Digitalizacja dokumentów od A do Z - korzyści z wprowadzenia elektronicznego archiwum

Powszechnym problemem współczesnych firm jest stale rosnąca ilość danych biznesowych. Dokumentów papierowych nie ubywa, lecz przybywa, a teczki i segregatory wypełniają coraz większą przestrzeń biurową. Ponadto każde przedsiębiorstwo, które chce odnosić sukcesy musi mieć zapewniony szybki dostęp do kluczowych informacji bez względu na czas i miejsce pobytu jego pracowników. Odpowiedzią na te potrzeby jest digitalizacja dokumentów i wdrożenie archiwum dokumentów elektronicznych, które przynoszą liczne korzyści w postaci oszczędności miejsca, sprawniejszego obiegu dokumentacji, znacznie prostszego dostępu do danych oraz minimalizacji ryzyka zniszczenia czy zagubienia dokumentów.

Elektroniczny obieg dokumentów pod lupą

Oferowana przez firmę Ekoakta usługa stworzenia cyfrowego archiwum dokumentów elektronicznych pozwala uniknąć żmudnego przeszukiwania tradycyjnych kartotek czy stert dokumentów. Opiera się ona na masowym skanowaniu papierowych dokumentów w celu stworzenia wersji elektronicznej oraz przechowywaniu ich w bezpiecznym repozytorium obrazów. Dzięki zastosowanym technologiom zachowują one wysoką jakość, otrzymują kompaktową wielkość, a zawarte w nich treści zostają odpowiednio zaindeksowane. W efekcie digitalizacji dokumentów możliwa staje się ich integracja z dowolnym systemem informatycznym, np. typu workflow (ang. przepływ pracy), dzięki któremu możliwe jest przesłanie dokumentu (bez dodatkowych kosztów) do wszystkich upoważnionych odbiorców, a jeśli posiadają oni urządzenia mobilne z dostępem do firmowej sieci, w kilka sekund otrzymają oni dostęp do niezbędnych dokumentów, takich jak umowy, projekty czy raporty.

Zalety przechowywania dokumentów w formie elektronicznej

Posiadanie elektronicznego archiwum dokumentów umożliwia oszczędne zagospodarowanie przestrzeni w biurze, która dotychczas służyła do przechowywania dokumentów. Przedsiębiorstwo uwalnia się wówczas od konieczności tworzenia i zarządzania archiwum „papierowym”, które może przekazać wyspecjalizowanej firmie w ramach umowy outsourcingowej. Ponadto digitalizacja dokumentów pozwala na uporządkowanie danych biznesowych wedle praktycznie nieograniczonych kryteriów. Dzięki temu zatrudniana kadra otrzymabłyskawiczny dostęp do informacji z każdego miejsca i o każdej porze, a także będzie mogła pracować nad nimi równocześnie w modelu grupowym.

Dane cyfrowe są efektywnie wykorzystywane w codziennej pracy, a zarazem dobrze chronione przed dostępem nieupoważnionych osób w elektronicznym archiwum dokumentów. Wdrożenie takiego rozwiązania skraca czas obiegu dokumentów o około 30-50% i o tyle samo zmniejsza liczbę prac administracyjnych, które są niezbędne w tradycyjnym modelu obiegu dokumentacji papierowej, co z kolei bezpośrednio przekłada się na redukcję kosztów. Dostęp do elektronicznych wersji dokumentów znacząco przy tym obniża koszty materiałów biurowych.Współczesne realia gospodarcze nie wymagają od przedsiębiorcy i jego pracowników posługiwania się dokumentacją papierową, jednak gdy nastąpi taka konieczność, zawsze można je będzie wypożyczyć z archiwum, w którym dokumenty papierowe są odpowiednio przechowywane nawet przez wiele lat zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa bez obawy o ich zagubienie czy zniszczenie.

