Baza wiedzy

Czy istnieją różnice w niszczeniu dokumentacji w zależności od branży?

Rozpoczynając analizę procedur zarządzania dokumentacją, nie sposób pominąć znaczących różnic wynikających z charakteru poszczególnych branż. Niezależnie od sektora, dokumentacja jest kluczowym elementem funkcjonowania każdego przedsiębiorstwa.

Jednak metody jej przechowywania, a co za tym idzie – niszczenia, mogą różnić się w zależności od specyfiki danego sektora. Pytanie, które pojawia się w tym kontekście, brzmi: „Czy istnieją różnice w niszczeniu dokumentacji w zależności od branży?” W tym artykule postaramy się odpowiedzieć na to pytanie, uwzględniając najważniejsze aspekty i regulacje prawne dotyczące zarządzania dokumentacją.

RODO a niszczenie dokumentów z danymi

Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych (RODO) wprowadziło rygorystyczne normy dotyczące przetwarzania i ochrony danych osobowych w całej Unii Europejskiej. Zgodnie z artykułem 4., punkt 2. RODO, przetwarzanie danych oznacza nie tylko ich gromadzenie i utrwalanie, ale także usuwanie i niszczenie. W związku z tym, sposób, w jaki organizacje zarządzają swoją dokumentacją, ma zasadnicze znaczenie dla przestrzegania RODO.

Zgodnie z RODO, niszczenie dokumentów jest uważane za formę przetwarzania danych osobowych. To oznacza, że organizacje muszą stosować te same standardy ostrożności przy niszczeniu dokumentów, co podczas zbierania, przechowywania i innych form przetwarzania danych. RODO wymaga, aby wszystkie operacje przetwarzania były zgodne z zasadą „odpowiedzialności”, co oznacza, że organizacje muszą być w stanie wykazać, że przestrzegają RODO we wszystkich aspektach przetwarzania danych.

Dane osobowe nie są ograniczone tylko do cyfrowego formatu. Wiele organizacji nadal utrzymuje duże ilości papierowej dokumentacji zawierającej dane osobowe. Zgodnie z RODO, niszczenie danych osobowych oznacza fizyczne unicestwienie nośnika, na którym się znajdują oraz uniemożliwienie ich ponownego odtworzenia. Z tego powodu, organizacje muszą zapewnić, że wszelka dokumentacja papierowa zawierająca dane osobowe jest bezpiecznie niszczona, kiedy już nie jest potrzebna.

RODO dotyczy również danych przechowywanych na dyskach zewnętrznych i innych cyfrowych nośnikach danych. Wiele organizacji przechowuje duże ilości danych na takich nośnikach, które mogą zawierać wrażliwe dane osobowe. Takie nośniki muszą być bezpiecznie niszczone, kiedy dane na nich przechowywane nie są już potrzebne. Praktyka ta zapobiega możliwości nieautoryzowanego dostępu do danych po zakończeniu ich użytkowania.

Niszczenie dokumentów jest kluczowym elementem przestrzegania RODO. Zarówno dokumenty papierowe, jak i nośniki cyfrowe muszą być bezpiecznie niszczone, aby zapewnić ochronę danych osobowych. Organizacje muszą podjąć kroki w celu zrozumienia swoich obowiązków zgodnie z RODO i wdrożyć procedury niszczenia dokumentów, które spełniają te wymagania. Tylko wtedy mogą mieć pewność, że przestrzegają przepisów i chronią prywatność osób, których dane przetwarzają.

Warto pamiętać, że zasady archiwizacji dokumentów w jednostce organizacyjnej czy zasady archiwizacji dokumentów w policji podlegają RODO.

Czym niszczyć różne rodzaje dokumentów?

Nie ma znaczenia, z jakiej branży pochodzi Twoje przedsiębiorstwo – bezpieczne niszczenie dokumentów jest kluczowe i wymaga stosowania odpowiedniego sprzętu. Klasyfikacja niszczarek wg normy DIN 66399 określa siedem poziomów bezpieczeństwa niszczenia dokumentów – w zależności od wrażliwości informacji, które zawierają:

  1. Poziom P-1: dla dokumentów o niskim stopniu poufności, ciętych na paski o maksymalnej szerokości 12 cm.
  2. Poziom P-2: dla wewnętrznej dokumentacji, z maksymalną szerokością pasków 6 mm.
  3. Poziom P-3: dla dokumentów zawierających poufne i wrażliwe dane, gdzie szerokość cięcia nie może przekroczyć 2 mm, a powierzchnia – 320 mm².
  4. Poziom P-4: dla dokumentacji z bardzo wrażliwymi i poufnymi danymi, gdzie szerokość cięcia nie może przekroczyć 6 mm, a powierzchnia – 160 mm².
  5. Poziom P-5: dla dokumentów zawierających informacje o charakterze tajnym, gdzie szerokość cięcia nie może przekroczyć 2 mm, a powierzchnia – 30 mm².
  6. Poziom P-6: dla dokumentów zawierających tajne informacje, które wymagają najwyższych standardów bezpieczeństwa — szerokość cięcia nie może przekroczyć 1 mm, a powierzchnia – 10 mm².
  7. Poziom P-7: dla dokumentów zawierających ściśle tajne informacje, gdzie szerokość cięcia nie może przekroczyć 1 mm, a powierzchnia – 5 mm².

