Każdy przedsiębiorca, który zatrudnia pracowników, zobowiązany jest prowadzić i przechowywać ich dokumentację. W 2019 roku weszły w życie przepisy, które całkowicie zmieniły spojrzenie na kwestię archiwizacji akt osobowych. Choć przewidują one wiele ułatwień dla firm, nakładają jednocześnie pewne obowiązki. Sprawdź, na czym polega przechowywanie dokumentów kadrowych i płacowych oraz jak należy to robić zgodnie z prawem.
Dokumenty kadrowe – przechowywanie
Dokumenty kadrowo-płacowe dzielą się na dwie grupy: akta osobowe oraz dokumenty związane ze stosunkiem pracy. Akta osobowe składają się z 4 części:
- A – dokumenty gromadzone w związku z ubieganiem się o pracę,
- B – dokumenty dotyczące przebiegu zatrudnienia,
- C – dokumenty związane z wygaśnięciem lub zakończeniem stosunku pracy,
- D – dokumenty związane z ponoszeniem odpowiedzialności porządkowej przez pracownika.
Natomiast dokumentacja dotycząca przebiegu zatrudnienia to na przykład:
- ewidencja czasu pracy,
- wnioski urlopowe i inne dokumenty dotyczące urlopów,
- karty wynagrodzeń i innych świadczeń pieniężnych,
- karty ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego.
Wszystkie powyższe dokumenty muszą być gromadzone i przechowywane zarówno w trakcie trwania stosunku pracy, jak i po jego zakończeniu.
Okresy przechowywania dokumentów kadrowych
W 2019 roku wprowadzono zmiany dotyczące przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej. Do tego roku akta osobowe archiwizowane były 50 lat od momentu ustania stosunku pracy, co generowało pewne problemy natury logistycznej. Natomiast od 2019 roku przechowywanie dokumentów kadrowo płacowych trwa co do zasady 10 lat. Wyjątek stanowią akta pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 roku oraz przed 1 stycznia 2019 roku, wobec których pracodawca nie dopełnił obowiązku informacyjnego. W jego gestii leży przekazanie do ZUS dwóch dokumentów: ZUS OSW i ZUS RIA, dzięki czemu okres przechowywania dokumentacji pracowników zatrudnionych po 31 grudnia 1998 i przed 1 stycznia 2019 roku ulega skróceniu z 50 do 10 lat.
Przechowywanie dokumentów płacowych i kadrowych
Jednymi z najbardziej problematycznych w firmie są dokumenty kadrowe. Przechowywanie ich trwa aż 10 lat, podczas gdy na przykład dla dokumentów finansowych okres ten trwa 5 lat. Ponadto akta pracowników zawierają dane osobowe, które pracodawca ma obowiązek zabezpieczyć. Przechowywanie dokumentów płacowych i kadrowych musi odbywać się w taki sposób, aby zapewnić ochronę przed:
- nieautoryzowanym dostępem,
- wyciekiem,
- zniszczeniem
- płowieniem,
- degradacją.
Akta przechowujemy w pomieszczeniach suchych, w których panuje odpowiednia temperatura. Ważne, aby archiwum było zlokalizowane na terenie niezalewowym, z możliwością ogrodzenia. Dokumenty zawierające dane osobowe muszą być przechowywane w specjalnych szafach zamykanych na klucz, co zwiększa poziom bezpieczeństwa.
Zanim akta trafią do archiwum, trzeba odpowiednio je opisać. Wytyczne w tym zakresie określone zostały w ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Jednym z najważniejszych elementów jest wyznaczenie okresu przechowywania, który, jak już wiadomo, najczęściej wynosi 10 lat od momentu ustania zatrudnienia. Zatem, jeśli stosunek pracy zakończył się 31 maja 2025 roku, to akta osobowe pracownika zostaną zniszczone dopiero po 31 maja 2035 roku.
Archiwizacja dokumentów elektronicznych
Zmiana przepisów w 2019 roku umożliwiła pracodawcom prowadzenie elektronicznych teczek pracowników. Jest to prawo, a nie obowiązek, jednak skorzystało z niego wielu przedsiębiorców. E-teczka nie zajmuje miejsca w archiwum, umożliwia też szybki dostęp do akt. Z drugiej strony, generuje pewne problemy w zakresie archiwizacji.
