Baza wiedzy

Jakie są kategorie archiwalne?

Przechowywane dokumenty mają istotne znaczenie dla zarządzania informacją w każdej organizacji. Efektywna archiwizacja pozwala na szybki dostęp do potrzebnych danych i zapewnia ich bezpieczeństwo. Stosowanie odpowiednich kategorii archiwalnych jest nie tylko wsparciem dla działalności firmy, ale także obowiązkiem wynikającym z przepisów prawnych. Sprawdź, jak wdrożyć w firmie kategorie archiwalne.

Kategoria archiwalna — co to oznacza

Kategorie archiwalne określają zasady, jakimi należy kierować się przy określaniu wartości dokumentów dla organizacji i określają czas ich przechowywania. Podział ten pozwala na racjonalne zarządzanie dokumentacją i zapobiega niepotrzebnemu gromadzeniu danych, które nie mają już wartości operacyjnej czy prawnej. Kategoria archiwalna danego dokumentu determinuje, jak długo musi być on przechowywany w archiwum przed jego ewentualnym zniszczeniem lub przekazaniem do dalszego przechowywania w innych instytucjach. W Polsce, system kategorii archiwalnych jest regulowany przez prawo, które wymaga od organizacji stosowania się do określonych wytycznych.

Jakie są kategorie archiwalne

Rozróżniamy kilka podstawowych kategorii archiwalnych. Kategorie przechowywania dokumentów są zwykle podzielone na dokumenty stałe, czasowe i do bieżącego użytku. 

Dokumenty stałe to te, które ze względu na swoją wartość historyczną lub prawno-dowodową, muszą być przechowywane przez nieokreślony czas. Przykłady obejmują akta osobowe pracowników czy dokumenty założycielskie firmy.

Dokumenty czasowe mają określony termin przechowywania, który po upływie pozwala na ich zniszczenie. Wartość tych dokumentów maleje z czasem, co oznacza, że nie są one potrzebne po wygaśnięciu ich operacyjnej lub prawnej przydatności.

Ostatnia kategoria, dokumenty do bieżącego użytku, to takie, które są potrzebne na co dzień w pracy organizacji i nie wymagają długoterminowego archiwizowania.

Warto również wspomnieć o kategoriach archiwalnych specjalnych, które są przypisywane dokumentom zawierającym dane osobowe lub inne informacje wrażliwe, wymagające szczególnych środków ochrony. Oprócz tego istnieją kategorie dotyczące dokumentacji technicznej i projektowej, które muszą być przechowywane przez okres odpowiadający życiu użytecznemu danego obiektu lub instalacji. Kategoryzacja dokumentów umożliwia organizacjom efektywne zarządzanie swoimi zasobami informacyjnymi oraz zapewnienie zgodności z regulacjami prawnymi i standardami branżowymi.

Oznaczenie kategorii archiwalnej

Dokumenty dzieli się na kategorie, które określają sposób i czas ich przechowywania ze względu na wartość prawno-administracyjną, historyczną, czy kulturową.

Kategoria archiwalna A

Dokumenty zaklasyfikowane jako kategoria archiwalna A uważane są za niezwykle istotne i z tego względu muszą być przechowywane przez cały czas ich istnienia w kontrolowanych i bezpiecznych warunkach. Przypisuje się im fundamentalne znaczenie prawne, administracyjne lub historyczne. W tej kategorii znajdują się dokumenty o znaczącej wartości, takie jak akta konstytucyjne – na przykład ustawy zasadnicze.

Do tej grupy należą również dokumenty:

  • prawne o szczególnym znaczeniu,
  • historyczne, takie jak mapy,
  • administracyjne o kluczowym znaczeniu, w tym dokumenty systemów podatkowych,
  • związane z kulturą i sztuką,
  • naukowe i badawcze,
  • dokumenty religijne.

Kategoria archiwalna BC

Kategoria archiwalna BC obejmuje dokumenty o tzw. krótkotrwałym znaczeniu, które przechowuje się nie dłużej niż rok. Jest to kategoria wtórna, do której zalicza się materiały używane codziennie, takie jak korespondencja biznesowa czy notatki służbowe. Te informacje, potrzebne tylko na krótki czas, po roku mogą być zniszczone. Należy jednak zawsze pamiętać o zachowaniu najwyższego bezpieczeństwa w trakcie niszczenia dokumentów.

Kategoria archiwalna B5

W ramach kategorii B istnieją podkategorie, takie jak kategoria archiwalna B5, która dotyczy dokumentów wymagających przechowywania przez określony czas – w tym wypadku przez 5 lat. Dokumenty te mają wartość użytkową dla organizacji. Przykładem mogą być akta zawierające informacje niezbędne do prowadzenia działalności przez określony okres, ale które po tym czasie tracą swoje znaczenie operacyjne.

Czy konieczne jest oznaczanie kategorii przechowywania dokumentów?