Wybór niszczarki musi więc zależeć przede wszystkim od poziomu jej bezpieczeństwa – im bardziej poufne są dane przeznaczone do zniszczenia, tym wyższa powinna być klasa bezpieczeństwa urządzenia. Możesz w nich niszczyć również takie rzeczy, jak dokumentacja niearchiwalna.

Konsekwencje niepoprawnego zniszczenia danych osobowych

Archiwizacja dokumentów w urzędach to fundamentalny aspekt zarządzania informacjami, który jest regulowany przez przepisy prawne i normy branżowe. Od zasady utrzymania dokumentów przez określony czas, po ich bezpieczne zniszczenie po upływie tego terminu – każdy element procesu musi być przemyślany i odpowiednio zaimplementowany. Ważne jest także, aby urzędy miały dostęp do najnowszych technologii i praktyk w dziedzinie archiwizacji dokumentów, co umożliwi im skuteczne zarządzanie swoimi zasobami informacyjnymi.

Podczas gdy coraz więcej dokumentów jest przechowywanych w formie cyfrowej, nadal istnieje potrzeba archiwizacji dokumentów papierowych. Te dokumenty mogą zawierać ważne informacje, które nie są dostępne w innej formie, a ich bezpieczne przechowywanie i utrzymanie jest kluczowe dla ochrony tych zasobów. Zasady archiwizacji dokumentów papierowych obejmują takie aspekty, jak przechowywanie w odpowiednich warunkach, aby zapobiec uszkodzeniu przez wilgoć, światło czy szkodniki, jak również zabezpieczanie przed kradzieżą i zniszczeniem.

Niepoprawne niszczenie dokumentów i nośników danych może prowadzić do poważnych konsekwencji, zarówno prawnych czy finansowych, jak i reputacyjnych. Konsekwencje prawne mogą obejmować naruszenie przepisów dotyczących ochrony danych, takich jak RODO. Organy nadzorcze, takie jak Urząd Ochrony Danych Osobowych, mogą nałożyć surowe kary finansowe za niezgodności, a w niektórych przypadkach mogą wystąpić również konsekwencje karne.

Konsekwencje finansowe mogą być wynikiem kar nałożonych za naruszenie przepisów o ochronie danych, które mogą sięgać milionów euro. Wyciek danych może także wiązać się z dodatkowymi kosztami, takimi jak konieczność ponownego uzyskania utraconych informacji, koszty zarządzania kryzysem, a także potencjalne odszkodowania dla osób, których dane zostały niewłaściwie ujawnione.

Konsekwencje reputacyjne to potencjalne uszczerbki dla wizerunku firmy czy urzędu. W dobie, kiedy konsumenci i klienci biznesowi są coraz bardziej świadomi znaczenia ochrony danych, taki incydent może prowadzić do utraty zaufania i lojalności. Konsekwencje operacyjne obejmują zakłócenia w codziennej działalności firmy lub urzędu, jeśli utracone dane były kluczowe dla ich funkcjonowania.

Aby uniknąć powyższych konsekwencji, istotne jest zastosowanie odpowiednich procedur niszczenia dokumentów i nośników danych, zgodnie z obowiązującymi przepisami i standardami bezpieczeństwa. Wbrew pozorom zasady archiwizacji dokumentów w urzędach oraz zasady archiwizacji dokumentów papierowych są niezwykle istotne.

Dlaczego – niezależnie od branży – niszczenie danych warto powierzyć profesjonalistom?

Korzystanie z usług profesjonalnej firmy, takiej jak Ekoakta, do niszczenia dokumentów ma szereg kluczowych zalet. Przede wszystkim eliminuje ona potrzebę zakupu drogiego sprzętu do niszczenia dokumentów, co oznacza istotne oszczędności finansowe dla Twojej firmy. Ponadto zaoszczędzisz cenny czas – zlecając usługę firmie Ekoakta, nie musisz poświęcać własnych zasobów ani angażować swojego personelu w proces niszczenia dokumentów.

