Jak wprowadzić nowoczesną i bezpieczną bazę danych dla działu HR?

Większość firm inwestuje w nowoczesne narzędzia sprzedażowe, systemy CRM czy automatyzację marketingu. Tymczasem jeden z najbardziej newralgicznych obszarów całej organizacji, dokumentacja pracownicza, często pozostaje w tyle, opierając się na papierze, przypadkowych folderach i nieformalnych procedurach. Czas to zmienić. Dowiedz się, jak wdrożyć bezpieczną bazę danych HR i skontaktuj się z Ekoakta, która przeprowadzi Cię przez ten proces krok po kroku.

Cyfryzacja działu HR, od papierowych teczek do zdigitalizowanych danych

Dział HR operuje na jednych z najbardziej wrażliwych danych w całej organizacji. Dane osobowe pracowników, umowy, historia zatrudnienia, listy płac, dokumentacja medyczna, to informacje, które wymagają nie tylko tego, aby  przechowywanie dokumentów było przeprowadzane starannie. Konieczne jest też wdrożenie ścisłej kontroli dostępu i pełnej zgodności z przepisami. Tymczasem w wielu firmach rzeczywistość wygląda inaczej.

Problemy ujawniają się w najmniej oczekiwanych momentach. Kontrola z Urzędu Ochrony Danych Osobowych, spór sądowy z byłym pracownikiem, audyt wewnętrzny: każda z tych sytuacji bezlitośnie weryfikuje to, jak firma faktycznie zarządza dokumentacją pracowniczą. Rozproszone, nieuporządkowane dane HR to ryzyko prawne, operacyjne i wizerunkowe jednocześnie.

Jak zabezpieczyć dane HR i spełnić wymogi prawne?

Dane pracownicze należą do kategorii szczególnie chronionych i ich niewłaściwe zabezpieczenie może mieć poważne konsekwencje. Zarówno finansowe, jak i prawne.

RODO nakłada na pracodawców konkretne obowiązki. Dane osobowe pracowników muszą być przetwarzane zgodnie z zasadą minimalizacji, przechowywane przez ściśle określony czas i chronione przed nieuprawnionym dostępem. 

Jeśli więc zastanawiasz się, jak stworzyć bazę danych pracowników i jak zabezpieczyć dane HR, pamiętaj, że powinna się ona opierać na kilku kluczowych filarach:

• Kontrola dostępu: tylko uprawnione osoby mogą przeglądać konkretne dokumenty, a każde logowanie jest rejestrowane.
• Szyfrowanie danych: informacje przechowywane i przesyłane są zaszyfrowane, co eliminuje ryzyko ich przechwycenia.
• Regularne kopie zapasowe: utrata danych wskutek awarii technicznej lub ataku cybernetycznego nie może oznaczać utraty dokumentacji pracowniczej.
• Monitoring dostępu: system rejestruje, kto i kiedy miał dostęp do danych, co jest niezbędne podczas audytów i postępowań wyjaśniających.
• Określone terminy przechowywania: elektroniczne archiwum automatycznie kontroluje okresy retencji, eliminując ryzyko przetrzymywania danych dłużej niż pozwala prawo.

Jednak, czy elektroniczne akta pracownicze są bezpieczne? To pytanie, na które odpowiedź zależy nie od formy, lecz od jakości wdrożenia. Dobrze zorganizowane elektroniczne akta pracownicze w bazie danych HR są znacznie bezpieczniejsze niż papierowe teczki zamknięte w szafie. Pod warunkiem jednak, że cyfryzacja działu HR została przeprowadzona rzetelnie i zgodnie ze standardami ochrony danych. Właśnie na taką digitalizację możesz liczyć, decydując się na współpracę z Ekoakta. 

Jak wdrożyć system HR oparty na digitalizacji dokumentacji?

