Baza wiedzy

Podział dokumentacji archiwalnej (A, B, BC, BE)

Archiwizacja dokumentów jest niezwykle istotnym procesem zarówno podczas prowadzenia działalności gospodarczej, jak i czynności prowadzonych w archiwach samorządowych czy różnego rodzaju instytucjach. Archiwizacja dokumentów z podziałem na kategorie to niezbędna praktyka, która pomaga organizacjom utrzymać porządek w gromadzonych informacjach i przestrzegać przepisów prawa. Jest to proces wymagający solidnej wiedzy na temat różnych kategorii archiwalnych oraz klasyfikacji dokumentacji archiwalnej, które są nieodzownym elementem tego procesu. W dzisiejszym wpisie postaramy się wyjaśnić takie pojęcia jak: dokumenty kategorii A czy rodzaje dokumentacji archiwalnej. Zachęcamy do lektury!

Na czym polega klasyfikacja dokumentacji?

Co to jest klasyfikacja dokumentacji? Klasyfikacja dokumentacji archiwalnej to proces organizowania i kategoryzowania dokumentów w sposób, który ułatwia ich późniejsze odnalezienie i wykorzystanie. Kwalifikacja dokumentacji to jej podział ze względu na okres jej przechowywania poprzez przypisanie symbolu literowego do dokumentacji – w zależności od tego, czy będzie ona przechowywana wieczyście (kat. A) czy czasowo (kat. B).

Archiwizacja to kluczowy proces zarządzania danymi i informacjami – zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Ten proces polega na przenoszeniu dokumentów do dedykowanych archiwów lub systemów pamięci masowej, co umożliwia ich długotrwałe przechowywanie i łatwe odzyskiwanie w razie potrzeby. Firmy każdego dnia generują znaczną ilość dokumentów i danych, które muszą być odpowiednio zarządzane i zarchiwizowane.

Rzetelna archiwizacja plików i podział dokumentacji archiwalnej odgrywają kluczową rolę nie tylko w usprawnieniu pracy przedsiębiorstwa, ale są również obowiązkowe zgodnie z przepisami polskiego prawa. Polskie regulacje prawne wymagają od firm przechowywania pewnych typów dokumentów, takich jak dokumenty księgowe czy kadrowe, przez ściśle określony okres.

Do najczęściej archiwizowanych dokumentów w przedsiębiorstwach należą: faktury, umowy, dokumenty księgowe, dokumenty kadrowe, akta osobowe oraz dokumentacja techniczna. Archiwizacja tych dokumentów umożliwia bezpieczne przechowywanie, łatwe odzyskiwanie oraz utrzymanie zgodności z obowiązującymi przepisami prawnymi.

Podział dokumentacji archiwalnej – przykłady

Kategorie archiwalne są jednym z podstawowych aspektów zarządzania dokumentacją. Dla przykładu, dokumenty kategorii A, które oznaczają materiały archiwalne, są istotne z punktu widzenia historycznego i naukowego.

Dokumenty kategorii B są uważane za niearchiwalne. Są to dokumenty, które po pewnym czasie tracą swoją wartość i mogą być zniszczone. Istnieje jednak kilka podkategorii w kategorii B, które mają różne znaczenie i wymagają różnego traktowania. Na przykład, dokumenty kategorii B10 oznaczają dokumenty, które mają czasowe znaczenie praktyczne i które po upływie 10 lat mogą zostać zniszczone. Jest to konkretna klasyfikacja, która pomaga organizacjom w skutecznym zarządzaniu swoją dokumentacją.

Inną istotną kategorią są dokumenty kategorii BE, które po określonym okresie przechowywania wymagają ekspertyzy archiwalnej. Dla przykładu, dokumenty kategorii BE10 są przechowywane przez 10 lat, po czym poddaje się je ocenie specjalisty ds. archiwizacji, który decyduje, czy dokumenty te mają wartość historyczną.

