Jakie są sposoby niszczenia dokumentów?

Niszczenie dokumentów w świetle przepisów RODO wymaga od firm profesjonalnego podejścia. Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych (RODO) podkreśla konieczność bezpiecznego usuwania danych, by uniemożliwić ich odzyskanie. W tym kontekście istnieje kilka metod niszczenia dokumentów, z których każda ma swoje swoje wymagania oraz zastosowanie w konkretnych przypadkach. 

Zastanawiałeś się kiedyś, jakie ryzyko niesie za sobą niewłaściwe zarządzanie wrażliwymi danymi? Jakie sposoby niszczenia dokumentów są teraz najpopularniejsze? Zapraszamy do lektury naszego artykułu, w którym dokładnie wyjaśniamy wiele kwestii związanych z niszczeniem dokumentów w obecnej erze cyfrowej i w kontekście przepisów RODO. 

Niszczenie dokumentów w biurze. Najpopularniejsze sposoby

Niszczenie dokumentów jest ważnym elementem zapewnienia poufności i bezpieczeństwa danych w środowisku biznesowym. Jednym z powszechnych sposobów jest korzystanie z  profesjonalnych niszczarek biurowych. Dlaczego? Są one często używane ze względu na ich skuteczność i wygodę. Te urządzenia mogą precyzyjnie ciąć papiery na mikroskopijne fragmenty, co uniemożliwia odtworzenie informacji. 

Wybór odpowiedniej niszczarki do biura jest kluczowy dla zapewnienia bezpieczeństwa przetwarzanych danych. Istotnym parametrem, który należy rozważyć, jest poziom bezpieczeństwa urządzenia, oznaczany jako „P” wraz z liczbą od 1 do 7. Ten wskaźnik określa efektywność niszczarki w zakresie uniemożliwienia odtworzenia zniszczonych dokumentów. Urządzenia o wyższych klasach bezpieczeństwa, takie jak P-6 i P-7, są przeznaczone do niszczenia dokumentacji o najwyższym stopniu poufności, ponieważ tną papier na niezwykle małe fragmenty.

W typowych zastosowaniach biurowych, często wystarczające są niszczarki klasy P-4 lub P-5, które efektywnie radzą sobie z utylizacją poufnych informacji, takich jak dokumenty podatkowe czy finansowe. Z kolei do użytku domowego najczęściej rekomendowane są niszczarki klasy od P-1 do P-3, które zapewniają odpowiedni poziom bezpieczeństwa przy jednoczesnym zachowaniu praktyczności i ekonomiczności.

Inną metodą niszczenia danych jest palenie dokumentów w kontrolowanych warunkach, aby zapobiec wyciekom i zagrożeniom dla środowiska. Spalenie dokumentów księgowych, choć wydaje się wygodną metodą niszczenia zwłaszcza przy dużych ilościach, wiąże się z ryzykiem niemożności udowodnienia, że proces został przeprowadzony w sposób kompletny i skuteczny. 

Szczególnie problematyczne jest, gdy pracownik zabiera dokumenty do domu w celu spalenia. W takiej sytuacji, bez możliwości weryfikacji, osoba ta może być pierwszym podejrzanym o niewłaściwe zniszczenie lub utratę danych. W celu uniknięcia takich sytuacji, zaleca się, aby niszczenie dokumentów odbywało się w kontrolowany sposób, najlepiej pod nadzorem specjalnie powołanej komisji. Komisja ta powinna przygotować dokumenty do zniszczenia, nadzorować proces spalania oraz udokumentować cały proces. Pomimo, że spalanie jest akceptowalną metodą, ze względu na jej pracochłonność i ryzyko związane z przechowywaniem i transportem dokumentów, powinna być rozważana jako opcja uzupełniająca. Zdecydowanie preferowanym rozwiązaniem jest korzystanie z niszczarek, które są dostępne na miejscu i pozwalają na bieżące niszczenie danych.  

Niszczenie dokumentów w wodzie również jest stosowane, zwłaszcza dla zabezpieczenia przed przypadkowym odtworzeniem; woda rozpuszcza tusz i dezintegruje papier. W tym przypadku – podobnie jak przy spaleniu powinna dokonać tego komisja, której zadaniem jest spisanie odpowiedniego protokołu oraz czuwanie nad całym procesem.

Dodatkowo, firmy stosują takie metody, jak rozpuszczanie chemiczne, które całkowicie niszczy strukturę papieru. Każda z tych metod jest wybierana w zależności od potrzeb i poziomu bezpieczeństwa wymaganego przez organizację.

