Urzędy miast, starostwa powiatowe, urzędy wojewódzkie oraz inne instytucje, które gromadzą dokumenty zawierające dane osobowe, muszą zadbać o odpowiednie warunki ich przechowywania. Przez cały ten czas konieczne jest zapewnianie im należytej ochrony na gruncie systemu archiwizacji urzędowej. Jak to zrobić? Pomocą będzie spis kontrolny dokumentacji – checklista, która pozwala zweryfikować, czy realizowane jest efektywne zarządzanie dokumentami w urzędzie.

System archiwizacji urzędowej – jak powinien wyglądać?

Cała archiwizacja dokumentów powinna być prowadzona w sposób systemowy. Kierownik urzędu zobowiązany jest do zapewnienia bezpieczeństwa danych na wielu poziomach. Dokumentacja powinna być więc solidnie chroniona, a z drugiej strony – dostępna dla uprawnionych podmiotów. Przeszukiwanie nieuporządkowanego archiwum urzędu wiązałoby się ze stratą czasu.

Efektywne zarządzanie dokumentami w urzędzie wymaga:

  • prawidłowego oznaczenia akt,
  • przypisania dokumentów z danego okresu i opisania ich,
  • wyznaczenia terminu brakowania,
  • zapewnienia dokumentacji odpowiednich, bezpiecznych warunków przechowywania. 

System archiwizacji dokumentów nie musi być skomplikowany, ale powinien uwzględniać procedury przekazywania z rąk urzędników i innych pracowników danej instytucji ważnych akt do archiwum i ich segregowania do daty, w której będą mogły zostać zutylizowane. 

Zarządzanie dokumentacją biurową – checklista

Na checkliście, ujmującej kwestie zarządzania dokumentacją biurową, znajdują się:

  • podział dokumentacji archiwalnej na 4 kategorie: A, B, BC i BE;
  • segregacja i kwalifikacja poszczególnych akt do właściwych pojemników;
  • opisywanie pojemników z dokumentami;
  • zabezpieczenie dokumentów osobowych zgodnie z zasadami RODO.

Efektywne zarządzanie dokumentami w urzędzie wymaga wygospodarowania pomieszczeń na bezpieczne i uporządkowane archiwum. Jak przed chwilą wspomnieliśmy, dokumenty powinny być dzielone na cztery kategorie:

  • A – dokumenty przechowywane wieczyście, które po upływie 25 lat od daty wygenerowania są przekazywane właściwej jednostce Archiwum Państwowego.
  • B – dokumenty niearchiwalne, które powinny być przechowywane przez określony czas, np. kategoria B10 oznacza dokument wymagający archiwizacji przez 10 lat.
  • BC – akta o krótkotrwałym znaczeniu, które przechowywane są najczęściej nie dłużej niż 12 miesięcy.
  • BE – kategoria dokumentów wymagających ekspertyzy po upływie określonego czasu – jeśli w jej wyniku specjalista uzna, że nie odznaczają się wartością kulturową, historyczną i administracyjną, można je zutylizować. 

Przy opisywaniu pojemników z dokumentami należy wskazać:

  • kod kategorii dokumentów z określeniem terminu przechowywania akt, np. B10;
  • nazwę działu;
  • rodzaj dokumentacji;
  • datę wygenerowania.

Dzięki takim skrupulatnym działaniom można łatwiej zachować porządek w archiwum i uprościć urzędnikom znalezienie pożądanych „papierów”, jeśli zajdzie taka potrzeba. 

Dokumenty osobowe powinny być przetwarzane i archiwizowane przez okresy wskazane w rozporządzeniu RODO. To bardzo ważne w ramach zarządzania dokumentacją biurową, ponieważ za wyciek czy ujawnienie informacji grożą kary finansowe. 

Jak realizować efektywne zarządzanie dokumentami w urzędzie w formie cyfrowej?