Równie ważne są dokumenty kategorii BC, która obejmuje dokumenty o krótkotrwałym znaczeniu praktycznym. Po całkowitym wykorzystaniu tych dokumentów mogą one być zniszczone, co umożliwia organizacjom utrzymanie porządku i zapewnia efektywność swoich systemów archiwizacyjnych.

Podział dokumentacji archiwalnej zależy od wielu czynników, takich jak: natura dokumentu, jego wartość historyczna, praktyczna lub prawna oraz od specyfiki samej organizacji. Klasyfikacja dokumentacji jest niezbędnym narzędziem, które pozwala organizacjom na efektywne zarządzanie i odnajdywanie informacji. Bez odpowiedniego systemu klasyfikacji dokumentacji, zarządzanie informacjami byłoby znacznie trudniejsze i mniej efektywne.

Zarządzanie kategoriami archiwalnymi to kluczowy element strategii zarządzania dokumentacją w każdej organizacji. Poprzez zrozumienie różnych kategorii i odpowiednie ich wykorzystanie, firmy mogą poprawić efektywność swoich procesów, spełnić wymogi regulacyjne i zapewnić, że wartościowe informacje są odpowiednio przechowywane i chronione.

Jak archiwizować dokumenty kategorii BE10?

Jak archiwizować dokumenty kategorii BE10? Zarządzanie i archiwizacja dokumentów kategorii BE10 wymaga odpowiedniego podejścia, które uwzględnia unikalne wymagania tej kategorii. Oto kilka kluczowych wskazówek, które mogą pomóc w prawidłowym procesie archiwizacji tych dokumentów.

Przede wszystkim ważne jest, aby wybrać odpowiedni system archiwizacji. Ten system powinien spełniać normy krajowe dotyczące archiwizacji i prawne wymagania, które w Polsce są określone m.in. w ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz w odpowiednich rozporządzeniach. W zależności od natury Twojej organizacji możesz wybrać tradycyjne metody archiwizacji, takie jak: segregatory, skrzynki czy teczki lub skorzystać z elektronicznych systemów archiwizacji, które oferują łatwość i szybkość w wyszukiwaniu potrzebnych dokumentów.

Kiedy dokumenty są już odpowiednio zarchiwizowane, kluczowe jest ich prawidłowe etykietowanie. Każdy dokument powinien posiadać swoją unikalną etykietę, ułatwiającą identyfikację i odnalezienie go w przyszłości. Etykieta powinna zawierać najistotniejsze informacje, takie jak: temat dokumentu, data jego utworzenia oraz nazwa i numer sprawy.

W przypadku dokumentów kategorii BE10 najważniejsze jest przestrzeganie określonych terminów przechowywania. Zgodnie z regulacjami prawnymi, dokumenty te powinny być przechowywane przez okres 10 lat, po czym należy poddać je ekspertyzie archiwalnej. Zgodność z tymi terminami jest kluczowa dla uniknięcia ewentualnych sankcji.

Warto również pamiętać, że po upływie 10 lat dokumenty kategorii BE10 powinny zostać poddane ekspertyzie archiwalnej. Ekspertyza ta może potwierdzić, czy dokumenty te nadal mają wartość historyczną lub praktyczną, czy też mogą zostać zniszczone. To jest kolejny kluczowy etap w procesie archiwizacji dokumentów kategorii BE10, który zapewnia, że Twoja organizacja prawidłowo zarządza swoimi zasobami informacyjnymi.

Postaw na doświadczenie i jakość w archiwizacji dokumentów

Zarządzanie i archiwizacja dokumentacji może być czasochłonnym i skomplikowanym procesem, który wymaga specjalistycznej wiedzy i zrozumienia przepisów prawnych. Dlatego coraz więcej firm decyduje się na powierzenie tych zadań profesjonalnym firmom, takim jak ekoakta.pl. Ekoakta.pl to firma z bogatym doświadczeniem w zakresie zarządzania i archiwizacji dokumentacji, która łączy w sobie profesjonalizm, doświadczenie i innowacyjność.

