Archiwizacja dokumentów księgowych

Prowadzona w firmie dokumentacja powinna być kompletowana, klasyfikowana i przechowywana przez okres wyznaczonymi przepisami prawnymi. Ważne jest przykładanie wagi do robienia tego prawidłowo, ponieważ w każdym momencie przedsiębiorca może zostać skontrolowany przez Urząd Skarbowy. Tylko zachowanie rzetelności pozwoli uniknąć nieścisłości, które z kolei mogą spowodować pociągnięcie do odpowiedzialności karnoskarbowej.

Księgi rachunkowe, sprawozdania finansowe, raporty z inwentaryzacji – archiwizacja dokumentów księgowych obejmuje cały szereg dokumentów i nie jest wcale tak łatwa do zrealizowania. Przede wszystkim przechowywanie dokumentów księgowych musi odbywać się w sposób trwały. Nie można zatem dopuścić do zniszczenia tych materiałów przed upływem minimalnego okresu składowania. I tak, księgi rachunkowe należy przechowywać przez 5 lat, karty wynagrodzeń pracowników – co najmniej 5 lat, dokumenty związane z reklamacjami i rękojmią – minimum rok od rozliczenia reklamacji albo upływu rękojmi.

Przy okazji, warto wspomnieć o obowiązkach, jakie spoczywają na płatnikach VAT. Zgodnie z ustawą przechowywanie dokumentacji podatkowej jest obowiązkiem każdego podatnika w celu rozliczania podatku. Do niego zatem należy archiwizacja faktur – przechowywać je trzeba minimum przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym należało opłacić podatek. Co więcej, gromadzone faktury, należy segregować według okresu rozliczeniowego, w dowolny sposób, ale umożliwiający ich łatwe odnalezienie, spełniając wymogi autentyczności pochodzenia faktur.

Archiwizacja dokumentów kadrowych

Na przedsiębiorcach mogą spoczywać również inne obowiązki związane z prowadzeniem przez nich działalności. Jeśli zatrudniają pracowników, muszą przechowywać dokumentacją kadrową, czyli akta osobowe, karty wynagrodzeń i innych wypłacanych świadczeń, ewidencję czasu pracy itp. Taką dokumentację, ze względu na to, iż na jej podstawie ustala się wymiar emerytury bądź renty, należy przechowywać 50 lat od zakończenia pracy u danego przedsiębiorcy. Inaczej wygląda to w przypadku dokumentów o krótkotrwałym znaczeniu praktycznym. Listy obecności trzeba archiwizować przez 2 lata, BHP – 25 lat (dokumentacja wypadków inwalidzkich) i 10 lat (dokumentacja wypadków i chorób zawodowych), ZUS – 5 lat.

Przechowywanie dokumentacji firmy

Gromadzona dokumentacja firmowa, czy to księgowa, czy kadrowa, może być przechowywana w miejscu prowadzenia działalności gospodarczej, siedzibie firmy, biurze księgowym, a także można ją przekazać firmie profesjonalnie zajmującej się archiwizacją i przechowywaniem dokumentów.

Najważniejsze jest zapewnienie tego rodzaju dokumentom nienaruszalności danych i chronienie ich od uszkodzeń czy zniszczeń.

Masz Pytania?

Jak długo przechowywać dokumenty księgowe?

Dokumenty księgowe należy przechowywać przez okres 5 lat – jest ważne, aby przechowywać dokumentację taką jak dowody księgowe, księgi rachunkowe czy też inne pisma mogące potwierdzić wydatki i przychody.

Dokumentacja księgowa oraz kadrowo-płacowa stanowi podstawę rozliczeń każdej firmy. Istotnym jest nie tylko gromadzenie kompletnej dokumentacji, ale również zapewnienie jej prawidłowego przechowywania w okresie wyznaczonym przepisami prawa. Proces archiwizacji dokumentów księgowych oraz dokumentów kadrowych nie jest prosty, wymaga bowiem dobrej znajomości przepisów w ww. zakresie oraz odpowiedzialności.