W polskich urzędach jeszcze nie jest normą zmiana formy papierowych dokumentów na cyfrową. Niemniej nowe akta mogą być już kreowane w formie zdigitalizowanej i także wtedy  muszą być dobrze chronione i archiwizowane. Jeśli dany urząd dysponuje plikami cyfrowymi, powinny być przechowywane tak, aby spełnione były przyjmowane standardy bezpieczeństwa. 

Należy przy tym:

  • Prawidłowo opisywać pliki – nazwa pliku i folderu ma pozwalać na jednoznaczną identyfikację cyfrowego dokumentu.
  • Stosować zabezpieczenia plików cyfrowych – dla ochrony przed niepożądanym dostępem powinny one być szyfrowane, albo należy stosować hasła i ograniczone możliwości dostępu do nich.
  • Przechowywać cyfrowe dokumenty na bezpiecznych serwerach w serwerowniach, które są zabezpieczone przed włamaniem, kradzieżą, zniszczeniem, pożarem czy powodzią. 

Urząd nie musi bazować jedynie na własnym archiwum, zwłaszcza jeśli brakuje miejsca i środków na jego prawidłowe zorganizowanie. System archiwizacji urzędowej może funkcjonować również poza jednostką organizacyjną. Może ona korzystać z usług archiwizowania danych zewnętrznie. Nasza firma zapewnia bezpieczeństwo danych, odpowiednie ich opisywanie, ułatwiony dostęp dla osób uprawnionych oraz sprawną logistykę. 

Korzystając z pomocy specjalistów z Ekoakta i posiłkując się checklistą, masz gwarancję, że dokumenty są odpowiednio chronione, a odnalezienie akt nie zajmuje dużo czasu.

Jakie elementy należy sprawdzić podczas kontroli przechowywania dokumentów w urzędzie?

Podczas kontroli warto zweryfikować sposób klasyfikacji dokumentacji, kompletność ewidencji, prawidłowość oznaczania teczek oraz warunki przechowywania akt. Istotne znaczenie ma także sprawdzenie terminów archiwizacji, zasad udostępniania dokumentów oraz zgodności procedur z obowiązującymi przepisami kancelaryjnymi i archiwalnymi. Ekoakta wspiera jednostki administracji publicznej w organizacji archiwów oraz przygotowaniu dokumentacji do kontroli i audytów.

Jakie są najczęstsze błędy w przechowywaniu dokumentacji urzędowej?

Do najczęściej spotykanych problemów należą nieprawidłowe oznaczanie teczek, brak aktualnej ewidencji dokumentów, nieprzestrzeganie okresów przechowywania oraz niewłaściwe warunki magazynowania akt. Częstym błędem jest również przechowywanie dokumentów w sposób utrudniający ich szybkie odnalezienie lub kontrolę dostępu. Ekoakta pomaga urzędom eliminować takie nieprawidłowości i wdrażać skuteczne procedury zarządzania dokumentacją.

Jak przygotować archiwum urzędu do kontroli zewnętrznej?

Przygotowanie do kontroli powinno obejmować uporządkowanie dokumentacji, aktualizację ewidencji archiwalnej, weryfikację oznaczeń teczek oraz sprawdzenie zgodności procedur z obowiązującymi regulacjami. Warto również przeprowadzić wewnętrzny przegląd archiwum, aby wcześniej wykryć potencjalne nieprawidłowości. Ekoakta wspiera jednostki publiczne w przygotowywaniu archiwów do kontroli oraz usprawnianiu procesów związanych z przechowywaniem dokumentów.

Kto odpowiada za prawidłowe przechowywanie dokumentów w urzędzie?

Za organizację i prawidłowe przechowywanie dokumentacji odpowiada kierownictwo jednostki, które wyznacza osoby odpowiedzialne za prowadzenie archiwum zakładowego i nadzór nad dokumentacją. W praktyce obowiązki te często realizują archiwiści zakładowi lub pracownicy administracyjni odpowiedzialni za zarządzanie dokumentami. Ekoakta wspiera urzędy w organizacji archiwów oraz wdrażaniu procedur zapewniających zgodność z wymaganiami archiwalnymi i kancelaryjnymi.