Archiwista to osoba, która pracuje w archiwach różnych instytucji, zarówno państwowych, jak i prywatnych. Zawód ten według specjalistów od rynku pracy powoli odchodzi w zapomnienie, jednak niektóre firmy wciąż zgłaszają zapotrzebowanie na takich specjalistów. Sprawdź, jakie kompetencje ma archiwista i co wchodzi w zakres jego codziennych obowiązków.
Kim jest archiwista?
Archiwista to osoba, która opiekuje się zbiorami i dba o ich bezpieczeństwo. Na przestrzeni lat jego rola i zakres obowiązków znacznie się zmieniły, na co wpływ ma przede wszystkim postępująca komputeryzacja. Archiwiści są zatrudniani w jednostkach archiwum państwowego, muzeach, bibliotekach, instytucjach kultury, a także w firmach prywatnych. Aby wykonywać ten zawód, trzeba mieć przynajmniej wykształcenie średnie, jednak pracodawcy coraz częściej wymagają wykształcenia wyższego. Zmiana sposobu przechowywania dokumentów sprawia, że dziś liczą również szeroko pojęte umiejętności informatyczne.
Obowiązki archiwisty w firmie
Zadania archiwisty skupiają się wokół prawidłowego przechowywania dokumentów i zapewnienia im bezpieczeństwa. Należą do nich:
- opieka nad zbiorami dokumentów,
- gromadzenie, klasyfikowanie i opisywanie akt,
- przechowywanie i udostępnianie dokumentów,
- ocena użyteczności zbiorów,
- dbanie o odpowiednią temperaturę i poziom wilgoci w archiwum,
- odszukiwanie potrzebnych akt,
- obsługa osób, które potrzebują uzyskać dostęp do dokumentów,
- wystawianie zaświadczeń dla osób poszukujących dokumentów,
- uzgadnianie sposobu przechowywania i układu dokumentów.
W zależności od wybranej jednostki zakres obowiązków archiwisty może być inny. Obecnie coraz częściej specjalista ten zajmuje się również digitalizacją zbiorów. Dzięki niej archiwizacja i przechowywanie dokumentów w firmie stają nie prostsze i generują znacznie niższe koszty.
Zadania archiwisty – które możesz mu zlecić?
Zatrudniasz w firmie archiwistę i zastanawiasz się, jakie zadania możesz mu zlecić? Osoba, która ukończyła studia, ma kompetencje, aby realizować wszystkie ww. obowiązki. Archiwista zakładowy zajmuje się przede wszystkim klasyfikacją, opisywaniem i składowaniem akt w przeznaczonym do tego miejscu. Jeśli ma odpowiednie kompetencje informatyczne, może także zająć się zabezpieczeniem dokumentacji elektronicznej. Jest to jednak złożone zadanie, dlatego w firmach często deleguje się je informatykom.
Praca archiwisty jest dosyć monotonna, dlatego nie każdy może ją wykonywać. Bardzo ważne jest zapewnienie zgodności archiwizacji z obowiązującymi przepisami, które każdy archiwista powinien doskonale znać. Posiadaną wiedzę musi też na bieżąco aktualizować – przepisy dotyczące przechowywania dokumentów może i nie zmieniają się w szybkim tempie, ale nawet w tym obszarze zachodzą pewne modyfikacje. Poza tym archiwista musi być otwarty na nowe zadania i wyzwania. Jeszcze kilkanaście lat temu nie przykładano większej wagi na przykład do digitalizacji, podczas gdy dziś jest ona obecna w niemal każdej firmie.
Czy warto zatrudniać archiwistę?
Obowiązki archiwisty są rozbudowane, dlatego nie sposób, by inni pracownicy wykonywali je z doskoku. Ponadto są to czynności wymagające dużej wiedzy i doświadczenia, gdzie jeden niewłaściwy krok może sporo kosztować. Ale czy zatrudnianie archiwisty jest opłacalne? Nie da się ukryć, że coraz mniej firm decyduje się na takie rozwiązanie. Powodem jest przetwarzanie dokumentów przechowywanych okresowo, które nie wymagają stałej konserwacji. Zatem archiwiści znajdują dziś zatrudnienie przede wszystkim w instytucjach państwowych. Ich zatrudnianie w firmach prywatnych na ogół generuje zbyt wysokie koszty.