Zgodnie z Ustawą o archiwizacji, wszelkie instytucje, które generują dokumenty o charakterze archiwalnym w trakcie swojej działalności, są zobowiązane do utrzymania odpowiednich archiwów. Przedsiębiorstwa i organizacje produkujące wyłącznie materiały niearchiwalne nie podlegają obowiązkowi archiwizacji, lecz muszą utworzyć składnicę akt, co wynika z przepisów tej samej ustawy.

Prawidłowo zarządzana archiwizacja dokumentów może znacząco przyczynić się do poprawy wydajności pracy. Natomiast nieefektywna organizacja przechowywania dokumentów może prowadzić do przeciwstawnych skutków i kar finansowych.

Zachęcamy do skorzystania z profesjonalnych usług oferowanych przez Ekoakta. Nasze doświadczenie i wiedza w zakresie archiwizacji dokumentów, niszczenia dokumentów oraz zarządzania danymi pozwala nam zapewnić najwyższą jakość usług. Zapewniamy pełne bezpieczeństwo i zgodność z aktualnymi wymogami prawnymi!

Liczą się fakty

Od 2001 roku działamy w Polsce
Obsłużyliśmy ponad 20 000 Klientów
4 oddziały niszczące i 4 archiwa
Spełniamy standardy ISO 27001, ISO 9001
Posiadamy niezbędne zezwolenia i licencje
99,6% zadowolonych Klientów z fachowości i terminowości usług
Gwarantujemy spadek kosztów o min. 30%
Mamy najwyższą polisę OC 10 000 000 zł

Dowiedz się więcej

Jak długo należy przechowywać dokumenty księgowe?

Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą w Polsce, musisz znać wymogi prawne dotyczące przechowywania dokumentacji firmowej. Powinno się efektywnie przechowywać dokumenty związane z księgo...

Jakie dokumenty należy przechowywać 10 lat?

Niezależnie od tego, czy prowadzisz własną firmę lub pracujesz w księgowości, czy kadrach, musisz wiedzieć, na czym polega przechowywanie dokumentów, ile lat trzeba je przechowywać i w jaki...

Czym są dokumenty RP7?

Formularz ZUS ERP-7 odgrywa kluczową rolę w poświadczaniu zarobków pracownika. W 2018 roku tradycyjny formularz RP-7 przeszedł znaczącą transformację, w wyniku której powstał zaktualizowany...

Jak długo należy przechowywać listy obecności pracowników

Prowadzenie dokładnych rejestrów czasu pracy pracowników jest niezbędne dla każdej firmy lub organizacji. Informacje te są ważne nie tylko do prawidłowego przetwarzania listy płac, ale takż...

Jak długo należy przechowywać dokumenty ZUS (deklaracje)

Jako jedna z głównych instytucji ubezpieczeń społecznych w kraju, ZUS odgrywa istotną rolę w zapewnieniu bezpieczeństwa socjalnego milionom Polaków — ponad 90% Polaków korzysta z usług Z...

Co to jest informacja niejawna i jak należy ją zabezpieczać

Dzięki stale rosnącemu znaczeniu informacji w naszym społeczeństwie ochrona informacji niejawnych stała się kluczowym zagadnieniem. Ustawa o ochronie informacji niejawnych definiuje informacje ...

Co to jest informacja tajna i jak należy ją zabezpieczać

W dwudziestym pierwszym wieku ochrona informacji jest ważniejsza niż kiedykolwiek wcześniej. Współczesne firmy mogą przetwarzać zarówno dane osobowe od nazwisk po numery IP, jak i dane bizneso...

Jak zutylizować kartę płatniczą - czyli co zrobić ze starą kartą

Kradzież tożsamości jest niestety na porządku dziennym  w dzisiejszej Polsce. Wraz z rozwojem cyberprzestępczości coraz ważniejsza staje się ochrona naszych danych osobowych. Jednym z najczę...

Referencje klientów

Totalizator Sportowy Sp. z o.o. w Warszawie, Oddział w Krakowie potwierdza, że Ekoakta wykonała dla nas usługi w zakresie kompleksowej, zgodnej z przepisami prawa i naszymi wewnętrznymi procedurami archiwizacji dokumentów i profesjonalnego niszczenia danych.
Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych.
Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera, co pozwala zarekomendować Ekoakta jako sprawdzonego specjalistę w zakresie świadczonych usług

Tomasz Majka
Totalizator Sportowy Sp. z o.o.

Informujemy, że w zakresie niszczenia zasobów archiwalnych korzystamy z usług firmy Ekoakta z Chorzowa.
Jakość usług świadczonych przez firmę Ekoakta i profesjonalna obsługa związana z niszczeniem dokumentów pozwala na polecić tę firmę wszystkim zainteresowanym usługa niszczenia dokumentów.

