Dokumenty księgowe
W styczniu 2019 roku weszły w życie zmiany w przepisach dotyczących archiwizacji dokumentów księgowych. Modyfikacji uległo wiele aktów prawnych, między innymi ustawa o rachunkowości. Jak długo należy przechowywać dokumenty księgowe?
Dokumenty księgowe – rodzaje
Według ustawy o rachunkowości dokumenty księgowe, które mogą być podstawą zapisu w księgach rachunkowych można podzielić na:
- zewnętrzne własne – przekazane kontrahentowi (np. rachunki, faktury),
- zewnętrzne obce – otrzymane od kontrahentów (np. noty księgowe),
- wewnętrzne – dotyczące operacji wewnątrz jednostki (np. KP, KW, druk zaliczki).
Przepisy wskazują również elementy, które powinien zawierać dowód księgowy. Według ustawy o rachunkowości na dokumencie powinno się znaleźć:
- określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
- określenie stron,
- opis operacji oraz jej wartość,
- data dokonania operacji, a także data sporządzenia dowodu,
- podpis wystawcy dowodu,
- stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych.
Jak długo przechowywać dokumenty księgowe?
Dokumenty księgowe muszą być przez przedsiębiorców przechowywane w sposób chroniący je przed uszkodzeniem, zniszczeniem, a także rozpowszechnieniem przez osoby nieupoważnione. Polskie firmy mogą archiwizować dokumenty w siedzibie przedsiębiorstwa lub poza nią – np. w zewnętrznym biurze rachunkowym. Przechowywanie dokumentów księgowych poza firmą należy jednak zgłosić do właściwego Urzędu Skarbowego.
Do stycznia 2019 roku przepisy narzucały na przedsiębiorców obowiązek bezterminowego przechowywania zatwierdzonych sprawozdań finansowych. Obecnie na mocy nowelizacji ustawy o rachunkowości dokumenty te muszą być przechowywane przez okres do co najmniej 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym nastąpiło ich zatwierdzenie. Pozostałe dokumenty co do zasady przechowuje się przez okres co najmniej 5 lat. Należą do nich m.in. księgi rachunkowe, karty wynagrodzeń pracowników, dokumentacja przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości czy dokumenty inwentaryzacyjne. Z kolei dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej przechowuje się do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną. Okres przechowywania oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, które dokumenty dotyczą.
Liczą się fakty
Dowiedz się więcej
Referencje klientów
Totalizator Sportowy Sp. z o.o. w Warszawie, Oddział w Krakowie potwierdza, że Ekoakta wykonała dla nas usługi w zakresie kompleksowej, zgodnej z przepisami prawa i naszymi wewnętrznymi procedurami archiwizacji dokumentów i profesjonalnego niszczenia danych.
Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych.
Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera, co pozwala zarekomendować Ekoakta jako sprawdzonego specjalistę w zakresie świadczonych usług
Tomasz Majka
Totalizator Sportowy Sp. z o.o.
Informujemy, że w zakresie niszczenia zasobów archiwalnych korzystamy z usług firmy Ekoakta z Chorzowa.
Jakość usług świadczonych przez firmę Ekoakta i profesjonalna obsługa związana z niszczeniem dokumentów pozwala na polecić tę firmę wszystkim zainteresowanym usługa niszczenia dokumentów.
Oddział Unilever Bestfoods
Unilever Polska SA Zakład Produkcyjny Katowice
Współpraca pomiędzy Żabką Polska SA a firmą Ekoakta rozpoczęła się w 2008 roku w ramach programu bezpiecznej utylizacji dokumentacji poufnej.
Z powierzonego zadania Ekoakta wywiązuje się w znakomity sposób, uwzględniając wszystkie wskazówki i postulaty zleceniodawcy. Niszczenie poufnej dokumentacji wykonywane jest terminowo i z zachowaniem wszelkich procedur wymaganych przez Żabkę Polska SA.
Z pełną odpowiedzialnością można polecić Ekoakta firmom oczekującym wysokiej jakości usług.
Łukasz Skrzypczak
Kierownik Archiwum Żabka Polska SA
Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera.
Marek Kasprzyk
Dyrektor I Inspektoratu PZU S.A. w Krakowie
Z pełnym przekonaniem rekomenduję i polecam usługi firmy Ekoakta. Wszystkie prace były wykonane fachowo i zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. W mojej ocenie Ekoakta spełnia wszystkie wymogi, jakie winna posiadać wyspecjalizowana firma zajmująca się archiwizacją i przechowywaniem dokumentów. Zarówno jakość, jak i terminowość wykonania usług oceniam wysoko. Nie bez znaczenia jest również fakt, że oferta cenowa firmy jest elastyczna i konkurencyjna.
mgr Izabela Żmuda
Dyrektor Szkoły Podstawowej nr 4
im. Kardynała Stefana Wyszyńskiego w Chorzowie
Ekoakta wykonywała dla nas usługi w zakresie kompleksowej archiwizacji i oraz profesjonalnego niszczenia danych. Poziom świadczonych usług gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdza wiarygodność i fachowość firmy Ekoakta.
mgr Halina Szumska
Dyrektor Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Sosnowcu
Poziom usług z zakresu archiwizacji dokumentów świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Nasza współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera. Opierając się na powyższym rekomendujemy firmę Ekoakta jako sprawnego specjalistę w zakresie świadczonych usług.
Krystyna Grzanka
Prezes Zarządu Administracja Domów Mieszkalnych
Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów
Henryk Małysz,
Prezes Zarządu Przedsiębiorstwa Remontów Ulic i Mostów w Gliwicach
Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów.
dr Paweł Huczkowski,
Wiceprezes zarządu Croda Poland Sp. z. o. o.
Ekoakta.pl - Poufność. Bezpieczeństwo. Ekologia.
Archiwizacja dokumentów, digitalizacja dokumentów, przechowywanie dokumentów, niszczenie dokumentów, skanowanie dokumentów.