Nie oznacza to jednak, że archiwista w firmie nie jest potrzebny. Wręcz przeciwnie, jednak można skorzystać z pomocy firmy zewnętrznej, która go zatrudnia. W Ekoakta współpracujemy z doświadczonymi archiwistami, którzy mają szerokie kompetencje zawodowe. Co mogą zrobić dla Twojej firmy? Przede wszystkim zapewniają profesjonalną obsługę dokumentacji, dzięki czemu jest ona przechowywana zgodnie z przepisami. Ponadto dostosowują rozwiązania do specyfiki działalności przedsiębiorstwa, spełniając tym samym oczekiwania właściciela.
Dlaczego warto mieć archiwistę w firmie?
Niegdyś archiwiści opiekowali się zbiorami dokumentów, dziś ich obowiązku w pewnym stopniu przechodzą na pracowników biurowych. Niesłusznie, ponieważ nie posiadają oni wiedzy, która pozwoli im prawidłowo archiwizować akta. Tymczasem obecnie jak nigdy wcześniej zwracamy uwagę na ich bezpieczeństwo danych, dlatego ich właściwa obsługa jest nieodzowna.
Zatrudnianie archiwisty w firmie nie jest ekonomicznym rozwiązaniem, dlatego warto współpracować z Ekoakta. Skupiamy najlepszych archiwistów, którzy stale poszerzają swoją wiedzę i zdobywają doświadczenie w nowych branżach. Zajmujemy się obsługą podmiotów o różnym profilu działalności. Już wiesz, że współpraca z archiwistą to remedium na problemy związane z przechowywaniem dokumentów. Przyjdź do nas, a Twoje akta oddamy w ręce najlepszych ekspertów.
Archiwista odpowiada za organizację, ewidencjonowanie i przechowywanie dokumentacji zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz wewnętrznymi procedurami firmy. Do jego codziennych obowiązków należy m.in. porządkowanie akt, kontrola terminów przechowywania dokumentów, przygotowywanie materiałów do archiwizacji lub brakowania oraz nadzór nad prawidłowym obiegiem dokumentacji. Dzięki jego pracy przedsiębiorstwo może sprawnie zarządzać informacjami i ograniczać ryzyko związane z nieprawidłowym przechowywaniem dokumentów.
Dobry archiwista powinien posiadać wiedzę z zakresu zarządzania dokumentacją, przepisów archiwalnych oraz ochrony danych osobowych. Ważne są również dokładność, umiejętność organizacji pracy i znajomość nowoczesnych narzędzi wspierających archiwizację. W praktyce coraz większe znaczenie mają także kompetencje związane z digitalizacją dokumentów i elektronicznym zarządzaniem informacją.
Jeżeli organizacja nie zatrudnia archiwisty, obowiązki związane z archiwizacją dokumentów najczęściej przejmują wyznaczeni pracownicy administracji, działu kadr lub księgowości. Takie rozwiązanie bywa jednak trudne do pogodzenia z codziennymi obowiązkami i może prowadzić do błędów w zarządzaniu dokumentacją. Dlatego wiele firm korzysta ze wsparcia Ekoakta, powierzając specjalistom organizację archiwum, porządkowanie akt oraz nadzór nad procesami archiwizacyjnymi.
Archiwista odgrywa ważną rolę w przygotowaniu dokumentów do digitalizacji. Odpowiada za ich uporządkowanie, klasyfikację, weryfikację kompletności oraz prawidłowe oznaczenie akt. Dzięki temu proces skanowania przebiega sprawniej, a zdigitalizowane dokumenty są łatwiejsze do wyszukiwania i zarządzania. Ekoakta wspiera organizacje zarówno w porządkowaniu archiwów, jak i realizacji projektów digitalizacyjnych, pomagając uporządkować nawet bardzo rozbudowane zasoby dokumentacyjne.
