Baza wiedzy

Jak archiwizować dokumenty kategorii A?

Profesjonalne niszczenie dokumentów to proces, który wymaga szczególnej uwagi, zwłaszcza w przypadku dokumentów o wysokiej wartości archiwalnej. Archiwizacja dokumentów kategorii A jest niezwykle istotna zarówno dla firm, jak i instytucji publicznych. W niniejszym artykule omówimy, czym są dokumenty kategorii A, podamy ich przykłady oraz wyjaśnimy, jak je prawidłowo archiwizować.

Dokumenty kategorii A

Dokumenty kategorii A to akta, które posiadają trwałą wartość archiwalną. Ich znaczenie wynika z faktu, że stanowią one unikalne źródło informacji o długotrwałej wartości historycznej, prawnej, naukowej czy społecznej. Zgodnie z polskim prawem, dokumenty te nie podlegają utylizacji, co oznacza, że muszą być przechowywane na stałe.

Definicja dokumentów kategorii A jest ściśle określona w przepisach prawnych dotyczących archiwizacji. Akta te obejmują różnorodne materiały, w tym dokumenty urzędowe, księgi metrykalne, protokoły posiedzeń, akty notarialne oraz inne dokumenty o wyjątkowym znaczeniu. Co dokładnie?

Dokumenty kategorii A — przykłady

Przykłady dokumentów zaliczanych do akt kategorii A są liczne i zróżnicowane. Oto niektóre z nich:

Księgi wieczyste

Księgi wieczyste to dokumenty dotyczące własności nieruchomości. Zawierają szczegółowe informacje na temat stanu prawnego nieruchomości, w tym dane właścicieli, prawa obciążające nieruchomość oraz inne istotne informacje prawne. Mają ogromne znaczenie prawne, ponieważ stanowią oficjalny i powszechnie dostępny rejestr, który służy jako podstawowe źródło informacji w sprawach związanych z własnością nieruchomości. Księgi wieczyste są niezbędne praktycznie przy wszystkich transakcjach nieruchomościowych, takich jak sprzedaż, dziedziczenie czy zabezpieczenie hipoteczne.

Akta stanu cywilnego

Akta stanu cywilnego obejmują rejestry urodzeń, małżeństw i zgonów. Są one prowadzone przez urzędy stanu cywilnego i mają ogromną wartość historyczną oraz społeczną. Akta te są podstawowym źródłem informacji dla genealogów, historyków oraz innych badaczy zajmujących się studiami nad demografią i historią rodziny. Rejestry te odgrywają również ważną rolę prawną, potwierdzając tożsamość, stan cywilny oraz pokrewieństwo między osobami, co jest istotne w sprawach spadkowych, adopcyjnych i wielu innych.

Protokoły posiedzeń rad miejskich

Protokoły posiedzeń rad miejskich to zapisy działalności jednostek samorządowych. Zawierają one szczegółowe informacje na temat decyzji podejmowanych przez rady miejskie, dyskusji prowadzonych podczas posiedzeń oraz uchwał i rezolucji. Protokoły te są istotne dla badań historycznych, ponieważ dokumentują procesy decyzyjne, rozwój lokalnych społeczności oraz sposób zarządzania miastami na przestrzeni lat. Stanowią również ważne źródło informacji dla mieszkańców, umożliwiając im śledzenie działań swoich przedstawicieli i uczestniczenie w życiu publicznym.

Dokumenty urzędowe

Dokumenty urzędowe to akta tworzone przez organy administracji publicznej. Mogą to być różnorodne dokumenty, takie jak decyzje administracyjne, rozporządzenia, raporty, plany i strategie rozwoju. Dokumenty te mają trwałą wartość dla funkcjonowania państwa, ponieważ odzwierciedlają działalność administracyjną, polityki publiczne oraz procesy zarządzania na różnych szczeblach administracji.

Akta notarialne

Akta notarialne to dokumenty sporządzone przez notariuszy, które mają znaczenie prawne i archiwalne. Mogą to być akty notarialne dotyczące sprzedaży nieruchomości, umowy darowizny, testamenty, pełnomocnictwa oraz inne dokumenty prawne, które wymagają formy notarialnej. Akta notarialne są przechowywane przez notariuszy w specjalnych archiwach i stanowią dowód dokonania czynności prawnych.

Jak archiwizować dokumenty kategorii A

Archiwizacja dokumentów kategorii A wymaga przestrzegania ściśle określonych zasad i procedur. Do najważniejszych elementów procesu archiwizacji zaliczamy:

  • Klasyfikację i opis

Czyli dokładna klasyfikacja dokumentów oraz ich opisanie. Każdy dokument powinien być opatrzony odpowiednimi informacjami, które ułatwią jego identyfikację i odnalezienie w przyszłości.

  • Przechowywanie

Dokumenty kategorii A muszą być przechowywane w odpowiednich warunkach, które zapewnią ich długotrwałą ochronę. Należy unikać miejsc narażonych na wilgoć, wysoką temperaturę oraz szkodniki.