Firma Ekoakta dostarcza specjalne, zabezpieczone indywidualnym zamkiem pojemniki na dokumenty, które skutecznie uniemożliwiają dostęp osobom nieuprawnionym. Zgodnie z rygorystycznymi normami bezpieczeństwa, niszczenie dokumentów odbywa się bezpośrednio w siedzibie Ekoakta.

Klienci cenią sobie także elastyczność oferowaną przez Ekoakta – harmonogram wymiany pojemników jest ustalany zgodnie z indywidualnymi potrzebami każdej firmy. Dodatkowo, pojemniki na dokumenty do zniszczenia są zlokalizowane bezpośrednio w Twojej firmie, co zapewnia dodatkową wygodę. Korzystanie z usług Ekoakta to nie tylko gwarancja bezpieczeństwa, ale również komfort i wygoda.

Liczą się fakty

Od 2001 roku działamy w Polsce
Obsłużyliśmy ponad 20 000 Klientów
4 oddziały niszczące i 4 archiwa
Spełniamy standardy ISO 27001, ISO 9001
Posiadamy niezbędne zezwolenia i licencje
99,6% zadowolonych Klientów z fachowości i terminowości usług
Gwarantujemy spadek kosztów o min. 30%
Mamy najwyższą polisę OC 10 000 000 zł

Dowiedz się więcej

Jak długo należy przechowywać dokumenty księgowe?

Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą w Polsce, musisz znać wymogi prawne dotyczące przechowywania dokumentacji firmowej. Powinno się efektywnie przechowywać dokumenty związane z księgo...

Jakie dokumenty należy przechowywać 10 lat?

Niezależnie od tego, czy prowadzisz własną firmę lub pracujesz w księgowości, czy kadrach, musisz wiedzieć, na czym polega przechowywanie dokumentów, ile lat trzeba je przechowywać i w jaki...

Czym są dokumenty RP7?

Formularz ZUS ERP-7 odgrywa kluczową rolę w poświadczaniu zarobków pracownika. W 2018 roku tradycyjny formularz RP-7 przeszedł znaczącą transformację, w wyniku której powstał zaktualizowany...

Jak długo należy przechowywać listy obecności pracowników

Prowadzenie dokładnych rejestrów czasu pracy pracowników jest niezbędne dla każdej firmy lub organizacji. Informacje te są ważne nie tylko do prawidłowego przetwarzania listy płac, ale takż...

Jak długo należy przechowywać dokumenty ZUS (deklaracje)

Jako jedna z głównych instytucji ubezpieczeń społecznych w kraju, ZUS odgrywa istotną rolę w zapewnieniu bezpieczeństwa socjalnego milionom Polaków — ponad 90% Polaków korzysta z usług Z...

Co to jest informacja niejawna i jak należy ją zabezpieczać

Dzięki stale rosnącemu znaczeniu informacji w naszym społeczeństwie ochrona informacji niejawnych stała się kluczowym zagadnieniem. Ustawa o ochronie informacji niejawnych definiuje informacje ...

Co to jest informacja tajna i jak należy ją zabezpieczać

W dwudziestym pierwszym wieku ochrona informacji jest ważniejsza niż kiedykolwiek wcześniej. Współczesne firmy mogą przetwarzać zarówno dane osobowe od nazwisk po numery IP, jak i dane bizneso...

Jak zutylizować kartę płatniczą - czyli co zrobić ze starą kartą

Kradzież tożsamości jest niestety na porządku dziennym  w dzisiejszej Polsce. Wraz z rozwojem cyberprzestępczości coraz ważniejsza staje się ochrona naszych danych osobowych. Jednym z najczę...

Referencje klientów

Totalizator Sportowy Sp. z o.o. w Warszawie, Oddział w Krakowie potwierdza, że Ekoakta wykonała dla nas usługi w zakresie kompleksowej, zgodnej z przepisami prawa i naszymi wewnętrznymi procedurami archiwizacji dokumentów i profesjonalnego niszczenia danych.
Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych.
Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera, co pozwala zarekomendować Ekoakta jako sprawdzonego specjalistę w zakresie świadczonych usług

Tomasz Majka
Totalizator Sportowy Sp. z o.o.

Informujemy, że w zakresie niszczenia zasobów archiwalnych korzystamy z usług firmy Ekoakta z Chorzowa.
Jakość usług świadczonych przez firmę Ekoakta i profesjonalna obsługa związana z niszczeniem dokumentów pozwala na polecić tę firmę wszystkim zainteresowanym usługa niszczenia dokumentów.

