycyjna archiwizacja dokumentów w urzędzie jest jednak czasochłonna i pochłania cenne zasoby. Rozwiązaniem problemu może okazać się digitalizacja, dzięki której dokumenty przechowywane są w formie elektronicznej. Warto dodać, że w miarę rozwoju procesu informatyzacji administracji publicznej coraz więcej akt przesyłanych jest w wersji cyfrowej. A to oznacza, że urzędy przynajmniej w jakimś stopniu przechodzą na archiwum elektroniczne.
Archiwum Państwowe dysponuje systemem zwanym Archiwum Dokumentów Elektronicznych, dzięki któremu przejmuje od poszczególnych jednostek akta w wersji cyfrowej. Mowa oczywiście o tych, które ze względu na swoją wartość przechowywane są wieczyście. Zatem, skoro dokumentacja elektroniczna w coraz większym stopniu wypiera papierową, warto rozważyć przynajmniej hybrydową metodykę archiwizacji danych. Jej wdrożenie nie jest łatwym zadaniem, dlatego warto skorzystać z pomocy ekspertów z Ekoakta.
Archiwizacja dokumentów w urzędzie gminy – jak zadbać o bezpieczeństwo?
Kolejnym wyzwaniem, jakie niesie za sobą archiwizacja dokumentów w urzędzie gminy, jest zapewnienie odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa. Urzędnicy dysponują szeregiem danych chronionych prawnie, w tym danymi osobowymi. Należy przechowywać je tak, aby nie doszło do wycieku, nieuprawnionego dostępu czy kradzieży. Ważne jest także zabezpieczenie dokumentacji przed zniszczeniem. Wilgoć, zmienne temperatury, promienie słoneczne – to tylko niektóre czynniki sprzyjające degradacji papieru. Natomiast dokumenty elektroniczne wymagają zabezpieczenia od strony technicznej. Pliki należy więc zahasłować, a dostęp do nich mogą mieć wyłącznie wybrane osoby.
Jednostki administracji publicznej muszą przeprowadzać okresowy przegląd archiwum i na bieżąco niszczyć dokumenty przedawnione. Obowiązek ten wynika m.in. z RODO, które nakazuje niezwłoczne usunięcie danych osobowych, gdy nie są już potrzebne bądź wymagane.
Archiwizacja dokumentów w administracji publicznej – największe wyzwania
Podstawowym zadaniem kierownika jednostki administracji publicznej jest opracowanie procedur związanych z archiwizacją danych. Należy wyznaczyć osoby odpowiedzialne za prowadzenie archiwum stacjonarnego lub elektronicznego. Jeśli chodzi o wytyczne w zakresie opisywania plików, to gotowych rozwiązań dostarcza ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Natomiast w RODO znajdziemy więcej informacji odnośnie do tego, jak zapewnić bezpieczeństwo danych.
Poważnym wyzwaniem jest też wdrożenie systemu archiwizacji danych cyfrowych. Dokumentów w tej formie będzie przybywać, dlatego prowadzenie stacjonarnego archiwum stanie się nieefektywne. Administracja publiczna jest dla obywatela, dlatego nie może generować nadmiernych kosztów.
W urzędach i innych jednostkach publicznych archiwizacja dokumentów może odbywać się przy pomocy archiwum zewnętrznego. W Ekoakta zajmujemy się obsługą podmiotów sektora publicznego, na które nałożono szczególne obowiązki w zakresie przechowywania danych. Mamy w tym duże doświadczenie, dlatego warto nam zaufać. Skupiamy się na kwestiach związanych z bezpieczeństwem, zapewniając najwyższą jakość świadczonych usług.