Głównym priorytetem ekoakta.pl jest bezpieczeństwo dokumentów klientów. Firma gwarantuje pełne zabezpieczenie dokumentacji, zarówno podczas jej przechowywania, jak i transportu. Wykorzystuje najnowsze technologie i systemy zabezpieczeń, dzięki czemu klienci mogą być pewni, że ich dokumenty są bezpieczne i prawidłowo chronione.

Ekoakta.pl to także zespół doświadczonych specjalistów, którzy doskonale orientują się w przepisach dotyczących przechowywania i zarządzania dokumentacją. Ich profesjonalizm i zaangażowanie gwarantują, że każde zlecenie będzie wykonane z najwyższą starannością i zgodnie z obowiązującymi normami. Podsumowując –  przechowywanie dokumentacji w firmie ekoakta.pl to inwestycja w bezpieczeństwo, profesjonalizm i spokój. Wiedząc, że dokumenty są właściwie zarządzane i przechowywane, możesz skupić się na głównych działaniach swojej firmy, mając pewność, że cenny zasób informacyjny jest w dobrych rękach.

Liczą się fakty

Od 2001 roku działamy w Polsce
Obsłużyliśmy ponad 20 000 Klientów
4 oddziały niszczące i 4 archiwa
Spełniamy standardy ISO 27001, ISO 9001
Posiadamy niezbędne zezwolenia i licencje
99,6% zadowolonych Klientów z fachowości i terminowości usług
Gwarantujemy spadek kosztów o min. 30%
Mamy najwyższą polisę OC 10 000 000 zł

Dowiedz się więcej

Jak długo należy przechowywać dokumenty księgowe?

Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą w Polsce, musisz znać wymogi prawne dotyczące przechowywania dokumentacji firmowej. Powinno się efektywnie przechowywać dokumenty związane z księgo...

Jakie dokumenty należy przechowywać 10 lat?

Niezależnie od tego, czy prowadzisz własną firmę lub pracujesz w księgowości, czy kadrach, musisz wiedzieć, na czym polega przechowywanie dokumentów, ile lat trzeba je przechowywać i w jaki...

Czym są dokumenty RP7?

Formularz ZUS ERP-7 odgrywa kluczową rolę w poświadczaniu zarobków pracownika. W 2018 roku tradycyjny formularz RP-7 przeszedł znaczącą transformację, w wyniku której powstał zaktualizowany...

Jak długo należy przechowywać listy obecności pracowników

Prowadzenie dokładnych rejestrów czasu pracy pracowników jest niezbędne dla każdej firmy lub organizacji. Informacje te są ważne nie tylko do prawidłowego przetwarzania listy płac, ale takż...

Jak długo należy przechowywać dokumenty ZUS (deklaracje)

Jako jedna z głównych instytucji ubezpieczeń społecznych w kraju, ZUS odgrywa istotną rolę w zapewnieniu bezpieczeństwa socjalnego milionom Polaków — ponad 90% Polaków korzysta z usług Z...

Co to jest informacja niejawna i jak należy ją zabezpieczać

Dzięki stale rosnącemu znaczeniu informacji w naszym społeczeństwie ochrona informacji niejawnych stała się kluczowym zagadnieniem. Ustawa o ochronie informacji niejawnych definiuje informacje ...

Co to jest informacja tajna i jak należy ją zabezpieczać

W dwudziestym pierwszym wieku ochrona informacji jest ważniejsza niż kiedykolwiek wcześniej. Współczesne firmy mogą przetwarzać zarówno dane osobowe od nazwisk po numery IP, jak i dane bizneso...

