Bezpieczeństwo dokumentów płacowych – o co należy zadbać?

Przy prowadzeniu działalności gospodarczej, jednym z kluczowych aspektów, które muszą być odpowiednio zabezpieczone, jest dokumentacja płacowa. W tym kontekście, terminy przechowywania list płac, bezpieczeństwo dokumentów płacowych oraz prawidłowe archiwizowanie dokumentów płacowych to obszary, na które przedsiębiorcy powinni zwracać szczególną uwagę. W niniejszym artykule przyjrzymy się następującym aspektom: jak dbać o bezpieczeństwo dokumentów płacowych oraz jakie dokumenty płacowe należy przechowywać przez 50 lat.

Dokumentacja płacowa – co do niej zaliczamy?

Zgodnie z art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy, przedsiębiorca jest zobowiązany do prowadzenia i przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej, której zakres szczegółowo określa Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku. W jej skład wchodzą między innymi dokumenty takie, jak: paski zarobkowe, dokumenty płacowe dotyczące wynagrodzeń, sprawozdania związane z płacami i zatrudnianiem, decyzje o przyznaniu premii, nagród, odszkodowań, odprawy i wiele innych.

Chociaż roszczenia pracownika wynikające ze stosunku pracy ulegają przedawnieniu po upływie trzech lat od dnia ich wymagalności, co sugeruje, że dokumentacja pracownicza powinna być przechowywana przez ten sam okres, musimy jednak pamiętać o szczególnych regulacjach. Na mocy art. 125a ust. 4 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, płatnik składek ma obowiązek przechowywania list płac, kart wynagrodzeń czy innych dowodów, które służą do ustalania podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez 50 lat od dnia zakończenia pracy przez ubezpieczonego u danego płatnika. Trzyletni okres przedawnienia roszczeń z tytułu zatrudnienia nie ma tu zastosowania. Wszystkie dokumenty płacowe, które umożliwiają ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, pracodawca powinien przechowywać przez 50 lat (podobnie jak akta osobowe). Przykłady takich dokumentów to listy płac i karty wynagrodzeń. Na pojawiające się wielokrotnie pytanie: ile lat trzeba przechowywać listy płac? odpowiedź brzmi: 50.

Jak archiwizować dokumenty płacowe?

W jaki sposób archiwizuje się dokumenty kadrowe? Archiwizowanie dokumentów płacowych powinno być realizowane zgodnie z obowiązującymi przepisami, które jasno określają, jak długo należy przechowywać konkretne dokumenty. Na przykład lista płac i inne dokumenty, które umożliwiają ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty pracowników, powinny być przechowywane przez co najmniej 5 lat, zgodnie z art. 74 ust. 2 pkt 2 ustawy o rachunkowości.

Archiwizacja dokumentów płacowych wymaga szczególnej troski, biorąc pod uwagę ich długotrwałą wartość dla pracodawcy i pracownika. Przy wyborze materiałów do przechowywania takich dokumentów, szczególna uwaga powinna być zwrócona na jakość wykorzystanych materiałów.

Często stosowane tekturowe teczki i pudła charakteryzują się kwaśnym odczynem, co może mieć szkodliwy wpływ na przechowywane dokumenty. Efektem tego może być rozpad      i żółknięcie papieru, co jest szczególnie niekorzystne przy przechowywaniu dokumentów przez długi okres. Z tego powodu, standardowe teczki i pudła powinny być używane jedynie do krótkotrwałego przechowywania dokumentacji.

W przypadku długotrwałej archiwizacji dokumentów płacowych zalecane jest stosowanie pudeł i teczek wykonanych z tektury bezkwasowej. Tego typu materiały charakteryzują się odczynem pH powyżej 7, co sprzyja ochronie dokumentów przed zniszczeniem. Istotne jest również, aby inne elementy wykorzystane w procesie archiwizacji, takie jak klej, miały neutralny odczyn pH, aby zapewnić kompleksową ochronę przechowywanych dokumentów.