Jeśli zastanawiasz się, jaki system dla działu HR będzie najlepszy i rozważasz formę elektroniczną warto zaznaczyć, że proces cyfryzacji działu HR zaczyna się od inwentaryzacji zasobów. Należy wiedzieć, jakie dokumenty firma posiada, w jakiej są formie, gdzie się znajdują i jak długo muszą być przechowywane. Bez tego etapu każde wdrożenie systemu HR będzie budowaniem na niepewnym fundamencie.

Kolejny krok to właściwa digitalizacja dokumentacji pracowniczej. Każdy dokument musi zostać odpowiednio zaindeksowany, przypisany do konkretnego pracownika, opatrzony metadanymi i umieszczony w strukturze, która umożliwia szybkie wyszukiwanie.

Tu z pomocą przychodzi nasza firma. Dzięki współpracy, to nie Ty zastanawiasz się, jak wprowadzić bazę danych dla działu HR. Przejmujemy na siebie ciężar tego procesu: od odbioru dokumentów papierowych, przez ich skanowanie i indeksowanie, aż po przekazanie gotowego archiwum cyfrowego. Twój dział HR otrzymuje narzędzie do pracy, bez konieczności angażowania własnych zasobów w żmudny proces porządkowania akt.

Finałem tego, jak stworzyć bazę danych pracowników, jest wybór odpowiedniego systemu dla działu HR, który zintegruje się z przygotowanym archiwum cyfrowym. Gotowa, poprawnie zindeksowana baza dokumentów sprawia, że integracja przebiega sprawnie i bez zbędnych komplikacji. 

Jak przechowywać dokumenty pracownicze w modelu outsourcingowym?

Równie ważne, jak teczka personalna HR, jest to, co dzieje się z dokumentami później, zarówno tymi w formie cyfrowej, jak i oryginałami papierowymi, które po zeskanowaniu nadal wymagają odpowiedniego postępowania. I właśnie tutaj baza danych HR może pomóc Twoim pracownikom.

W Ekoakta oferujemy kompleksową obsługę dokumentacji pracowniczej: od momentu odbioru akt z Twojej firmy, przez ich profesjonalną archiwizację, aż po bezpieczne zniszczenie po upływie wymaganego okresu przechowywania. Nie zostawiamy klienta samego z pytaniem, co zrobić z papierowymi oryginałami po digitalizacji. Przejmujemy je, przechowujemy w warunkach spełniających najwyższe standardy ochrony i dbamy o to, aby przez cały czas były dostępne na żądanie.

Przechowywanie dokumentów w naszych obiektach to gwarancja bezpieczeństwa fizycznego i prawnego jednocześnie. Nasze magazyny są monitorowane, wyposażone w systemy kontroli dostępu i zabezpieczone przed zagrożeniami środowiskowymi. Co równie ważne, każdy proces, od przyjęcia dokumentów po ich niszczenie, jest w pełni udokumentowany. W razie kontroli lub audytu jesteś w stanie wykazać każdy etap zarządzania dokumentacją pracowniczą.

Jeśli zdecydujesz się na zniszczenie papierowych wersji dokumentów, po ich uprzednim zdigitalizowaniu, nasi pracownicy także pomogą Ci w tym zadaniu. Cyfryzacja działu HR to zdecydowane ułatwienie w codziennym zarządzaniu biurem. 

Nie zastanawiaj się dłużej nad tym, jak wprowadzić bazę danych dla działu HR. Skontaktuj się z nami i umów bezpłatną konsultację. Wystarczy krótka rozmowa telefoniczna, aby z fachowego źródła dowiedzieć się, czy elektroniczne akta pracownicze są bezpieczne dla Twojej firmy. 

Pomożemy Ci przejść przez proces digitalizacji dokumentacji pracowniczej sprawnie, bezpiecznie i zgodnie z obowiązującymi wymogami prawnymi. Nasi pracownicy wiedzą, jak przechowywać dokumenty pracownicze w formie cyfrowej i jak zorganizować dla Ciebie najlepsze rozwiązania.

FAQ