Oddział Unilever Bestfoods
Unilever Polska SA Zakład Produkcyjny Katowice

Współpraca pomiędzy Żabką Polska SA a firmą Ekoakta rozpoczęła się w 2008 roku w ramach programu bezpiecznej utylizacji dokumentacji poufnej.
Z powierzonego zadania Ekoakta wywiązuje się w znakomity sposób, uwzględniając wszystkie wskazówki i postulaty zleceniodawcy. Niszczenie poufnej dokumentacji wykonywane jest terminowo i z zachowaniem wszelkich procedur wymaganych przez Żabkę Polska SA.
Z pełną odpowiedzialnością można polecić Ekoakta firmom oczekującym wysokiej jakości usług.

Łukasz Skrzypczak
Kierownik Archiwum Żabka Polska SA

Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera.

Marek Kasprzyk
Dyrektor I Inspektoratu PZU S.A. w Krakowie

Z pełnym przekonaniem rekomenduję i polecam usługi firmy Ekoakta. Wszystkie prace były wykonane fachowo i zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. W mojej ocenie Ekoakta spełnia wszystkie wymogi, jakie winna posiadać wyspecjalizowana firma zajmująca się archiwizacją i przechowywaniem dokumentów. Zarówno jakość, jak i terminowość wykonania usług oceniam wysoko. Nie bez znaczenia jest również fakt, że oferta cenowa firmy jest elastyczna i konkurencyjna.

mgr Izabela Żmuda
Dyrektor Szkoły Podstawowej nr 4
im. Kardynała Stefana Wyszyńskiego w Chorzowie

Ekoakta wykonywała dla nas usługi w zakresie kompleksowej archiwizacji i oraz profesjonalnego niszczenia danych. Poziom świadczonych usług gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdza wiarygodność i fachowość firmy Ekoakta.

mgr Halina Szumska
Dyrektor Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Sosnowcu

Poziom usług z zakresu archiwizacji dokumentów świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Nasza współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera. Opierając się na powyższym rekomendujemy firmę Ekoakta jako sprawnego specjalistę w zakresie świadczonych usług.

Krystyna Grzanka
Prezes Zarządu Administracja Domów Mieszkalnych

Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów

Henryk Małysz,
Prezes Zarządu Przedsiębiorstwa Remontów Ulic i Mostów w Gliwicach

Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów.

dr Paweł Huczkowski,
Wiceprezes zarządu Croda Poland Sp. z. o. o.

Dowiedz się więcej

Jak długo należy przechowywać dokumenty księgowe?

Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą w Polsce, musisz znać wymogi prawne dotyczące przechowywania dokumentacji firmowej. Powinno się efektywnie przechowywać dokumenty związane z księgo...

Jakie dokumenty należy przechowywać 10 lat?

Niezależnie od tego, czy prowadzisz własną firmę lub pracujesz w księgowości, czy kadrach, musisz wiedzieć, na czym polega przechowywanie dokumentów, ile lat trzeba je przechowywać i w jaki...

Czym są dokumenty RP7?

Formularz ZUS ERP-7 odgrywa kluczową rolę w poświadczaniu zarobków pracownika. W 2018 roku tradycyjny formularz RP-7 przeszedł znaczącą transformację, w wyniku której powstał zaktualizowany...

Jak długo należy przechowywać listy obecności pracowników

Prowadzenie dokładnych rejestrów czasu pracy pracowników jest niezbędne dla każdej firmy lub organizacji. Informacje te są ważne nie tylko do prawidłowego przetwarzania listy płac, ale takż...

Jak długo należy przechowywać dokumenty ZUS (deklaracje)

Jako jedna z głównych instytucji ubezpieczeń społecznych w kraju, ZUS odgrywa istotną rolę w zapewnieniu bezpieczeństwa socjalnego milionom Polaków — ponad 90% Polaków korzysta z usług Z...

Co to jest informacja niejawna i jak należy ją zabezpieczać

Dzięki stale rosnącemu znaczeniu informacji w naszym społeczeństwie ochrona informacji niejawnych stała się kluczowym zagadnieniem. Ustawa o ochronie informacji niejawnych definiuje informacje ...

Co to jest informacja tajna i jak należy ją zabezpieczać

W dwudziestym pierwszym wieku ochrona informacji jest ważniejsza niż kiedykolwiek wcześniej. Współczesne firmy mogą przetwarzać zarówno dane osobowe od nazwisk po numery IP, jak i dane bizneso...

Jak zutylizować kartę płatniczą - czyli co zrobić ze starą kartą

Kradzież tożsamości jest niestety na porządku dziennym  w dzisiejszej Polsce. Wraz z rozwojem cyberprzestępczości coraz ważniejsza staje się ochrona naszych danych osobowych. Jednym z najczę...

EkoAkta - Poufność. Bezpieczeństwo. Ekologia.
Archiwizacja dokumentów, digitalizacja dokumentów, przechowywanie dokumentów, niszczenie dokumentów, skanowanie dokumentów.