Wraz z początkiem nowego roku przedsiębiorcy zadają sobie, które dokumenty można bezpiecznie zniszczyć. W zależności od rodzaju obowiązują inne okresy przechowywania, których niedochowanie wiąże się z konsekwencjami prawnymi. Jakie dokumenty można zniszczyć w tym roku?
Niszczenie dokumentów księgowych w tym roku
Dokumenty księgowe i podatkowe, takie jak:
- faktury zakupu i sprzedaży,
- księgi rachunkowe,
- ewidencja przychodów,
- deklaracje podatkowe,
przechowujemy 5 lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. W praktyce dokumentację księgowo-podatkową przechowujemy blisko 6 lat. Niszczenie dokumentów księgowych w tym roku wygląda następująco – bezpiecznie można zutylizować te, które dotyczą roku 2018. Do końca grudnia musimy natomiast przechowywać dokumentację księgową z 2019 roku, zatem będzie ją można zutylizować dopiero w styczniu 2026. Powyższa zasada ma charakter ogólny, natomiast nie dotyczy sytuacji, w której prowadzone jest postępowanie podatkowe lub termin płatności podatku został wydłużony.
Który rok można wyrzucić? Dokumentacja kadrowa i ZUS
Dla dokumentacji kadrowej przewidziano różne terminy przechowywania, w zależności od jej rodzaju. Który rok można wyrzucić w tym roku? Jeśli chodzi o dokumenty związane z procesem rekrutacji, to przechowujemy je przez rok od zakończenia procesu rekrutacyjnego. Zatem w tym roku można zutylizować te dokumenty, które dotyczyły rekrutacji zakończonych w 2024 roku. Zwróćmy jednak uwagę na miesiące – w lutym pozbywamy się dokumentów dotyczących rekrutacji zakończonych w styczniu 2024. Tymczasem dokumenty dotyczące szkoleń, podwyżki wynagrodzenia czy awansu zawodowego archiwizujemy 5 lat od zakończenia szkolenia, przyznania podwyżki lub awansu. Okres 5-letni dotyczy także dokumentacji ZUS, jednak liczymy go od końca roku, w którym upłynął termin płatności składek.
Akta osobowe – które można zutylizować w tym roku?
Inny termin ustawodawca wyznaczył w odniesieniu do akt osobowych. Przechowujemy je 10 lat, licząc od końca roku, w którym ustał lub wygasł stosunek pracy. Warto dodać, że regulacja ta obowiązuje w przypadku pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 lub po 1 stycznia 1999 roku, jeśli pracodawca dopełnił stosownych formalności. Zatem w tym roku można zniszczyć akta osobowe osób, których stosunek pracy ustał lub wygasł w 2013 roku.
Które dokumenty można wyrzucić w tym roku?
W firmach przetwarzana jest także innego rodzaju dokumentacja, której okresy przechowywania wyznaczył ustawodawca. Tym samym:
- umowy handlowe – przechowujemy 10 lat od daty zakończenia obowiązywania umowy,
- reklamacje i zwroty – przechowujemy 5 lat od daty zakończenia procedury reklamacyjnej lub zwrotu towaru,
- instrukcje obsługi i karty gwarancyjne – przechowujemy 5 lat od daty zakupu urządzenia,
- dokumenty dotyczące wyjazdów służbowych – przechowujemy 5 lat od zakończenia roku, w którym rozliczono wyjazd,
- dokumenty związane z reprezentacją – przechowujemy 5 lat od zakończenia imprezy integracyjnej,
- dokumenty reklamowe – przechowujemy 5 lat od zakończenia kampanii reklamowej.
Zgodnie z powyższym, nie wszystkie dokumenty niszczymy w styczniu. Na początku roku możemy zutylizować te, których termin ustawowy liczymy od końca roku kalendarzowego. Pozostałe usuwamy regularnie, w miarę upływu czasu. Niektóre firmy niszczą dokumentację raz w roku, jednak przy większej jej ilości takie rozwiązanie wiąże się z wyższymi kosztami archiwizacji.
Jakie dokumenty można zniszczyć po ostatnim roku roku?
