Czym jest archiwizacja danych?
W dobie dynamicznego przyrostu informacji oraz składowania przez przedsiębiorstwa ogromnej ilości dokumentów, archiwizacja danych nabiera szczególnego znaczenia. Jak archiwizować dokumenty księgowe i kadrowe? Dlaczego poprawna archiwizacja plików i danych jest tak istotna dla prawidłowego funkcjonowania firmy?
Archiwizacja danych w formie papierowej i elektronicznej to czynność związana z przenoszeniem dokumentów do archiwum lub pamięci masowej w celu ich długotrwałego przechowywania. Współczesne firmy codziennie generują olbrzymie ilości dokumentów, które należy systematycznie archiwizować. Poprawna archiwizacja plików nie tylko usprawnia pracę przedsiębiorstwa, ale jest także wymagana przez polskie prawo, które wymusza na firmach obowiązek przechowywania dokumentów księgowych oraz kadrowych przez określony czas. Do najczęściej archiwizowanych danych należą:
- faktury,
- umowy,
- dokumenty księgowe i kadrowe,
- akta osobowe,
- dokumentacja techniczna.
Jak archiwizować dokumenty księgowe?
Obowiązek archiwizacji plików i danych księgowych wynika z art. 86 par. 1 Ordynacji podatkowej. Dowody księgowe należy przechowywać przez cały rok obrotowy, a po jego upływie zarchiwizować. Archiwizacja danych księgowych obejmuje m.in.:
- ewidencje środków trwałych,
- ewidencje wyposażenia,
- rejestry VAT,
- księgi rachunkowe wraz z dowodami księgowymi (faktury, faktury i noty korygujące, noty księgowe),
- dokumenty inwentaryzacyjne,
- sprawozdania finansowe.
Dokumenty powinny być przechowywane w sposób umożliwiający łatwy dostęp dla organów kontrolujących. Ważne jest ustalenie sposobu grupowania dokumentów (porządek chronologiczny, numerowanie zgodnie z KPIR), a także zachowywanie porządku w aktach znajdujących się w archiwum. Pomieszczenie, w którym dokumenty są archiwizowane, powinno być zabezpieczone przed osobami nieuprawnionymi, a o każdej zmianie miejsca przechowywania akt należy zawiadomić właściwego naczelnika urzędu skarbowego nie później niż w terminie 7 dni od dnia, w którym nastąpiła zmiana.
Jak archiwizować dokumenty kadrowe?
Obowiązek archiwizacji danych i dokumentów kadrowych wynika z art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy. Według przepisów na pracodawcy ciąży obowiązek przechowywania akt osobowych pracowników oraz dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. W szczególności dotyczy to kart ewidencji czasu pracy, karty wynagrodzeń oraz innych wypłacanych świadczeń, a także list płac.
Liczą się fakty
Referencje klientów
Totalizator Sportowy Sp. z o.o. w Warszawie, Oddział w Krakowie potwierdza, że Ekoakta wykonała dla nas usługi w zakresie kompleksowej, zgodnej z przepisami prawa i naszymi wewnętrznymi procedurami archiwizacji dokumentów i profesjonalnego niszczenia danych.
Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych.
Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera, co pozwala zarekomendować Ekoakta jako sprawdzonego specjalistę w zakresie świadczonych usług
Informujemy, że w zakresie niszczenia zasobów archiwalnych korzystamy z usług firmy Ekoakta z Chorzowa.
Jakość usług świadczonych przez firmę Ekoakta i profesjonalna obsługa związana z niszczeniem dokumentów pozwala na polecić tę firmę wszystkim zainteresowanym usługa niszczenia dokumentów.
Współpraca pomiędzy Żabką Polska SA a firmą Ekoakta rozpoczęła się w 2008 roku w ramach programu bezpiecznej utylizacji dokumentacji poufnej.
Z powierzonego zadania Ekoakta wywiązuje się w znakomity sposób, uwzględniając wszystkie wskazówki i postulaty zleceniodawcy. Niszczenie poufnej dokumentacji wykonywane jest terminowo i z zachowaniem wszelkich procedur wymaganych przez Żabkę Polska SA.
Z pełną odpowiedzialnością można polecić Ekoakta firmom oczekującym wysokiej jakości usług.
Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera.
Z pełnym przekonaniem rekomenduję i polecam usługi firmy Ekoakta. Wszystkie prace były wykonane fachowo i zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. W mojej ocenie Ekoakta spełnia wszystkie wymogi, jakie winna posiadać wyspecjalizowana firma zajmująca się archiwizacją i przechowywaniem dokumentów. Zarówno jakość, jak i terminowość wykonania usług oceniam wysoko. Nie bez znaczenia jest również fakt, że oferta cenowa firmy jest elastyczna i konkurencyjna.
Ekoakta wykonywała dla nas usługi w zakresie kompleksowej archiwizacji i oraz profesjonalnego niszczenia danych. Poziom świadczonych usług gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdza wiarygodność i fachowość firmy Ekoakta.
Poziom usług z zakresu archiwizacji dokumentów świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Nasza współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera. Opierając się na powyższym rekomendujemy firmę Ekoakta jako sprawnego specjalistę w zakresie świadczonych usług.
Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów
Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów.
Dowiedz się więcej
EkoAkta - Poufność. Bezpieczeństwo. Ekologia.
Archiwizacja dokumentów, digitalizacja dokumentów, przechowywanie dokumentów, niszczenie dokumentów, skanowanie dokumentów.