  • Digitalizację

Warto rozważyć digitalizację dokumentów kategorii A, która pozwoli na ich dodatkowe zabezpieczenie oraz ułatwi dostęp w przyszłości. Należy jednak pamiętać, że oryginały nadal muszą być przechowywane w odpowiednich warunkach.

  • Regularne przeglądy

Dokumenty kategorii A powinny być regularnie przeglądane i konserwowane, aby zapobiec ich degradacji. Należy również aktualizować metadane oraz systemy przechowywania, aby dostosować je do zmieniających się wymagań technologicznych.

Zaufaj ekspertom i zleć archiwizację akt kategorii A nam!

Archiwizacja dokumentów kategorii A to zadanie wymagające specjalistycznej wiedzy i doświadczenia. Dlatego warto zaufać profesjonalistom, którzy zadbają o każdy aspekt tego procesu. W EkoAkta oferujemy kompleksowe usługi archiwizacyjne, które obejmują zarówno klasyfikację, jak i przechowywanie oraz digitalizację dokumentów. Dzięki wspołpracy z naszą firmą, Twoje dokumenty będą przechowywane zgodnie z najwyższymi standardami bezpieczeństwa i jakości. Zapraszamy do zapoznania się z naszą ofertą i skorzystania z profesjonalnych usług archiwizacyjnych.

Liczą się fakty

Od 2001 roku działamy w Polsce
Obsłużyliśmy ponad 20 000 Klientów
4 oddziały niszczące i 4 archiwa
Spełniamy standardy ISO 27001, ISO 9001
Posiadamy niezbędne zezwolenia i licencje
99,6% zadowolonych Klientów z fachowości i terminowości usług
Gwarantujemy spadek kosztów o min. 30%
Mamy najwyższą polisę OC 10 000 000 zł

Dowiedz się więcej

Jak długo należy przechowywać dokumenty księgowe?

Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą w Polsce, musisz znać wymogi prawne dotyczące przechowywania dokumentacji firmowej. Powinno się efektywnie przechowywać dokumenty związane z księgo...

Jakie dokumenty należy przechowywać 10 lat?

Niezależnie od tego, czy prowadzisz własną firmę lub pracujesz w księgowości, czy kadrach, musisz wiedzieć, na czym polega przechowywanie dokumentów, ile lat trzeba je przechowywać i w jaki...

Czym są dokumenty RP7?

Formularz ZUS ERP-7 odgrywa kluczową rolę w poświadczaniu zarobków pracownika. W 2018 roku tradycyjny formularz RP-7 przeszedł znaczącą transformację, w wyniku której powstał zaktualizowany...

Jak długo należy przechowywać listy obecności pracowników

Prowadzenie dokładnych rejestrów czasu pracy pracowników jest niezbędne dla każdej firmy lub organizacji. Informacje te są ważne nie tylko do prawidłowego przetwarzania listy płac, ale takż...

Jak długo należy przechowywać dokumenty ZUS (deklaracje)

Jako jedna z głównych instytucji ubezpieczeń społecznych w kraju, ZUS odgrywa istotną rolę w zapewnieniu bezpieczeństwa socjalnego milionom Polaków — ponad 90% Polaków korzysta z usług Z...

Co to jest informacja niejawna i jak należy ją zabezpieczać

Dzięki stale rosnącemu znaczeniu informacji w naszym społeczeństwie ochrona informacji niejawnych stała się kluczowym zagadnieniem. Ustawa o ochronie informacji niejawnych definiuje informacje ...

Co to jest informacja tajna i jak należy ją zabezpieczać

W dwudziestym pierwszym wieku ochrona informacji jest ważniejsza niż kiedykolwiek wcześniej. Współczesne firmy mogą przetwarzać zarówno dane osobowe od nazwisk po numery IP, jak i dane bizneso...

Jak zutylizować kartę płatniczą - czyli co zrobić ze starą kartą

Kradzież tożsamości jest niestety na porządku dziennym  w dzisiejszej Polsce. Wraz z rozwojem cyberprzestępczości coraz ważniejsza staje się ochrona naszych danych osobowych. Jednym z najczę...

Referencje klientów

Totalizator Sportowy Sp. z o.o. w Warszawie, Oddział w Krakowie potwierdza, że Ekoakta wykonała dla nas usługi w zakresie kompleksowej, zgodnej z przepisami prawa i naszymi wewnętrznymi procedurami archiwizacji dokumentów i profesjonalnego niszczenia danych.
Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych.
Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera, co pozwala zarekomendować Ekoakta jako sprawdzonego specjalistę w zakresie świadczonych usług

Tomasz Majka
Totalizator Sportowy Sp. z o.o.

Informujemy, że w zakresie niszczenia zasobów archiwalnych korzystamy z usług firmy Ekoakta z Chorzowa.
Jakość usług świadczonych przez firmę Ekoakta i profesjonalna obsługa związana z niszczeniem dokumentów pozwala na polecić tę firmę wszystkim zainteresowanym usługa niszczenia dokumentów.

