Dokumenty księgowe
W styczniu 2019 roku weszły w życie zmiany w przepisach dotyczących archiwizacji dokumentów księgowych. Modyfikacji uległo wiele aktów prawnych, między innymi ustawa o rachunkowości. Jak długo należy przechowywać dokumenty księgowe?
Dokumenty księgowe – rodzaje
Według ustawy o rachunkowości dokumenty księgowe, które mogą być podstawą zapisu w księgach rachunkowych można podzielić na:
- zewnętrzne własne – przekazane kontrahentowi (np. rachunki, faktury),
- zewnętrzne obce – otrzymane od kontrahentów (np. noty księgowe),
- wewnętrzne – dotyczące operacji wewnątrz jednostki (np. KP, KW, druk zaliczki).
Przepisy wskazują również elementy, które powinien zawierać dowód księgowy. Według ustawy o rachunkowości na dokumencie powinno się znaleźć:
- określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
- określenie stron,
- opis operacji oraz jej wartość,
- data dokonania operacji, a także data sporządzenia dowodu,
- podpis wystawcy dowodu,
- stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych.
Jak długo przechowywać dokumenty księgowe?
Dokumenty księgowe muszą być przez przedsiębiorców przechowywane w sposób chroniący je przed uszkodzeniem, zniszczeniem, a także rozpowszechnieniem przez osoby nieupoważnione. Polskie firmy mogą archiwizować dokumenty w siedzibie przedsiębiorstwa lub poza nią – np. w zewnętrznym biurze rachunkowym. Przechowywanie dokumentów księgowych poza firmą należy jednak zgłosić do właściwego Urzędu Skarbowego.
Do stycznia 2019 roku przepisy narzucały na przedsiębiorców obowiązek bezterminowego przechowywania zatwierdzonych sprawozdań finansowych. Obecnie na mocy nowelizacji ustawy o rachunkowości dokumenty te muszą być przechowywane przez okres do co najmniej 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym nastąpiło ich zatwierdzenie. Pozostałe dokumenty co do zasady przechowuje się przez okres co najmniej 5 lat. Należą do nich m.in. księgi rachunkowe, karty wynagrodzeń pracowników, dokumentacja przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości czy dokumenty inwentaryzacyjne. Z kolei dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej przechowuje się do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną. Okres przechowywania oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, które dokumenty dotyczą.