Oddział Unilever Bestfoods
Unilever Polska SA Zakład Produkcyjny Katowice

Współpraca pomiędzy Żabką Polska SA a firmą Ekoakta rozpoczęła się w 2008 roku w ramach programu bezpiecznej utylizacji dokumentacji poufnej.
Z powierzonego zadania Ekoakta wywiązuje się w znakomity sposób, uwzględniając wszystkie wskazówki i postulaty zleceniodawcy. Niszczenie poufnej dokumentacji wykonywane jest terminowo i z zachowaniem wszelkich procedur wymaganych przez Żabkę Polska SA.
Z pełną odpowiedzialnością można polecić Ekoakta firmom oczekującym wysokiej jakości usług.

Łukasz Skrzypczak
Kierownik Archiwum Żabka Polska SA

Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera.

Marek Kasprzyk
Dyrektor I Inspektoratu PZU S.A. w Krakowie

Z pełnym przekonaniem rekomenduję i polecam usługi firmy Ekoakta. Wszystkie prace były wykonane fachowo i zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. W mojej ocenie Ekoakta spełnia wszystkie wymogi, jakie winna posiadać wyspecjalizowana firma zajmująca się archiwizacją i przechowywaniem dokumentów. Zarówno jakość, jak i terminowość wykonania usług oceniam wysoko. Nie bez znaczenia jest również fakt, że oferta cenowa firmy jest elastyczna i konkurencyjna.

mgr Izabela Żmuda
Dyrektor Szkoły Podstawowej nr 4
im. Kardynała Stefana Wyszyńskiego w Chorzowie

Ekoakta wykonywała dla nas usługi w zakresie kompleksowej archiwizacji i oraz profesjonalnego niszczenia danych. Poziom świadczonych usług gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdza wiarygodność i fachowość firmy Ekoakta.

mgr Halina Szumska
Dyrektor Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Sosnowcu

Poziom usług z zakresu archiwizacji dokumentów świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Nasza współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera. Opierając się na powyższym rekomendujemy firmę Ekoakta jako sprawnego specjalistę w zakresie świadczonych usług.

Krystyna Grzanka
Prezes Zarządu Administracja Domów Mieszkalnych

Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów

Henryk Małysz,
Prezes Zarządu Przedsiębiorstwa Remontów Ulic i Mostów w Gliwicach

Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów.

dr Paweł Huczkowski,
Wiceprezes zarządu Croda Poland Sp. z. o. o.

Dowiedz się więcej

Jak długo należy przechowywać dokumenty księgowe?

Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą w Polsce, musisz znać wymogi prawne dotyczące przechowywania dokumentacji firmowej. Powinno się efektywnie przechowywać dokumenty związane z księgo...

Jakie dokumenty należy przechowywać 10 lat?

Niezależnie od tego, czy prowadzisz własną firmę lub pracujesz w księgowości, czy kadrach, musisz wiedzieć, na czym polega przechowywanie dokumentów, ile lat trzeba je przechowywać i w jaki...

Czym są dokumenty RP7?

Formularz ZUS ERP-7 odgrywa kluczową rolę w poświadczaniu zarobków pracownika. W 2018 roku tradycyjny formularz RP-7 przeszedł znaczącą transformację, w wyniku której powstał zaktualizowany...

Jak długo należy przechowywać listy obecności pracowników

Prowadzenie dokładnych rejestrów czasu pracy pracowników jest niezbędne dla każdej firmy lub organizacji. Informacje te są ważne nie tylko do prawidłowego przetwarzania listy płac, ale takż...

Jak długo należy przechowywać dokumenty ZUS (deklaracje)

Jako jedna z głównych instytucji ubezpieczeń społecznych w kraju, ZUS odgrywa istotną rolę w zapewnieniu bezpieczeństwa socjalnego milionom Polaków — ponad 90% Polaków korzysta z usług Z...

Co to jest informacja niejawna i jak należy ją zabezpieczać

Dzięki stale rosnącemu znaczeniu informacji w naszym społeczeństwie ochrona informacji niejawnych stała się kluczowym zagadnieniem. Ustawa o ochronie informacji niejawnych definiuje informacje ...

Co to jest informacja tajna i jak należy ją zabezpieczać

W dwudziestym pierwszym wieku ochrona informacji jest ważniejsza niż kiedykolwiek wcześniej. Współczesne firmy mogą przetwarzać zarówno dane osobowe od nazwisk po numery IP, jak i dane bizneso...

Jak zutylizować kartę płatniczą - czyli co zrobić ze starą kartą

Kradzież tożsamości jest niestety na porządku dziennym  w dzisiejszej Polsce. Wraz z rozwojem cyberprzestępczości coraz ważniejsza staje się ochrona naszych danych osobowych. Jednym z najczę...

EkoAkta - Poufność. Bezpieczeństwo. Ekologia.
Archiwizacja dokumentów, digitalizacja dokumentów, przechowywanie dokumentów, niszczenie dokumentów, skanowanie dokumentów.