Dokumenty, które trafiają do archiwum, muszą być zabezpieczone m.in. przed osobami postronnymi. W ten sposób chronimy dane przed kradzieżą, wyciekiem i bezprawnym wykorzystaniem. Ale dostęp do nich nie jest całkowicie ograniczony – wciąż mają go powołane do tego osoby. Sprawdź, kto może go uzyskać i na jakich warunkach.
Uprawnienia dostępu do dokumentów zarchiwizowanych
Dostęp do dokumentów zarchiwizowanych co do zasady jest mocno ograniczony. Ideą procesu archiwizacji jest zabezpieczenie danych w taki sposób, aby nie trafiły one w niepowołane ręce. Z drugiej strony, dokumenty przechowujemy po to, aby w razie potrzeby można było do nich wrócić. Dlatego należy wypracować taki system archiwizacji, który zapewni ochronę danych, a jednocześnie łatwy dostęp do nich.
Uprawnienia dostępu do dokumentów zarchiwizowanych to problem, który może być rozwiązany na wiele sposobów. Wszystko zależy od tego, kto w firmie zajmuje się archiwizacją oraz jacy pracownicy mają wgląd do poszczególnych dokumentów. Niedopuszczalne jest na przykład, aby zatrudnieni w dziale kontroli jakości przeglądali dokumenty kadrowe.
Nadawanie dostępu do dokumentów archiwalnych
W idealnym modelu archiwizacji dokumentów opiekę nad dokumentami sprawuje archiwista, który udostępnia dokumenty uprawnionym. Dziś jednak większość firm nie zatrudnia takiego specjalisty, zatem archiwum zakładowe prowadzone jest przez pracowników biurowych. Niemniej jednak należy zadbać o prawidłowe nadawanie dostępu do dokumentów.
Co do zasady wgląd w dokumentację archiwalną mogą mieć wyłącznie uprawnieni do tego pracownicy. Uprawnienia te nadaje kierownik jednostki, który jest odpowiedzialny za prawidłowe przechowywanie dokumentów. Osoba sprawująca nadzór nad archiwum powinna każdorazowo zapisywać komu i z jakiego powodu wydała poszczególne dokumenty. Pozwala to egzekwować ich zwrot w momencie, gdy nie są już potrzebne w bieżącej pracy.
Na czym polega zarządzanie dostępem do dokumentów?
Zarządzanie dostępem do dokumentów to system, w ramach którego są one przekazywane pracownikom lub bezpośrednio osobom trzecim (na przykład urzędnikom w ramach prowadzonego postępowania lub kontroli). Z zasady pracownik powinien mieć dostęp wyłącznie do dokumentacji, z którą pracuje. Na przykład dział kadr może uzyskać akta osobowe pracowników, natomiast dział księgowości – faktury, rachunki, sprawozdania finansowe czy deklaracje podatkowe. Dokumenty można też wydać osobie, która posiada stosowne pełnomocnictwo. Najczęściej wydaje je kierownik jednostki, ale może mieć też charakter urzędowy.
Wypracowanie prawidłowego systemu udostępniania danych jest ważne, ponieważ umożliwia:
- ograniczenie ryzyka wycieku lub kradzieży,
- zachowanie porządku w archiwum,
- egzekwowanie dokumentów od osób, którym zostały wydane,
- zachowanie zgodności z przepisami.
Kto ma dostęp do dokumentów archiwalnych po likwidacji firmy?
Szczególną sytuacja, w której dokumenty zarchiwizowane przechodzą pod opiekę innej jednostki, jest likwidacja firmy. Ma do nich dostęp likwidator lub syndyk, który odpowiada również za ich przechowywanie. Gdy procedura likwidacji zostanie zakończona, dokumenty przekazywane są do jednostki terenowej Archiwum Państwowego. Dostęp do dokumentów pracowników mają wyłącznie archiwiści. Czasami jednak są one potrzebne, aby uzyskać wyższe świadczenie emerytalne. Wtedy też zainteresowany może zgłosić się do Archiwum Państwowego i otrzymać kopie dokumentów. Dostęp do innego rodzaju akt, na przykład księgowych, mogą uzyskać urzędnicy lub inne osoby mające interes prawny.