Digitalizacja dokumentów w rękach profesjonalistów

Powierzenie digitalizacji dokumentów profesjonalnemu usługodawcy – takiemu jak Ekoakta – wiąże się z licznymi korzyściami. Należą do nich m.in.:

  • Sprawdzone procedury i pełna poufność
  • Profesjonalny sprzęt do masowego skanowania, gwarantujący dużą wydajność i wysoką jakość
  • Automatyzacja procesu
  • Brak kosztów wyjściowych związanych z wdrożeniem odpowiednich technologii
  • Elastycznie dopasowane oprogramowanie do indywidualnych potrzeb przedsiębiorstwa
  • Liczne opcje kategoryzacji i przeszukiwania dokumentacji
  • Skalowalność procesu i możliwość jego ciągłej optymalizacji
  • Ograniczenie wydatków związanych z czasem pracowników oddelegowanych do prac przy elektronicznym obiegu dokumentacji

Od skanowania dokumentów do rozwoju firmy

Cyfrowe archiwum powstałe w wyniku digitalizacji dokumentów w znaczący sposób przekłada się na sposób działania każdej firmy. Dzięki dostępowi do ogromniej i ciągle rozwijającej się bazy informacji przedsiębiorstwo zyskuje sprawność organizacyjną, a zatrudniana kadra lepszy przepływ informacji i wiedzy. Korzyści finansowe stanowią zatem tylko jeden z wielu argumentów, które przemawiają za digitalizacją. Świat zmierza do przodu, a każda dobrze prosperująca organizacja powinna dotrzymywać mu kroku.

Zapytaj o szczegóły naszych konsultantów
801 013 015
Zadaj pytanie wypełniając formularz
Zamów online

Obsługa dokumentów - dowiedz się więcej

Niszczenie dokumentów księgowych, kadrowych, podatkowych itp.

Prowadząc działalność gospodarczą, zatrudniając pracowników, jesteśmy zobligowani do przechowywania dokumentacji, która jest dowodem na wywiązywanie się przez nas z obowiązków pracodawcy ...

Archiwizacja i przechowywanie dokumentów księgowych, kadrowych, podatkowych

Archiwizacja dokumentów księgowych Prowadzona w firmie księgowość powinna być kompletowana, klasyfikowana i przechowywana przez okres wyznaczonymi przepisami prawnymi. Ważne jest przykładanie...

Archiwizacja, przechowywanie, niszczenie dokumentów niejawnych

Klasyfikacja dokumentacji niejawnej Zacznijmy najpierw od samego pojęcia informacji niejawnych. Pod tą definicją rozumiemy informacje, dane, materiały, których ujawnienie mogłoby spowodować za...

Archiwizacja, przechowywanie, niszczenie dokumentacji medycznej

Informacje znajdujące się w dokumentacji medycznej możemy także podzielić wedle przeznaczenia. I tak będzie to: dokumentacja medyczna indywidualna wewnętrzna (dotycząca konkretnego pacjenta, i...

Sposób na optymalizację kosztów, podniesienie sprawności i bezpieczeństwa obiegu dokumentów - część 1

Wraz z upływem czasu i rozwojem każdej firmy gwałtowanie wzrasta ilość papierowych czy elektronicznych dokumentów, a wraz z nimi rośnie zapotrzebowanie na szybki i nieprzerwany dostęp do tych ...

Sposób na optymalizację kosztów, podniesienie sprawności i bezpieczeństwa obiegu dokumentów - część 2

Jak wskazuje wiele badań, outsourcing archiwizowania, skanowania i niszczenia dokumentów, a także powierzenie zarządzania korespondencją wyspecjalizowanej firmie przekłada się na kilkudziesięc...

Digitalizacja dokumentów od A do Z - korzyści z wprowadzenia elektronicznego archiwum

Powszechnym problemem współczesnych firm jest stale rosnąca ilość danych biznesowych. Dokumentów papierowych nie ubywa, lecz przybywa, a teczki i segregatory wypełniają coraz większą przestr...