Niszczenie dokumentów w Ekoakta

Powyższe przykłady mogą nie pasować do Twojej działalności. Gdzie w takim razie oddać dokumenty do zniszczenia? Skutecznym sposobem jest skorzystanie z naszych usług. Wyróżniamy się na rynku usług niszczenia dokumentów dzięki swojemu kompleksowemu i niezwykle bezpiecznemu podejściu. Jak wygląda to u nas? Proces rozpoczyna się od precyzyjnego przyjęcia zlecenia, gdzie każdy detal dotyczący niszczenia nośników informacji jest dokładnie ustalany z klientem. Następnie, w ramach usługi, Ekoakta dostarczamy do klienta specjalnie zaprojektowane, bezpieczne pojemniki w różnych rozmiarach, zapewniając ochronę zgromadzonych dokumentów. 

Regularna wymiana pojemników zgodna z ustalonym harmonogramem oraz wydanie elektronicznego protokołu odbioru gwarantują przejrzystość i efektywność całego procesu. Dokumenty transportowane są do miejsca zniszczenia w strzeżonych pojazdach z systemem GPS, co zapewnia dodatkowe bezpieczeństwo. Samo niszczenie odbywa się w strzeżonym obiekcie, zgodnie z normą DIN 66399, co umożliwia zachowanie do 3 stopnia utajnienia. 

Ważnym aspektem naszej oferty jest możliwość uczestnictwa klienta w procesie niszczenia lub otrzymania kopii filmu dokumentującego cały proces. Na zakończenie, klient otrzymuje certyfikat zniszczenia będący oficjalnym potwierdzeniem, że dokumenty zostały zniszczone z najwyższą starannością. Całość procesu odzwierciedla profesjonalizm i zaangażowanie Ekoakta w zapewnienie najwyższego poziomu bezpieczeństwa i poufności, co czyni te usługi niezastąpionymi dla firm dbających o ochronę swoich danych.

Dlaczego niszczenie dokumentów jest tak ważne?

Niszczenie dokumentów nabiera kluczowego znaczenia dla każdego przedsiębiorstwa, niezależnie od jego wielkości czy branży. Jest to proces, który znacząco przyczynia się do ochrony poufnych danych, które jeśli zostaną ujawnione, mogą stanowić poważne zagrożenie dla stabilności i ciągłości działalności firmy. Poufne informacje, takie jak: dane osobowe klientów, szczegółowe strategie biznesowe czy finansowe, są wrażliwymi zasobami. Niewłaściwe zarządzanie może prowadzić do strat finansowych, reputacyjnych a nawet prawnych.

Zgodność z prawem stanowi kolejny kluczowy aspekt niszczenia dokumentów. Jako przetwórca danych osobowych, każda firma musi ściśle przestrzegać obowiązujących przepisów dotyczących ochrony danych, takich jak RODO w Unii Europejskiej czy inne lokalne regulacje. Niewłaściwe zarządzanie tymi danymi i ich niszczenie może skutkować surowymi karami finansowymi i prawnymi, co podkreśla wagę odpowiedzialnego postępowania z dokumentami zawierającymi dane osobowe.

Oprócz ochrony informacji i zgodności z prawem, niszczenie dokumentów wpływa również na optymalizację przestrzeni biurowej. Usunięcie starych, niepotrzebnych dokumentów zwalnia przestrzeń, która może być wykorzystana na bardziej aktualne i potrzebne materiały. Jest to szczególnie istotne w czasach, gdy efektywność wykorzystania przestrzeni biurowej ma kluczowe znaczenie dla operacyjnej sprawności przedsiębiorstwa.

Niszczenie dokumentów przyczynia się do oszczędności zasobów. Samodzielne niszczenie dużych ilości dokumentów w firmie jest nie tylko czasochłonne, ale również kosztowne, biorąc pod uwagę zakup i utrzymanie odpowiedniego sprzętu, jak również czas pracy pracowników poświęcony na ten proces. Profesjonalne usługi niszczenia dokumentów oferują efektywność i wygodę, umożliwiając firmom skupienie się na swojej podstawowej działalności, zamiast na zarządzaniu dokumentami.

W Ekoakta oferujemy kompleksowe rozwiązania, które gwarantują nie tylko bezpieczeństwo wrażliwych informacji, ale również optymalizują czas i zasoby firmy. Wybierając nasze usługi, zyskują Państwo pewność, że przekazane dokumenty i dane są niszczone profesjonalnie i zgodnie z najwyższymi standardami.