Dokumenty potrafią zalegać latami nie dlatego, że są wciąż potrzebne, tylko dlatego, że nikt nie chce brać na siebie ryzyka i formalności związanych z ich niszczeniem. A im dłużej czekasz, tym większa szansa, że dokumenty staną się problemem: dla bezpieczeństwa danych, dla porządku w firmie i dla Twojego spokoju przy kontroli. W EkoAkta pomagamy zamknąć ten temat szybko i zgodnie z przepisami. Dowiedz się, czym jest brakowanie dokumentacji i dlaczego warto zlecić je naszej firmie.
Brakowanie dokumentacji, co to jest?
Brakowanie to nic innego jak formalne i zgodne z przepisami usunięcie dokumentów, które nie są już potrzebne w Twojej firmie. To proces, który wymaga przygotowania, odpowiedniego sprzętu i wiedzy.
Brakowaniu podlegają różne rodzaje dokumentów, w zależności od typu działalności firmy i okresów retencji określonych w przepisach. Przykładowo:
- Dokumentacja księgowa zazwyczaj brakowana jest po upływie 5 lat.
- Dokumenty kadrowe w zależności od rodzaju: po 10, 50 latach lub dłużej.
- Umowy i korespondencja techniczna po 5–10 latach,
Brakowanie to moment, w którym oficjalnie kończy się użyteczność dokumentu w firmie.
Co to jest brakowanie dokumentacji w sposób prawidłowy?
Brakowanie dokumentacji to proces, który, choć kończy cykl życia dokumentu, wymaga pełnej zgodności z przepisami prawa oraz zachowania najwyższych standardów bezpieczeństwa. Nie wystarczy po prostu zniszczyć dokument w biurowej niszczarce. Trzeba być pewnym, że można to zrobić, a następnie, w razie potrzeby, wykazać, że proces przeprowadzono we właściwy sposób.
Pomyłka może oznaczać zniszczenie dokumentów, które nadal powinny być przechowywane, albo odwrotnie, pozostawienie w firmie dokumentów, które już dawno powinny zostać usunięte.
Prawidłowe brakowanie dokumentów to również odpowiedzialność za bezpieczeństwo danych. W trakcie przygotowania dokumentacji do zniszczenia akta są fizycznie wyjmowane z archiwum, przenoszone, segregowane i czasowo składowane. Jeśli nie ma wydzielonej przestrzeni i kontroli dostępu, bardzo łatwo o nieuprawniony wgląd w dokumenty. A to podnosi ryzyko naruszenia poufności danych. Dlatego cały proces powinien być prowadzony w warunkach, które ograniczają dostęp do dokumentacji wyłącznie do osób upoważnionych.
Nie mniej ważny jest sposób zniszczenia. Dokumenty muszą zostać zniszczone tak, aby odtworzenie danych nie było możliwe. Wymaga to sprzętu spełniającego odpowiednie poziomy bezpieczeństwa oraz nadzoru nad całym procesem. Równie ważna jest dokumentacja potwierdzająca, że brakowanie rzeczywiście się odbyło. W praktyce oznacza to protokoły i potwierdzenia, które zabezpieczają Cię na wypadek audytu, kontroli lub sporu.
Konsekwencje braku niszczenia dokumentów
Gdy dokumenty, które powinny zostać zniszczone, dalej zalegają w firmie, rośnie ryzyko ich przypadkowego ujawnienia. Wystarczy wyniesienie teczek podczas porządków, dostęp osoby nieupoważnionej, niekontrolowane przeniesienie dokumentów do innego pomieszczenia albo zwykła pomyłka przy utylizacji.
Jeśli dojdzie do naruszenia ochrony danych, firma naraża się na konsekwencje prawne i finansowe. W kontekście RODO możliwe są administracyjne kary pieniężne nawet do 20 mln euro lub do 4% całkowitego rocznego światowego obrotu z poprzedniego roku obrotowego, w zależności od tego, która kwota jest wyższa.
Do tego dochodzą koszty obsługi incydentu: analiza naruszenia, działania naprawcze, konsultacje prawne, a czasem roszczenia osób, których dane wyciekły.
Ważne jest także narażenie wizerunku. Informacja o wycieku danych lub o tym, że firma nie panuje nad dokumentacją, obniża zaufanie klientów, kontrahentów i pracowników. W wielu branżach to może oznaczać utratę kontraktów, trudniejsze negocjacje i realne straty biznesowe. Dlatego brak niszczenia dokumentów to ryzyko, które z czasem tylko rośnie.
Jak profesjonalnie niszczyć dokumenty?
W EkoAkta prowadzimy niszczenie dokumentów tak, abyś nie musiał angażować zespołu, tworzyć warunków na szybko, ani ryzykować, że coś wymknie się po drodze spod kontroli.
Zaczynamy od ustalenia, jakiego rodzaju dokumenty chcesz zniszczyć, jak duży jest zasób i czy w grę wchodzą szczególne wymagania organizacyjne. Dzięki temu cały proces dopasowujemy do Twojej firmy, a nie odwrotnie.
Następnie odbieramy dokumenty w zabezpieczonych, plombowanych pojemnikach. Transport realizujemy w sposób monitorowany, a po dostarczeniu do naszej siedziby dokumenty trafiają do strefy o ograniczonym dostępie.
Samo niszczenie realizujemy w sposób, który uniemożliwia odtworzenie treści dokumentów. Po zakończeniu procesu otrzymujesz certyfikat zniszczenia, który porządkuje temat formalnie i zabezpiecza Cię na wypadek kontroli lub audytu. Jeśli potrzebujesz dodatkowej transparentności, możemy udostępnić nagranie z przebiegu niszczenia.
W sytuacjach, gdy dokumentacja nie może opuszczać Twojej firmy, oferujemy niszczenie mobilne. To rozwiązanie, które daje Ci pełną kontrolę nad procesem, a jednocześnie pozwala zamknąć temat szybko i bezpiecznie.
Warto także wspomnieć, że EkoAkta zajmuje się nie tylko niszczeniem dokumentów papierowych, ale także tych zgromadzonych na dyskach zewnętrznych, płytach CD i innych nośnikach danych cyfrowych.
Jeśli chcesz przestać odkładać niszczenie dokumentów na później, odezwij się do nas. Wystarczy krótki kontakt, abyśmy mogli zaproponować sposób działania dopasowany do potrzeb i tempa pracy Twojej firmy.