Oddział Unilever Bestfoods
Unilever Polska SA Zakład Produkcyjny Katowice

Współpraca pomiędzy Żabką Polska SA a firmą Ekoakta rozpoczęła się w 2008 roku w ramach programu bezpiecznej utylizacji dokumentacji poufnej.
Z powierzonego zadania Ekoakta wywiązuje się w znakomity sposób, uwzględniając wszystkie wskazówki i postulaty zleceniodawcy. Niszczenie poufnej dokumentacji wykonywane jest terminowo i z zachowaniem wszelkich procedur wymaganych przez Żabkę Polska SA.
Z pełną odpowiedzialnością można polecić Ekoakta firmom oczekującym wysokiej jakości usług.

Łukasz Skrzypczak
Kierownik Archiwum Żabka Polska SA

Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera.

Marek Kasprzyk
Dyrektor I Inspektoratu PZU S.A. w Krakowie

Z pełnym przekonaniem rekomenduję i polecam usługi firmy Ekoakta. Wszystkie prace były wykonane fachowo i zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. W mojej ocenie Ekoakta spełnia wszystkie wymogi, jakie winna posiadać wyspecjalizowana firma zajmująca się archiwizacją i przechowywaniem dokumentów. Zarówno jakość, jak i terminowość wykonania usług oceniam wysoko. Nie bez znaczenia jest również fakt, że oferta cenowa firmy jest elastyczna i konkurencyjna.

mgr Izabela Żmuda
Dyrektor Szkoły Podstawowej nr 4
im. Kardynała Stefana Wyszyńskiego w Chorzowie

Ekoakta wykonywała dla nas usługi w zakresie kompleksowej archiwizacji i oraz profesjonalnego niszczenia danych. Poziom świadczonych usług gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdza wiarygodność i fachowość firmy Ekoakta.

mgr Halina Szumska
Dyrektor Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Sosnowcu

Poziom usług z zakresu archiwizacji dokumentów świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Nasza współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera. Opierając się na powyższym rekomendujemy firmę Ekoakta jako sprawnego specjalistę w zakresie świadczonych usług.

Krystyna Grzanka
Prezes Zarządu Administracja Domów Mieszkalnych

Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów

Henryk Małysz,
Prezes Zarządu Przedsiębiorstwa Remontów Ulic i Mostów w Gliwicach

Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów.

dr Paweł Huczkowski,
Wiceprezes zarządu Croda Poland Sp. z. o. o.

Dowiedz się więcej

Jak długo należy przechowywać dokumenty księgowe?

Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą w Polsce, musisz znać wymogi prawne dotyczące przechowywania dokumentacji firmowej. Powinno się efektywnie przechowywać dokumenty związane z księgo...

Jakie dokumenty należy przechowywać 10 lat?

Niezależnie od tego, czy prowadzisz własną firmę lub pracujesz w księgowości, czy kadrach, musisz wiedzieć, na czym polega przechowywanie dokumentów, ile lat trzeba je przechowywać i w jaki...

Czym są dokumenty RP7?

Formularz ZUS ERP-7 odgrywa kluczową rolę w poświadczaniu zarobków pracownika. W 2018 roku tradycyjny formularz RP-7 przeszedł znaczącą transformację, w wyniku której powstał zaktualizowany...

Jak długo należy przechowywać listy obecności pracowników

Prowadzenie dokładnych rejestrów czasu pracy pracowników jest niezbędne dla każdej firmy lub organizacji. Informacje te są ważne nie tylko do prawidłowego przetwarzania listy płac, ale takż...

Jak długo należy przechowywać dokumenty ZUS (deklaracje)

Jako jedna z głównych instytucji ubezpieczeń społecznych w kraju, ZUS odgrywa istotną rolę w zapewnieniu bezpieczeństwa socjalnego milionom Polaków — ponad 90% Polaków korzysta z usług Z...

Co to jest informacja niejawna i jak należy ją zabezpieczać

Dzięki stale rosnącemu znaczeniu informacji w naszym społeczeństwie ochrona informacji niejawnych stała się kluczowym zagadnieniem. Ustawa o ochronie informacji niejawnych definiuje informacje ...

Co to jest informacja tajna i jak należy ją zabezpieczać

W dwudziestym pierwszym wieku ochrona informacji jest ważniejsza niż kiedykolwiek wcześniej. Współczesne firmy mogą przetwarzać zarówno dane osobowe od nazwisk po numery IP, jak i dane bizneso...

Jak zutylizować kartę płatniczą - czyli co zrobić ze starą kartą

Kradzież tożsamości jest niestety na porządku dziennym  w dzisiejszej Polsce. Wraz z rozwojem cyberprzestępczości coraz ważniejsza staje się ochrona naszych danych osobowych. Jednym z najczę...

EkoAkta - Poufność. Bezpieczeństwo. Ekologia.
Archiwizacja dokumentów, digitalizacja dokumentów, przechowywanie dokumentów, niszczenie dokumentów, skanowanie dokumentów.