Sposób na optymalizację kosztów, podniesienie sprawności i bezpieczeństwa obiegu dokumentów - część 2

Jak wskazuje wiele badań, outsourcing archiwizowania, skanowania i niszczenia dokumentów, a także powierzenie zarządzania korespondencją wyspecjalizowanej firmie przekłada się na kilkudziesięcioprocentowe oszczędności oraz ograniczenie liczby zatrudnianego personelu.

zaletach outsourcingu przekonała się już co czwarta polska firma, która zdecydowała się na skorzystanie z takich rozwiązań. Podstawową korzyścią jest fakt, że skomplikowane procesy związane z zarządzaniem danymi biznesowymi nie wymagają angażowania środków i czasu przedsiębiorcy. Polskie organizacje coraz częściej wybierają firmy takie jak Ekoakta, która dzięki profesjonalnie przygotowanym konsultantom w sposób kompleksowy dobierze zakres potrzebnych firmie usług związanych z zarządzaniem dokumentami.

Obniżenie kosztów dzięki kancelarii pocztowej

Jednym z coraz powszechniejszych rozwiązań jest usługa kancelarii pocztowej, która uwzględnia kompleksową obsługę poczty w przedsiębiorstwie przez podmiot zewnętrzny. Wówczas kancelaria pocztowa staje się pierwszym ogniwem w tzw. workflow, istotnie wpływając na usprawnienie przepływu informacji pomiędzy pracownikami biorącymi udział w jej przetwarzaniu.

Wszystkie potrzebne rozwiązania oferuje firma Ekoakta, której konsultanci w szczegółowy sposób wyjaśnią procedury i dobiorą usługę w taki sposób, by przyniosła ona przedsiębiorstwu wymierne oszczędności w wyniku optymalizacji procesu oraz uwolniła je od niedogodności związanych z samodzielnym zarządzaniem korespondencją. Co ważne, wdrożenie odpowiednich narzędzi służących minimalizacji kosztów przebiega szybko i sprawnie. 

Usługi archiwizacyjne dopasowane do potrzeb

To, co dobre dla jednego, nie musi jednak sprawdzać się dla wszystkich. Dlatego rozwiązania oferowane przez firmę Ekoakta opierają się na indywidualnej ocenie i analizie procesów związanych z zarządzaniem dokumentami i danymi w firmie, a w przypadku kancelarii pocztowej – także procesów z zakresu obsługi korespondencji przychodzącej i wychodzącej.

Propozycja outsourcingu usług archiwizowania, skanowania i niszczenia, a także kancelarii pocztowej, która ma na celu generowanie oszczędności dla firmy jest więc ściśle dopasowana do specyfiki biznesu Klienta. Priorytetem jest bowiem efektywność rozwiązań. Aby ją uzyskać, konieczne jest solidne zaplecze analityczne, a następnie konsolidacja usług (prowadząca np. do uzyskania niższych stawek od dostawców usług pocztowych czy kurierskich).

Niszczenie informacji – prosta kalkulacja

Brak kosztów inwestycyjnych na starcie stanowi silną motywację do zlecenia zewnętrznej firmie usług związanych z archiwizacją, skanowaniem i niszczeniem dokumentów, a także obsługi kancelarii pocztowej. Za opłacalnością takiego rozwiązania przemawiają także twarde dane liczbowe, których trudno nie wziąć pod uwagę.

Czas pracownika podczas wszystkich czynności towarzyszących niszczeniu 250kg dokumentów to ok. 16 godzin, co przekłada się na minimalny koszt na poziomie ok. 300 zł. Do tego należy dodać wydatki związane z miesięczną ratą z tytułu zakupu niszczarki średniej klasy, wywozu ścinek przez firmę komunalną, worków na śmieci, zużycia energii czy napraw i bieżącego utrzymania sprzętu. Kalkulacja wyraźnie wskazuje na ok. 470 zł kosztów, podczas gdy usługa firmy zewnętrznej przy założeniu identycznego zakresu prac wymaga budżetu na poziomie 170 zł, a więc o 60% mniejszego.

Outsourcing procesów biznesowych na plus

Outsourcing usług związanych z archiwizacją, skanowaniem i niszczeniem dokumentów oraz kancelarią pocztową staje się z biznesowego punktu widzenia coraz częściej nie tylko rozsądnym wyborem, lecz także palącą koniecznością. Wraz z rozwojem firmy jego opłacalność, a także stopień usprawnienia procesów biznesowych znacząco wzrastają i proporcjonalnie przekładają się na generowane przez przedsiębiorstwo przychody. Mówiąc krótko: kto nie outsourcuje – ten nie oszczędza.

Zapytaj o szczegóły naszych konsultantów
801 013 015
Zadaj pytanie wypełniając formularz
Zamów online

Obsługa dokumentów - dowiedz się więcej

Niszczenie dokumentów księgowych, kadrowych, podatkowych itp.

Prowadząc działalność gospodarczą, zatrudniając pracowników, jesteśmy zobligowani do przechowywania dokumentacji, która jest dowodem na wywiązywanie się przez nas z obowiązków pracodawcy ...

Archiwizacja i przechowywanie dokumentów księgowych, kadrowych, podatkowych

Archiwizacja dokumentów księgowych Prowadzona w firmie księgowość powinna być kompletowana, klasyfikowana i przechowywana przez okres wyznaczonymi przepisami prawnymi. Ważne jest przykładanie...

