Przeładowane archiwa i rosnące wymogi ESG to dwa problemy, które większość firm rozwiązuje osobno. A wystarczy jedno przemyślane działanie, żeby zaadresować oba naraz. Dowiedz się jak to zrobić i skontaktuj się z Ekoakta, która pomoże Ci wdrożyć skuteczne rozwiązanie.
Czym jest ESG i co wspólnego ma z dokumentacją papierową?
ESG to skrót od trzech angielskich słów: Environmental, Social i Governance. W wolnym tłumaczeniu oznaczają one odpowiednio: środowisko, społeczną odpowiedzialność i ład korporacyjny. To rama, według której inwestorzy, kontrahenci i instytucje oceniają dziś organizacje. Nie tylko pod kątem wyników finansowych, ale też tego, jak firma wpływa na otoczenie i jak jest zarządzana.
Czym jest ESG? Przez długi czas skrót ten kojarzył się głównie z dużymi korporacjami i branżami o wysokiej emisyjności. To się jednak zmienia. Coraz więcej średnich firm musi dziś odpowiadać na pytania o swój ślad środowiskowy, czy to podczas przetargów, czy w relacjach z partnerami biznesowymi, którzy sami podlegają wymogom raportowania. Jak spełniać normy ESG, gdy nie jest się gigantem energetycznym ani producentem przemysłowym?
Dokumentacja papierowa to jeden z tych obszarów, które rzadko pojawiają się w rozmowach o ESG, a powinny. Produkcja papieru, transport dokumentów, zużycie energii przez drukarki i niszczarki, powierzchnia biurowa ogrzewana i oświetlana tylko po to, by przechowywać segregatory: to wszystko ma swój ślad środowiskowy. Firmy, które poważnie podchodzą do raportowania ESG, zaczynają dostrzegać, że zmniejszenie archiwum w firmie to element strategii środowiskowej.
W Ekoakta widzimy ten trend wyraźnie. Coraz częściej rozmowy z klientami zaczynają się nie od pytania o miejsce w biurze, ale o to, jak elektroniczne archiwum może wesprzeć ich cele ESG i wzmocnić wizerunek odpowiedzialnej organizacji.
Dokumenty a ESG – jak ograniczenie papieru w organizacji wpływa na wskaźniki środowiskowe?
To połączenie, które wbrew pozorom jest bardzo konkretne. Każda strona zadrukowanego papieru ma swój ślad węglowy: od wyrębu lasu, przez produkcję, transport, aż po utylizację. Organizacja, która drukuje i archiwizuje tysiące dokumentów rocznie, generuje emisje, które można zmierzyć, a co za tym idzie również ograniczyć i zaraportować.
Zmniejszenie archiwum w firmie i ograniczenie papieru w organizacji przekłada się na wskaźniki ESG w kilku wymiarach jednocześnie. Mniejsze zużycie papieru to niższa emisja CO2 związana z jego produkcją.
Mniejsza liczba wydruków to niższe zużycie energii i materiałów eksploatacyjnych. Zredukowane archiwum fizyczne to mniejsza powierzchnia biurowa do ogrzewania i oświetlania. Każdy z tych elementów można zmierzyć, udokumentować i uwzględnić w raporcie ESG jako wymierny efekt działań prośrodowiskowych firmy.
Ograniczenie papieru w organizacji jest ważne z jeszcze jednego powodu. Raportowanie ESG nie polega na deklarowaniu dobrych intencji, polega na przedstawianiu danych. Firmy, które potrafią pokazać konkretne liczby dotyczące redukcji zużycia papieru czy zmniejszenia powierzchni archiwum, budują wiarygodność w oczach swoich inwestorów, partnerów i klientów.
Dokumenty a ESG – jak zmniejszyć archiwum w firmie?
Zmniejszenie archiwum w firmie rzadko udaje się przeprowadzić skutecznie bez zewnętrznego wsparcia. Nie dlatego, że jest to zadanie niemożliwe do wykonania samodzielnie. Dlatego, że wymaga jednoczesnego ogarnięcia wielu wątków:
- inwentaryzacji zasobów,
- znajomości przepisów dotyczących okresów przechowywania,
- odpowiedniego sprzętu
- procedur zgodnych z RODO.