Archiwizacja dokumentów księgowych

Archiwizacja dokumentów księgowych obejmuje całość zgromadzonej w ciągu roku dokumentacji finansowej firmy, przechowywanej w zależności od rodzaju dokumentu przez znacznie różniące się okresy czasu. Archiwizacją dokumentów księgowych należy objąć księgi rachunkowe wraz z dowodami księgowymi, zatwierdzone sprawozdania finansowe oraz dokumenty inwentaryzacyjne.

Archiwizowanie dokumentów księgowych podlega pewnym ustalonym zasadom, które muszą zostać ujęte w przepisie każdej instytucji w formie zarządzenia lub instrukcji. Pierwszą zasadą jest sposób grupowania dokumentów przeznaczonych do archiwizacji, np. w układzie tematycznym, następnie musi zostać określony podział na okresy sprawozdawcze w układzie chronologicznym. Kolejnym punktem będzie przyjęcie prawidłowego, trwałego i widocznego oznakowania archiwizowanych dokumentów księgowych, co zapewni szybkie i łatwe wyszukiwanie.

Archiwizacja dokumentów kadrowych

Archiwizacja dokumentów kadrowych obejmuje całość dokumentacji związanej z zatrudnieniem pracownika. Dokumenty te stanowią podstawę informacji wynikających z przepisów emerytalno-rentowych, toteż okres ich archiwizacji jest zazwyczaj dość długi. Do dokumentów tych należy zaliczyć przede wszystkim:

  • akta osobowe pracownika,
  • karty wynagrodzeń,
  • ewidencję czasu pracy,
  • dokumentację wypadków i chorób zawodowych.

Archiwizacja dokumentów kadrowych podlega takim samym zasadom, co dokumentacja księgowa.

Przechowywanie dokumentów

Bardzo istotnym jest właściwe zabezpieczenie dokumentacji przed zniszczeniem i działaniem szkodliwych czynników oraz przed dostępem osób nieuprawnionych. Równie ważnym jest wskazanie miejsca przechowywania dokumentów.

Miejsce przechowywania dokumentów księgowych reguluje art. 73 ustawy o rachunkowości. Przechowywanie dokumentów powinno zasadniczo odbywać się w siedzibie firmy, ale ustawodawca przewidział również możliwość przekazania dokumentów do przechowywania innej jednostce świadczącej usługi w zakresie przechowywania dokumentów. Jednostką taką mogą być biura rachunkowe lub inne firmy oferujące archiwizację i przechowywanie dokumentacji.

W przypadku przekazania zbiorów dokumentacji do przechowywania innej jednostce, kierownik firmy jest obowiązany powiadomić właściwy Urząd Skarbowy o miejscu ich przechowywania w terminie 15 dni od dnia ich wydania oraz musi się zobowiązać do zapewnienia ich dostępności uprawnionym organom kontroli zewnętrznej lub nadzoru.

Okresy przechowywania dokumentów

Terminy przechowywania dokumentów zostały ustawowo określone. Ze względu na okres przechowywania dokumentów dokumenty dzieli się na przechowywane w sposób trwały, oraz dokumenty przechowywane okresowo.

Okres, przez jaki należy przechowywać dokumenty oblicza się od początku roku następujące po roku obrotowym, którego dokumenty dotyczą. Do dokumentów archiwalnych przechowywanych w sposób trwały należą przede wszystkim zatwierdzone sprawozdania finansowe. W większości długość archiwizacji dokumentów wynosi 5 lat. Należą do nich. m.in. księgi rachunkowe i dowody księgowe oraz dokumenty inwentaryzacyjne. W przypadku dokumentacji związanej z dostępem do informacji wynikających z przepisów emerytalnych i rentowych, okres archiwizacji może trwać od 50 lat (akta pracownicze) do 10 lat. Dokumenty o krótkotrwałym znaczeniu praktycznym są zazwyczaj przechowywane przez okres 2 lat.