Archiwizacja, przechowywanie, niszczenie dokumentów niejawnych

Klasyfikacja dokumentacji niejawnej Zacznijmy najpierw od samego pojęcia informacji niejawnych. Pod tą definicją rozumiemy informacje, dane, materiały, których ujawnienie mogłoby spowodować za...

Archiwizacja, przechowywanie, niszczenie dokumentacji medycznej

Informacje znajdujące się w dokumentacji medycznej możemy także podzielić wedle przeznaczenia. I tak będzie to: dokumentacja medyczna indywidualna wewnętrzna (dotycząca konkretnego pacjenta, i...

Sposób na optymalizację kosztów, podniesienie sprawności i bezpieczeństwa obiegu dokumentów - część 1

Wraz z upływem czasu i rozwojem każdej firmy gwałtowanie wzrasta ilość papierowych czy elektronicznych dokumentów, a wraz z nimi rośnie zapotrzebowanie na szybki i nieprzerwany dostęp do tych ...

Sposób na optymalizację kosztów, podniesienie sprawności i bezpieczeństwa obiegu dokumentów - część 2

Jak wskazuje wiele badań, outsourcing archiwizowania, skanowania i niszczenia dokumentów, a także powierzenie zarządzania korespondencją wyspecjalizowanej firmie przekłada się na kilkudziesięc...

Digitalizacja dokumentów od A do Z - korzyści z wprowadzenia elektronicznego archiwum

Powszechnym problemem współczesnych firm jest stale rosnąca ilość danych biznesowych. Dokumentów papierowych nie ubywa, lecz przybywa, a teczki i segregatory wypełniają coraz większą przestr...

Kancelaria pocztowa ważniejsza niż myślisz, czyli dlaczego warto profesjonalnie zarządzać korespondencją

Tempo i sprawność przekazywania informacji odgrywa coraz większą rolę w biznesie. Niedogodności i opóźnienia w tym obszarze mogą zakłócić płynność finansową przedsiębiorstwa, utrudnia...

Referencje klientów

Totalizator Sportowy Sp. z o.o. w Warszawie, Oddział w Krakowie potwierdza, że Ekoakta wykonała dla nas usługi w zakresie kompleksowej, zgodnej z przepisami prawa i naszymi wewnętrznymi procedurami archiwizacji dokumentów i profesjonalnego niszczenia danych.
Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych.
Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera, co pozwala zarekomendować Ekoakta jako sprawdzonego specjalistę w zakresie świadczonych usług

Tomasz Majka
Totalizator Sportowy Sp. z o.o.

Informujemy, że w zakresie niszczenia zasobów archiwalnych korzystamy z usług firmy Ekoakta z Chorzowa.
Jakość usług świadczonych przez firmę Ekoakta i profesjonalna obsługa związana z niszczeniem dokumentów pozwala na polecić tę firmę wszystkim zainteresowanym usługa niszczenia dokumentów.

Oddział Unilever Bestfoods
Unilever Polska SA Zakład Produkcyjny Katowice

Współpraca pomiędzy Żabką Polska SA a firmą Ekoakta rozpoczęła się w 2008 roku w ramach programu bezpiecznej utylizacji dokumentacji poufnej.
Z powierzonego zadania Ekoakta wywiązuje się w znakomity sposób, uwzględniając wszystkie wskazówki i postulaty zleceniodawcy. Niszczenie poufnej dokumentacji wykonywane jest terminowo i z zachowaniem wszelkich procedur wymaganych przez Żabkę Polska SA.
Z pełną odpowiedzialnością można polecić Ekoakta firmom oczekującym wysokiej jakości usług.

Łukasz Skrzypczak
Kierownik Archiwum Żabka Polska SA

Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera.

Marek Kasprzyk
Dyrektor I Inspektoratu PZU S.A. w Krakowie

Z pełnym przekonaniem rekomenduję i polecam usługi firmy Ekoakta. Wszystkie prace były wykonane fachowo i zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. W mojej ocenie Ekoakta spełnia wszystkie wymogi, jakie winna posiadać wyspecjalizowana firma zajmująca się archiwizacją i przechowywaniem dokumentów. Zarówno jakość, jak i terminowość wykonania usług oceniam wysoko. Nie bez znaczenia jest również fakt, że oferta cenowa firmy jest elastyczna i konkurencyjna.

mgr Izabela Żmuda
Dyrektor Szkoły Podstawowej nr 4
im. Kardynała Stefana Wyszyńskiego w Chorzowie

Ekoakta wykonywała dla nas usługi w zakresie kompleksowej archiwizacji i oraz profesjonalnego niszczenia danych. Poziom świadczonych usług gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdza wiarygodność i fachowość firmy Ekoakta.

mgr Halina Szumska
Dyrektor Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Sosnowcu

Poziom usług z zakresu archiwizacji dokumentów świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Nasza współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera. Opierając się na powyższym rekomendujemy firmę Ekoakta jako sprawnego specjalistę w zakresie świadczonych usług.

Krystyna Grzanka
Prezes Zarządu Administracja Domów Mieszkalnych

Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów

Henryk Małysz,
Prezes Zarządu Przedsiębiorstwa Remontów Ulic i Mostów w Gliwicach

Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów.

dr Paweł Huczkowski,
Wiceprezes zarządu Croda Poland Sp. z. o. o.

Ekoakta.pl - Poufność. Bezpieczeństwo. Ekologia.
Archiwizacja dokumentów, digitalizacja dokumentów, przechowywanie dokumentów, niszczenie dokumentów, skanowanie dokumentów.

All rights reserved 2019 Rhenus Data Office Polska Sp. z o.o.
Projekt i realizacja: Internetica