Powierzchnia biurowa kosztuje zbyt dużo, żeby zajmować ją segregatorami. A jednak w większości firm właśnie tak wygląda rzeczywistość. Sprawdź, jak odzyskać przestrzeń i zapanować nad dokumentacją firmową i oddaj ten problem w ręce Ekoakta.

Ile miejsca zajmuje archiwum dokumentów i dlaczego to poważny problem biznesowy?

Segregatory, pudła archiwizacyjne, przepełnione szafy i dokumenty zalegające na parapetach. Brzmi znajomo? To widok, który zna większość osób pracujących w firmach prowadzących dokumentację papierową od kilku lub kilkunastu lat. Problem nie polega na tym, że pracownicy odkładają to na później. Problem polega na tym, że dokumentów przybywa szybciej, niż biuro jest w stanie je pomieścić, a pracownicy nad nimi zapanować.

Warto uzmysłowić sobie skalę tego zjawiska. Ile miejsca zajmują dokumenty papierowe w typowej firmie? Już nawet firma działająca 5 lat, może zgromadzić zasób, który zajmuje kilkadziesiąt metrów bieżących półek. To przestrzeń biurowa, za którą firma płaci czynsz, ogrzewa ją i ubezpiecza, a która nie generuje żadnej wartości operacyjnej.

Do kosztów powierzchni dochodzą koszty ukryte. Czas pracowników poświęcany na wyszukiwanie dokumentów w nieuporządkowanym archiwum to koszt, który nie pojawia się w dokumentacji finansowej, ale obciąża firmę. Badania pokazują, że pracownicy biurowi spędzają średnio kilka procent swojego czasu pracy na szukaniu informacji w dokumentach papierowych. W skali roku to tygodnie straconej produktywności.

Istnieje też wymiar prawny tego problemu. Prawo pracy w archiwizacji oraz przepisy podatkowe i rachunkowe nakładają na przedsiębiorców obowiązek przechowywania określonych kategorii dokumentów przez ściśle wyznaczony czas. 

Firma nie może po prostu pozbyć się dokumentów, bo zabrakło miejsca. Musi przechowywać je przez wymagany okres, zapewniając jednocześnie odpowiednie warunki ochrony. To oznacza, że problem rosnącego archiwum nie rozwiązuje się sam z upływem czasu. Bez świadomego działania będzie się tylko pogłębiał.

Jak zmniejszyć ilość dokumentów w biurze, kiedy własne archiwum przestaje wystarczać?

Pierwsze podejście, po które sięga większość firm, to reorganizacja własnego archiwum. Lepsze oznakowanie segregatorów, nowe regały, wydzielenie osobnego pomieszczenia na dokumenty. To działania, które przynoszą ulgę na jakiś czas. 

Problem w tym, że dokumentów przybywa nieustannie, a przestrzeń biurowa jest skończona. Prędzej czy później firma wraca do punktu wyjścia, tylko z większym zasobem do opanowania.

Dlatego też to, jak zorganizować archiwum w małym biurze to pytanie, które traci sens w momencie, gdy zasób archiwalny przekracza możliwości lokalowe firmy. Wtedy reorganizacja przestaje być rozwiązaniem i staje się odkładaniem problemu w czasie. Potrzebne jest inne podejście, które trwale zmienia sposób zarządzania dokumentacją, a nie tylko porządkuje to, co już istnieje.

Jednym z pierwszych kroków wartych rozważenia jest brakowanie dokumentów, czyli weryfikacja, które akta można już zlikwidować zgodnie z obowiązującymi przepisami. Wiele firm przechowuje dokumenty latami ponad wymagany okres, bo nikt nie miał czasu sprawdzić terminów retencji. Ekoakta przeprowadza certyfikowane niszczenie przeterminowanej dokumentacji, co pozwala natychmiast odzyskać część zajmowanej przestrzeni.

Kolejnym krokiem jest digitalizacja dokumentów, która eliminuje potrzebę fizycznego przechowywania całych kategorii akt. Zeskanowane i poprawnie zaindeksowane dokumenty zajmują miejsce na serwerze, a nie na półce. Dla wielu firm elektroniczna teczka personalna pracowników to pierwsze wdrożenie digitalizacji, które przynosi natychmiastowo odczuwalną różnicę w codziennej pracy działu HR.