Kancelaria pocztowa ważniejsza niż myślisz, czyli dlaczego warto profesjonalnie zarządzać korespondencją

Tempo i sprawność przekazywania informacji odgrywa coraz większą rolę w biznesie. Niedogodności i opóźnienia w tym obszarze mogą zakłócić płynność finansową przedsiębiorstwa, utrudnia...

Referencje klientów

Totalizator Sportowy Sp. z o.o. w Warszawie, Oddział w Krakowie potwierdza, że Ekoakta wykonała dla nas usługi w zakresie kompleksowej, zgodnej z przepisami prawa i naszymi wewnętrznymi procedurami archiwizacji dokumentów i profesjonalnego niszczenia danych.
Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych.
Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera, co pozwala zarekomendować Ekoakta jako sprawdzonego specjalistę w zakresie świadczonych usług

Tomasz Majka
Totalizator Sportowy Sp. z o.o.

Informujemy, że w zakresie niszczenia zasobów archiwalnych korzystamy z usług firmy Ekoakta z Chorzowa.
Jakość usług świadczonych przez firmę Ekoakta i profesjonalna obsługa związana z niszczeniem dokumentów pozwala na polecić tę firmę wszystkim zainteresowanym usługa niszczenia dokumentów.

Oddział Unilever Bestfoods
Unilever Polska SA Zakład Produkcyjny Katowice

Współpraca pomiędzy Żabką Polska SA a firmą Ekoakta rozpoczęła się w 2008 roku w ramach programu bezpiecznej utylizacji dokumentacji poufnej.
Z powierzonego zadania Ekoakta wywiązuje się w znakomity sposób, uwzględniając wszystkie wskazówki i postulaty zleceniodawcy. Niszczenie poufnej dokumentacji wykonywane jest terminowo i z zachowaniem wszelkich procedur wymaganych przez Żabkę Polska SA.
Z pełną odpowiedzialnością można polecić Ekoakta firmom oczekującym wysokiej jakości usług.

Łukasz Skrzypczak
Kierownik Archiwum Żabka Polska SA

Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera.

Marek Kasprzyk
Dyrektor I Inspektoratu PZU S.A. w Krakowie

Z pełnym przekonaniem rekomenduję i polecam usługi firmy Ekoakta. Wszystkie prace były wykonane fachowo i zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. W mojej ocenie Ekoakta spełnia wszystkie wymogi, jakie winna posiadać wyspecjalizowana firma zajmująca się archiwizacją i przechowywaniem dokumentów. Zarówno jakość, jak i terminowość wykonania usług oceniam wysoko. Nie bez znaczenia jest również fakt, że oferta cenowa firmy jest elastyczna i konkurencyjna.

mgr Izabela Żmuda
Dyrektor Szkoły Podstawowej nr 4
im. Kardynała Stefana Wyszyńskiego w Chorzowie

Ekoakta wykonywała dla nas usługi w zakresie kompleksowej archiwizacji i oraz profesjonalnego niszczenia danych. Poziom świadczonych usług gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdza wiarygodność i fachowość firmy Ekoakta.

mgr Halina Szumska
Dyrektor Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Sosnowcu

Poziom usług z zakresu archiwizacji dokumentów świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Nasza współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera. Opierając się na powyższym rekomendujemy firmę Ekoakta jako sprawnego specjalistę w zakresie świadczonych usług.

Krystyna Grzanka
Prezes Zarządu Administracja Domów Mieszkalnych

Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów

Henryk Małysz,
Prezes Zarządu Przedsiębiorstwa Remontów Ulic i Mostów w Gliwicach

Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów.

dr Paweł Huczkowski,
Wiceprezes zarządu Croda Poland Sp. z. o. o.

Ekoakta.pl - Poufność. Bezpieczeństwo. Ekologia.
Archiwizacja dokumentów, digitalizacja dokumentów, przechowywanie dokumentów, niszczenie dokumentów, skanowanie dokumentów.

All rights reserved 2019 Rhenus Data Office Polska Sp. z o.o.
Projekt i realizacja: Internetica