Które dokumenty można wyrzucić w tym roku, nie obawiając się konsekwencji? Zgodnie z zasadami ogólnymi, utylizacji podlegają dokumenty z roku 2018, a także z lat wcześniejszych. Prawidłowa archiwizacja, w toku której dokładnie opisujemy akta, ułatwia ustalenie rodzaju dokumentów, które w danym roku podlegają utylizacji. Warto pamiętać, że choć wiele akt niszczymy wraz z rozpoczęciem nowego roku, niektóre będzie można zutylizować dopiero w kolejnych miesiącach. Niszczenie dokumentów na początku roku nie obejmuje więc wszystkich tych, które pochodzą z danego okresu. Często trzeba dodatkowo rozpoznać miesiące, w którym zakończono procedury związane z konkretną dokumentacją. W tym roku możesz też zniszczyć akta, które powinny być zutylizowane w latach poprzednich, jednak z jakichś powodów wciąż są przechowywane w zakładowym archiwum.
O czym pamiętać, niszcząc dokumenty z ostatnich lat?
Przegląd archiwum w tym roku ma na celu wytypowanie dokumentów, które można bezpieczne zniszczyć. Ogólne zasady nie dotyczą jednak tych, które muszą być archiwizowane z powodu przerwania biegu przedawnienia bądź których dalsze przechowywanie jest istotne z punktu widzenia firmy. Niszczenie dokumentacji powinno odbywać się w bezpiecznych warunkach, tak aby nie doszło do wycieku danych. Dotyczy to zwłaszcza akt zawierających dane osobowe, wrażliwe i tajne, które podlegają szczególnemu rygorowi prawnemu. Utylizując dokumenty, warto skorzystać ze wsparcia profesjonalistów. Oddanie w ich ręce przedawnionych akt daje gwarancję, że zostaną one zniszczone zgodnie z obowiązującymi przepisami, redukując ryzyko wycieku informacji.
Do zniszczenia można przeznaczyć wyłącznie dokumenty, dla których upłynął wymagany okres przechowywania określony przez przepisy prawa lub wewnętrzne regulacje organizacji. Dotyczy to m.in. wybranych dokumentów księgowych, administracyjnych czy części dokumentacji operacyjnej. Przed zniszczeniem należy jednak dokładnie zweryfikować terminy archiwizacji i upewnić się, że dokumenty nie są już potrzebne do celów prawnych lub biznesowych. Ekoakta pomaga firmom przeprowadzić analizę zasobów i wskazać dokumentację kwalifikującą się do brakowania dokumentów. Należy ustalić kategorię archiwalną dokumentu oraz sprawdzić obowiązujący dla niego okres przechowywania. Warto również zweryfikować, czy dokumentacja nie jest potrzebna w związku z trwającym postępowaniem, kontrolą lub dochodzeniem roszczeń. W praktyce wiele organizacji ma trudności z prawidłową oceną dokumentów przeznaczonych do zniszczenia. Ekoakta wspiera klientów w kwalifikacji dokumentacji oraz pomaga przeprowadzić proces brakowania zgodnie z obowiązującymi przepisami. To zależy od daty powstania dokumentów oraz obowiązujących dla nich terminów archiwizacji. Dokumentacja kadrowa i płacowa należy do grupy dokumentów przechowywanych przez stosunkowo długie okresy, dlatego każdorazowo konieczna jest dokładna analiza przed podjęciem decyzji o zniszczeniu. Ekoakta pomaga organizacjom zweryfikować terminy przechowywania dokumentacji pracowniczej i bezpiecznie przygotować akta do brakowania, gdy jest to już dopuszczalne. Proces niszczenia powinien być potwierdzony odpowiednią dokumentacją, taką jak protokół brakowania, ewidencja zniszczonych dokumentów czy certyfikat zniszczenia wystawiony przez wykonawcę usługi. Dzięki temu organizacja może wykazać, że dokumenty zostały usunięte zgodnie z obowiązującymi procedurami i wymaganiami prawnymi. Ekoakta zapewnia pełne wsparcie w zakresie dokumentowania procesu niszczenia, pomagając klientom zachować bezpieczeństwo i zgodność z przepisami.