Administratorzy danych muszą zadbać o ich bezpieczeństwo poprzez nadawanie dostępów, haseł czy innego rodzaju uprawnień. Okresy przechowywania dokumentów kadrowych w formie elektronicznej są tożsame z tymi, które przyjęto dla formy papierowej.
Przechowywanie i niszczenie dokumentów kadrowo-płacowych
Przechowywanie dokumentów kadrowo-płacowych, podobnie jak ich niszczenie, obwarowane jest pewnymi restrykcjami. Warto uświadomić sobie, że akta zawierające dane osobowe powinny zostać usunięte niezwłocznie po upływie terminu wymagalności. Taki obowiązek na administratora, w tym przypadku pracodawcę, nakłada RODO. W tym akcie prawnym znajdziemy także możliwe kary, jakimi obarczony jest wyciek danych osobowych.
Dobre praktyki w przechowywaniu dokumentów kadrowo-płacowych
W każdej firmie, która zatrudnia pracowników, powinien powstać regulamin dotyczący archiwizowania dokumentów różnego typu, w tym kadrowo-płacowych. Można powierzyć je również firmie zewnętrznej, która specjalizuje się w archiwizacji i niszczeniu akt. W takim przypadku trzeba opracować wytyczne w zakresie przekazywanie dokumentów na podstawie odpowiedniej umowy.
Powierzenie dokumentów wyspecjalizowanej firmie warto rozważyć chociażby ze względu na długi okres przechowywania akt osobowych i liczne obwarowania prawne. Dzięki temu możesz skupić się na własnych obowiązkach, nie martwiąc się o kwestie formalne.
Do dokumentów wymagających najdłuższego przechowywania należą przede wszystkim akta osobowe pracowników oraz dokumentacja płacowa, w tym listy płac i dokumenty związane z ustalaniem świadczeń emerytalnych i rentowych. Okres przechowywania zależy od daty zatrudnienia pracownika oraz aktualnych przepisów prawa pracy. Ze względu na długie terminy archiwizacji warto zadbać o odpowiednią organizację zasobów. Ekoakta wspiera firmy w bezpiecznym przechowywaniu dokumentacji kadrowo-płacowej oraz zarządzaniu okresami archiwizacji.
Dostęp do dokumentów kadrowych i płacowych powinien być ograniczony wyłącznie do osób, które potrzebują tych informacji do wykonywania swoich obowiązków służbowych. Najczęściej są to pracownicy działów HR, kadr, płac oraz wybrane osoby zarządzające. Ograniczenie dostępu jest istotne zarówno z perspektywy ochrony danych osobowych, jak i zachowania poufności informacji o zatrudnieniu i wynagrodzeniach. Ekoakta pomaga organizacjom wdrażać rozwiązania zwiększające bezpieczeństwo i kontrolę nad dokumentacją pracowniczą.
Dokumentacja pracownicza powinna być przechowywana w sposób uniemożliwiający dostęp osobom nieuprawnionym. W przypadku dokumentów papierowych oznacza to odpowiednio zabezpieczone archiwa i kontrolę dostępu do pomieszczeń, natomiast w przypadku dokumentacji elektronicznej – stosowanie systemów uprawnień, szyfrowania oraz monitorowania aktywności użytkowników. Ekoakta wspiera firmy w organizacji bezpiecznych archiwów oraz wdrażaniu procedur zgodnych z wymogami ochrony danych osobowych.
Tak, digitalizacja dokumentów kadrowych znacząco usprawnia zarządzanie dokumentacją oraz skraca czas potrzebny na wyszukiwanie informacji. Elektroniczne archiwa ułatwiają również przygotowanie dokumentów na potrzeby kontroli, audytów czy obsługi pracowników. Dodatkowo zmniejszają koszty związane z przechowywaniem papierowych akt. Ekoakta pomaga firmom bezpiecznie digitalizować dokumentację HR, zapewniając zgodność z przepisami i łatwy dostęp do danych przez cały okres ich przechowywania.