Bezpieczeństwo dokumentów płacowych w dobie cyfryzacji

Bezpieczeństwo dokumentów płacowych to aspekt, który nie może być lekceważony. Pracodawca powinien przechowywać dokumentację płacową w zabezpieczonym miejscu, do którego dostęp mają tylko osoby upoważnione. Może to być archiwum prywatne lub zakładowe. Zadbanie o odpowiednie przechowywanie i archiwizowanie dokumentów płacowych nie tylko spełnia wymogi prawne, ale przede wszystkim chroni prywatność pracowników i utrzymanie zaufania między pracodawcą a pracownikami. Dokumenty te zawierają bowiem wrażliwe dane osobowe, których utrata lub niewłaściwe wykorzystanie mogłoby mieć poważne konsekwencje dla wszystkich zainteresowanych stron.

Co w przypadku, gdy zakład pracy nie istnieje?

Proces odnajdywania dokumentów płacowych zlikwidowanych zakładów pracy może być skomplikowany, jednak istnieje kilka ścieżek, które mogą ułatwić ten proces. W pierwszej kolejności zaleca się nawiązanie kontaktu z ostatnim pracodawcą, następcą prawnym zlikwidowanej jednostki lub jednostką nadrzędną, które mogą posiadać wymagane dokumenty.

W przypadku, gdy ta droga nie przynosi rezultatów, pomocne może okazać się zwrócenie się do Archiwum Państwowego w Warszawie, które prowadzi archiwum dokumentacji płacowej. Posiada ono wiele zasobów, które mogą pomóc w odnalezieniu niezbędnych dokumentów, między innymi również listy płac okres przechowywania.

Kolejną pomocą może być „Baza zlikwidowanych lub przekształconych zakładów pracy”, prowadzona przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych. To narzędzie zawiera szczegółowe informacje o zlikwidowanych firmach, co może ułatwić poszukiwania dokumentów płacowych. Pamiętaj, że odnalezienie tych dokumentów może być istotne dla wielu aspektów twojej sytuacji prawnej i finansowej, w tym dla ustalenia praw do emerytury. Dlatego warto podjąć wszelkie możliwe kroki, aby je odnaleźć.

Postaw na sprawdzone rozwiązania archiwizacyjne

Decyzja o powierzeniu archiwum dokumentów płacowych firmie Ekoakta niesie za sobą szereg korzyści, które mogą znacząco wpłynąć na efektywność funkcjonowania firmy oraz oszczędność zasobów. Ekoakta oferuje elastyczne podejście do wyceny procesu archiwizacji, dostosowując koszty do indywidualnych potrzeb i zakresu prac. Dzięki temu, przedsiębiorstwo ma pełną kontrolę nad kosztami związanymi z przechowywaniem dokumentów.

Dlaczego warto postawić na archiwizację zewnętrznej firmie?

Oddanie archiwum w ręce specjalistów z Ekoakta pozwala na oszczędność czasu. Zamiast zajmować się uciążliwym porządkowaniem dokumentów, przedsiębiorstwo może skoncentrować się na swoich kluczowych działaniach, podczas gdy zadanie archiwizacji zostaje wykonane przez doświadczonych archiwistów. Kolejną zaletą jest pewność, że dokumenty nie zostaną zagubione. Ekoakta gwarantuje, że dostęp do archiwum mają tylko upoważnieni pracownicy, co zwiększa bezpieczeństwo przechowywanych danych.

Ekoakta oferuje również szybki i prosty dostęp do poszczególnych dokumentów, co jest nieocenione w sytuacjach, kiedy wymagane jest natychmiastowe uzyskanie informacji.

Na koniec warto podkreślić, że Ekoakta umożliwia outsourcing obsługi archiwum dokumentów i danych. To oznacza, że wszystkie zadania związane z archiwizacją są realizowane przez specjalistów, co pozwala na uniknięcie błędów i zwiększa efektywność całego procesu.

Jeśli więc chcesz być pewien partnera, który zna odpowiedź na pytanie: jak archiwizować dokumenty płacowe?, wybierz naszą firmę.