W dobie dynamicznego przyrostu informacji oraz składowania przez przedsiębiorstwa ogromnej ilości dokumentów, archiwizacja danych nabiera szczególnego znaczenia. Jak archiwizować dokumenty księgowe i kadrowe? Dlaczego poprawna archiwizacja plików i danych jest tak istotna dla prawidłowego funkcjonowania firmy?

Archiwizacja danych w formie papierowej i elektronicznej to czynność związana z przenoszeniem dokumentów do archiwum lub pamięci masowej w celu ich długotrwałego przechowywania. Współczesne firmy codziennie generują olbrzymie ilości dokumentów, które należy systematycznie archiwizować. Poprawna archiwizacja plików nie tylko usprawnia pracę przedsiębiorstwa, ale jest także wymagana przez polskie prawo, które wymusza na firmach obowiązek przechowywania dokumentów księgowych oraz kadrowych przez określony czas. Do najczęściej archiwizowanych danych należą:

  • faktury,
  • umowy,
  • dokumenty księgowe i kadrowe,
  • akta osobowe,
  • dokumentacja techniczna.

Jak archiwizować dokumenty księgowe?

Obowiązek archiwizacji plików i danych księgowych wynika z art. 86 par. 1 Ordynacji podatkowej. Dowody księgowe należy przechowywać przez cały rok obrotowy, a po jego upływie zarchiwizować. Archiwizacja danych księgowych obejmuje m.in.:

  • ewidencje środków trwałych,
  • ewidencje wyposażenia,
  • rejestry VAT,
  • księgi rachunkowe wraz z dowodami księgowymi (faktury, faktury i noty korygujące, noty księgowe),
  • dokumenty inwentaryzacyjne,
  • sprawozdania finansowe.

Dokumenty powinny być przechowywane w sposób umożliwiający łatwy dostęp dla organów kontrolujących. Ważne jest ustalenie sposobu grupowania dokumentów (porządek chronologiczny, numerowanie zgodnie z KPIR), a także zachowywanie porządku w aktach znajdujących się w archiwum. Pomieszczenie, w którym dokumenty są archiwizowane, powinno być zabezpieczone przed osobami nieuprawnionymi, a o każdej zmianie miejsca przechowywania akt należy zawiadomić właściwego naczelnika urzędu skarbowego nie później niż w terminie 7 dni od dnia, w którym nastąpiła zmiana.

Jak archiwizować dokumenty kadrowe?

Obowiązek archiwizacji danych i dokumentów kadrowych wynika z art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy. Według przepisów na pracodawcy ciąży obowiązek przechowywania akt osobowych pracowników oraz dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. W szczególności dotyczy to kart ewidencji czasu pracy, karty wynagrodzeń oraz innych wypłacanych świadczeń, a także list płac.