Gdy firma próbuje zrobić to własnymi siłami, projekt szybko się przeciąga w czasie, traci tempo i ostatecznie ląduje w szufladzie.
Właśnie tutaj wkracza Ekoakta. Oferujemy kompleksową obsługę całego procesu: od pierwszej inwentaryzacji dokumentów, przez ich digitalizację, aż po bezpieczne przechowanie oryginałów lub ich certyfikowane zniszczenie. Każdy etap jest zaplanowany, udokumentowany i realizowany według ustalonych procedur. Ty natomiast wiesz, co się dzieje z dokumentami Twojej firmy na każdym kroku, zamiast zastanawiać się, jak spełniać normy ESG.
Jak Ekoakta pomaga w ograniczeniu papieru w organizacji?
Jak zmniejszyć archiwum w firmie z naszym wsparciem? Zaczynamy od analizy zasobów. należy ustalić, które dane:
– można zdigitalizować w ramach cyfrowej archiwizacji dokumentów
– wymagają dalszego przechowywania w formie fizycznej
– można już bezpiecznie zniszczyć.
Na tej podstawie przygotowujemy harmonogram działań dopasowany do rytmu pracy organizacji. Proces nie paraliżuje codziennego funkcjonowania firmy. Przebiega sprawnie i w tle.
Co ważne, digitalizacja w wykonaniu naszej firmy to nie jednorazowa akcja skanowania. To skalowalny model, który można wdrożyć zarówno w małym biurze, jak i w organizacji z rozproszonymi zasobami archiwalnymi w wielu lokalizacjach. Dokumenty są indeksowane i opisywane w sposób umożliwiający ich błyskawiczne wyszukiwanie. Elektroniczne archiwum, które powstaje w wyniku tego procesu, jest uporządkowane, bezpieczne i gotowe do wykorzystania, również jako element dokumentacji na potrzeby raportowania ESG.
Jak spełniać normy ESG z naszym wsparciem?
Ekoakta działa na polskim rynku od ponad 25 lat. Przez ten czas wypracowaliśmy model współpracy, który pozwala firmom nie tylko uporządkować dokumentację, ale też udokumentować efekty tej zmiany w sposób użyteczny dla raportowania ESG. Dostarczamy klientom dane dotyczące wolumenu przetworzonych dokumentów, zredukowanej powierzchni archiwum i ilości zniszczonych materiałów. To konkretne liczby, które można wprost przełożyć na wskaźniki środowiskowe.
Dlaczego jeszcze warto postawić na współpracę z Ekoakta?
Posiadamy certyfikaty ISO 9001 i ISO 27001, które potwierdzają najwyższe standardy zarządzania jakością i bezpieczeństwem informacji. Niszczenie dokumentów realizujemy zgodnie z normą ISO 21964. Dla firm raportujących ESG to istotna informacja. Współpraca z certyfikowanym partnerem wzmacnia wiarygodność całego procesu i ułatwia jego udokumentowanie na potrzeby audytów czy raportów dla interesariuszy.
Wiemy też, że każda organizacja jest inna. Dlatego nie oferujemy gotowych pakietów, które pasują do wszystkich jednakowo. Zakres współpracy z naszą firmą zawsze wynika z faktycznych potrzeb Twojej firmy.
Chcesz dowiedzieć się, jak współpraca z EKOAKTA może wesprzeć Twoje cele ESG i jednocześnie odciążyć organizację z nadmiaru papierowej dokumentacji? Skontaktuj się z nami i umów bezpłatną konsultację.
FAQ
Tak. Zmniejszenie zużycia papieru, ograniczenie powierzchni archiwum i certyfikowane niszczenie dokumentów to działania, które generują mierzalne dane środowiskowe.
Tak i jest to dobry moment, aby zacząć. Uporządkowanie i digitalizacja dokumentacji to jeden z najprostszych pierwszych kroków w budowaniu strategii ESG opartej na konkretnych danych. W Ekoakta przeprowadzamy klientów przez cały proces niezależnie od etapu, na którym się znajdują.