Jednak najbardziej kompleksowym rozwiązaniem problemu rosnącego archiwum jest outsourcing przechowywania dokumentów. Zamiast szukać kolejnych metrów kwadratowych w biurze, firma przekazuje dokumentację do zewnętrznego archiwum Ekoakta, gdzie jest ona bezpiecznie przechowywana w kontrolowanych warunkach przez cały wymagany okres. 

Przechowywanie dokumentów poza siedzibą firmy to nie tylko oszczędność przestrzeni. To też przeniesienie odpowiedzialności za bezpieczeństwo dokumentacji na partnera, który dysponuje odpowiednią infrastrukturą i wiedzą.

Jak przechowywać dokumenty żeby oszczędzić miejsce z pomocą Ekoakta?

Nasi pracownicy wiedzą, jak zoptymalizować archiwum dokumentów. Nie oferujemy jednego uniwersalnego rozwiązania, bo każda firma ma inną specyfikę, inny zasób archiwalny i inne potrzeby. Dopasowujemy zakres współpracy do sytuacji klienta, proponując kombinację usług, która przynosi największą korzyść przy najmniejszym zaangażowaniu po stronie firmy zlecającej.

Firmy, które decydują się na współpracę z Ekoakta w zakresie optymalizacji archiwum, mogą skorzystać z czterech ścieżek:

  • Certyfikowane niszczenie przeterminowanych akt: odbieramy dokumenty, których okres przechowywania minął, niszczymy je certyfikowanym sprzętem przemysłowym i wystawiamy dokument potwierdzający prawidłowość procesu
  • Archiwizacja dokumentów poza siedzibą firmy: przejmujemy wskazaną dokumentację do naszych obiektów, gdzie jest bezpiecznie przechowywana przez wymagany czas i dostępna na żądanie
  • Digitalizacja dokumentów: przekształcamy papierowe akta w cyfrowe, poprawnie zaindeksowane pliki, które zajmują miejsce na serwerze zamiast na półce, a dostęp do nich jest natychmiastowy z każdego miejsca
  • Przechowywanie dokumentów z bieżącym zarządzaniem terminami retencji: pilnujemy, które dokumenty mogą zostać zlikwidowane i kiedy, eliminując ryzyko przetrzymywania akt ponad wymagany okres

Sposób na to, jak ograniczyć papier w firmie i jednocześnie zachować pełną zgodność z przepisami to wyzwanie, które wymaga wiedzy z zakresu prawa archiwalnego, ochrony danych osobowych i praktyki zarządzania dokumentacją. Ekoakta łączy te kompetencje w jednym miejscu. Nasi klienci nie muszą być ekspertami od przepisów archiwalnych. Wystarczy, że powierzą nam swój zasób, a my zadbamy o resztę.

Firmy, które skutecznie rozwiązały problem rosnącej dokumentacji, mają jedną wspólną cechę: zdecydowały się działać zanim problem urósł do rozmiarów trudnych do opanowania. Wiemy, jak zmniejszyć archiwum dokumentów w sposób trwały. Skontaktuj się z nami i sprawdź, jakie rozwiązanie najlepiej odpowiada potrzebom Twojej organizacji.

FAQ –  zarządzanie archiwum dokumentów

Ile miejsca mogą zajmować dokumenty w firmie?

Nawet w kilkuletniej firmie archiwum papierowe może zajmować kilkadziesiąt metrów bieżących półek. To realny koszt związany z wynajmem powierzchni, jej utrzymaniem i organizacją.

Jak najszybciej zmniejszyć ilość dokumentów w biurze?

Najskuteczniejsze działania to brakowanie przeterminowanych dokumentów, digitalizacja akt oraz przeniesienie części archiwum do zewnętrznego magazynu. Każdy z tych kroków pozwala odzyskać przestrzeń i uporządkować dokumentację.

Czy przechowywanie dokumentów poza firmą to dobre rozwiązanie?

Tak. Outsourcing archiwum pozwala zaoszczędzić miejsce, zwiększyć bezpieczeństwo dokumentów i zdjąć z firmy obowiązek pilnowania terminów oraz warunków przechowywania.