Optymalizacja kosztów procesu obiegu dokumentów

Jak wskazuje wiele badań, outsourcing archiwizowania, skanowania i niszczenia dokumentów, a także powierzenie zarządzania korespondencją wyspecjalizowanej firmie przekłada się na kilkudziesięcioprocentowe oszczędności oraz ograniczenie liczby zatrudnianego personelu.

O zaletach outsourcingu przekonała się już co czwarta polska firma, która zdecydowała się na skorzystanie z takich rozwiązań. Podstawową korzyścią jest fakt, że skomplikowane procesy związane z zarządzaniem danymi biznesowymi nie wymagają angażowania środków i czasu przedsiębiorcy. Polskie organizacje coraz częściej wybierają firmy takie jak Ekoakta, która dzięki profesjonalnie przygotowanym konsultantom w sposób kompleksowy dobierze zakres potrzebnych firmie usług związanych z zarządzaniem dokumentami.

Obniżenie kosztów dzięki kancelarii pocztowej

Jednym z coraz powszechniejszych rozwiązań jest usługa kancelarii pocztowej, która uwzględnia kompleksową obsługę poczty w przedsiębiorstwie przez podmiot zewnętrzny. Wówczas kancelaria pocztowa staje się pierwszym ogniwem w tzw. workflow, istotnie wpływając na usprawnienie przepływu informacji pomiędzy pracownikami biorącymi udział w jej przetwarzaniu.

Wszystkie potrzebne rozwiązania oferuje firma Ekoakta, której konsultanci w szczegółowy sposób wyjaśnią procedury i dobiorą usługę w taki sposób, by przyniosła ona przedsiębiorstwu wymierne oszczędności w wyniku optymalizacji procesu oraz uwolniła je od niedogodności związanych z samodzielnym zarządzaniem korespondencją. Co ważne, wdrożenie odpowiednich narzędzi służących minimalizacji kosztów przebiega szybko i sprawnie. 

Usługi archiwizacyjne dopasowane do potrzeb

To, co dobre dla jednego, nie musi jednak sprawdzać się dla wszystkich. Dlatego rozwiązania oferowane przez firmę Ekoakta opierają się na indywidualnej ocenie i analizie procesów związanych z zarządzaniem dokumentami i danymi w firmie, a w przypadku kancelarii pocztowej – także procesów z zakresu obsługi korespondencji przychodzącej i wychodzącej.

Propozycja outsourcingu usług archiwizowania, skanowania i niszczenia, a także kancelarii pocztowej, która ma na celu generowanie oszczędności dla firmy jest więc ściśle dopasowana do specyfiki biznesu Klienta. Priorytetem jest bowiem efektywność rozwiązań. Aby ją uzyskać, konieczne jest solidne zaplecze analityczne, a następnie konsolidacja usług (prowadząca np. do uzyskania niższych stawek od dostawców usług pocztowych czy kurierskich).

Niszczenie informacji – prosta kalkulacja

Brak kosztów inwestycyjnych na starcie stanowi silną motywację do zlecenia zewnętrznej firmie usług związanych z archiwizacją, skanowaniem i niszczeniem dokumentów, a także obsługi kancelarii pocztowej. Za opłacalnością takiego rozwiązania przemawiają także twarde dane liczbowe, których trudno nie wziąć pod uwagę.

Czas pracownika podczas wszystkich czynności towarzyszących niszczeniu 250kg dokumentów to ok. 16 godzin, co przekłada się na minimalny koszt na poziomie ok. 300 zł. Do tego należy dodać wydatki związane z miesięczną ratą z tytułu zakupu niszczarki średniej klasy, wywozu ścinek przez firmę komunalną, worków na śmieci, zużycia energii czy napraw i bieżącego utrzymania sprzętu. Kalkulacja wyraźnie wskazuje na ok. 470 zł kosztów, podczas gdy usługa firmy zewnętrznej przy założeniu identycznego zakresu prac wymaga budżetu na poziomie 170 zł, a więc o 60% mniejszego.

Outsourcing procesów biznesowych na plus

Outsourcing usług związanych z archiwizacją, skanowaniem i niszczeniem dokumentów oraz kancelarią pocztową staje się z biznesowego punktu widzenia coraz częściej nie tylko rozsądnym wyborem, lecz także palącą koniecznością. Wraz z rozwojem firmy jego opłacalność, a także stopień usprawnienia procesów biznesowych znacząco wzrastają i proporcjonalnie przekładają się na generowane przez przedsiębiorstwo przychody. Mówiąc krótko: kto nie outsourcuje – ten nie oszczędza.