Dostęp do dokumentów zarchiwizowanych a archiwum zewnętrzne
Archiwizacja i przechowywanie dokumentów w firmie mogą odbywać się nie w jej siedzibie, a w archiwum zewnętrznym. Jak wygląda kwestia dostępu do danych w takim przypadku? Głównym zadaniem archiwistów jest zapewnienie wysokiego poziomu bezpieczeństwa, zatem dokumenty mogą być udostępniane wyłącznie osobom do tego uprawnionym. Jedną z nich jest kierownik jednostki, ale wniosek o wydanie dokumentów może też sporządzić pracownik, jeśli został przez niego wskazany. Wszelkie kwestie związane z udostępnianiem dokumentacji omawiane są na samym początku współpracy. Dzięki temu unikamy sytuacji, w której dane trafiłyby w niepowołane ręce, a jednocześnie zapewniamy szybki dostęp do dokumentacji, gdy tylko zaistnieje taka potrzeba.
Dostęp do dokumentów zarchiwizowanych w Ekoakta
Jako archiwum zewnętrzne zapewniamy stały dostęp do dokumentów zarchiwizowanych. Czuwamy jednak nad tym, aby nie trafiły one w ręce osób niepowołanych. Dlatego bardzo ważne jest wypracowanie systemu, w ramach którego dokumentacja w razie potrzeby zostanie wydana. Każdy taki incydent zostaje odnotowany, dzięki czemu mamy większą kontrolę nad obiegiem dokumentów.
Akta, które trafiają do archiwum, wciąż są dostępne dla osób upoważnionych. Jednak kluczowe jest ustalenie, komu i w jakich sytuacjach mogą być wydawane. W Ekoakta dbamy, aby nasi klienci nie musieli długo oczekiwać na przekazanie dokumentacji archiwalnej, a jednocześnie zapewniamy wysoki poziom bezpieczeństwa danych.
Dostęp do dokumentów archiwalnych powinny mieć wyłącznie osoby upoważnione do wykonywania określonych obowiązków służbowych. W zależności od rodzaju dokumentacji mogą to być pracownicy działów kadr, księgowości, administracji, audytu lub osoby zarządzające organizacją. Ograniczenie dostępu jest kluczowe dla ochrony danych osobowych oraz poufnych informacji biznesowych. Ekoakta pomaga firmom wdrażać zasady zarządzania dokumentacją, które zwiększają bezpieczeństwo i kontrolę nad dostępem do archiwów. Proces nadawania uprawnień powinien opierać się na zasadzie minimalnego dostępu, czyli przyznawaniu pracownikom wyłącznie tych uprawnień, które są niezbędne do wykonywania ich obowiązków. Równie ważne jest regularne weryfikowanie uprawnień oraz ich usuwanie w przypadku zmiany stanowiska lub zakończenia współpracy z pracownikiem. Ekoakta wspiera organizacje w porządkowaniu procesów związanych z zarządzaniem dokumentacją i kontrolą dostępu do archiwów. Tak, prowadzenie ewidencji udostępniania dokumentów jest dobrą praktyką i często stanowi istotny element systemu bezpieczeństwa informacji. Dzięki rejestrowaniu osób korzystających z dokumentacji można łatwiej kontrolować przepływ informacji oraz szybciej wyjaśniać ewentualne nieprawidłowości. Ekoakta pomaga organizacjom wdrażać rozwiązania zwiększające przejrzystość i bezpieczeństwo zarządzania archiwami. Skuteczna ochrona archiwum wymaga połączenia zabezpieczeń organizacyjnych i technicznych. Obejmuje to m.in. kontrolę dostępu do pomieszczeń, stosowanie systemów uprawnień, monitoring, odpowiednie procedury udostępniania dokumentów oraz regularne przeglądy bezpieczeństwa. W przypadku archiwów elektronicznych istotne znaczenie mają również szyfrowanie danych i zarządzanie dostępem użytkowników. Ekoakta wspiera firmy w organizacji bezpiecznych archiwów, pomagając chronić dokumentację przed utratą, uszkodzeniem i nieuprawnionym dostępem.