Jak zutylizować kartę płatniczą - czyli co zrobić ze starą kartą

Kradzież tożsamości jest niestety na porządku dziennym  w dzisiejszej Polsce. Wraz z rozwojem cyberprzestępczości coraz ważniejsza staje się ochrona naszych danych osobowych. Jednym z najczę...

Referencje klientów

Totalizator Sportowy Sp. z o.o. w Warszawie, Oddział w Krakowie potwierdza, że Ekoakta wykonała dla nas usługi w zakresie kompleksowej, zgodnej z przepisami prawa i naszymi wewnętrznymi procedurami archiwizacji dokumentów i profesjonalnego niszczenia danych.
Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych.
Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera, co pozwala zarekomendować Ekoakta jako sprawdzonego specjalistę w zakresie świadczonych usług

Tomasz Majka
Totalizator Sportowy Sp. z o.o.

Informujemy, że w zakresie niszczenia zasobów archiwalnych korzystamy z usług firmy Ekoakta z Chorzowa.
Jakość usług świadczonych przez firmę Ekoakta i profesjonalna obsługa związana z niszczeniem dokumentów pozwala na polecić tę firmę wszystkim zainteresowanym usługa niszczenia dokumentów.

Oddział Unilever Bestfoods
Unilever Polska SA Zakład Produkcyjny Katowice

Współpraca pomiędzy Żabką Polska SA a firmą Ekoakta rozpoczęła się w 2008 roku w ramach programu bezpiecznej utylizacji dokumentacji poufnej.
Z powierzonego zadania Ekoakta wywiązuje się w znakomity sposób, uwzględniając wszystkie wskazówki i postulaty zleceniodawcy. Niszczenie poufnej dokumentacji wykonywane jest terminowo i z zachowaniem wszelkich procedur wymaganych przez Żabkę Polska SA.
Z pełną odpowiedzialnością można polecić Ekoakta firmom oczekującym wysokiej jakości usług.

Łukasz Skrzypczak
Kierownik Archiwum Żabka Polska SA

Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera.

Marek Kasprzyk
Dyrektor I Inspektoratu PZU S.A. w Krakowie

Z pełnym przekonaniem rekomenduję i polecam usługi firmy Ekoakta. Wszystkie prace były wykonane fachowo i zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. W mojej ocenie Ekoakta spełnia wszystkie wymogi, jakie winna posiadać wyspecjalizowana firma zajmująca się archiwizacją i przechowywaniem dokumentów. Zarówno jakość, jak i terminowość wykonania usług oceniam wysoko. Nie bez znaczenia jest również fakt, że oferta cenowa firmy jest elastyczna i konkurencyjna.

mgr Izabela Żmuda
Dyrektor Szkoły Podstawowej nr 4
im. Kardynała Stefana Wyszyńskiego w Chorzowie

Ekoakta wykonywała dla nas usługi w zakresie kompleksowej archiwizacji i oraz profesjonalnego niszczenia danych. Poziom świadczonych usług gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdza wiarygodność i fachowość firmy Ekoakta.

mgr Halina Szumska
Dyrektor Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Sosnowcu

Poziom usług z zakresu archiwizacji dokumentów świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Nasza współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera. Opierając się na powyższym rekomendujemy firmę Ekoakta jako sprawnego specjalistę w zakresie świadczonych usług.

Krystyna Grzanka
Prezes Zarządu Administracja Domów Mieszkalnych

Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów

Henryk Małysz,
Prezes Zarządu Przedsiębiorstwa Remontów Ulic i Mostów w Gliwicach

Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów.

dr Paweł Huczkowski,
Wiceprezes zarządu Croda Poland Sp. z. o. o.

EkoAkta - Poufność. Bezpieczeństwo. Ekologia.
Archiwizacja dokumentów, digitalizacja dokumentów, przechowywanie dokumentów, niszczenie dokumentów, skanowanie dokumentów.

All rights reserved 2024 Rhenus Office Systems Poland Sp. z o.o.
Ustawienia Cookies  |  Projekt i realizacja: Internetica