Przechowywanie dokumentów i akt - archiwum zewnętrzne

Czy pamiętasz, że prowadzenie firmy wymaga ciągłej pracy z dokumentami? Czy doświadczasz tego, że rokrocznie firmowe archiwum rozrasta się, a jego obsługa pochłania coraz więcej czasu i środków? Czy zauważasz, że znacząco rośnie również zapotrzebowanie na szybki i nieprzerwany dostęp do dokumentów wielu pracowników z różnych działów?

Jeśli tak, sprawdź, jakie oszczędności i korzyści może zapewnić Ci przekazanie dokumentów firmowych do profesjonalnego archiwum Ekoakta.

Dlaczego tak ważne jest prawidłowe przechowywanie dokumentów?

  • Konieczność przechowywania określonych kategorii dokumentów, w tym dokumentów księgowych czy podatkowych, kadrowych oraz dokumentacji medycznej zgodnie z przepisami, przez długie okresy czasu (nawet do 50 lat), generuje potrzebę zapewnienia stosownej przestrzeni magazynowej.
  • Coroczny przyrost zasobów informacyjnych oznacza potrzebę zapewnienia dodatkowego miejsca na przechowywanie dokumentów i akt, które może stanowić znaczący koszt prowadzonej działalności.
  • Bezpieczne przechowywanie danych i przechowywanie dokumentów lub prowadzenie archiwum zakładowego wiąże się z koniecznością zastosowania odpowiednich zabezpieczeń i personelu do jego obsługi.
  • Informacje i dane przechowywane na terenie siedziby przesiębiorstwa to cenne zasoby, które podlegają ochronie fizycznej i logicznej – konieczność zastosowania stosownych środków bezpieczeństwa nie zawsze znajduje się w centrum uwagi kierownictwa spółki.
  • Ewentualna utrata lub zagubienie dokumentów może zakończyć się nieobliczalnym w skutkach wyciekiem informacji.

Co możemy dla Ciebie zrobić?

  • Przeprowadzimy analizę Twoich zasobów informacyjnych (dokumentów, rysunków technicznych, map, zapisów, taśm, nagrań itp.) i ustalimy najlepszy sposób przechowywania i dostępu do nich. Dotyczy to wszelkich rodzajów dokumentacji, np. księgowej, podatkowej, personalnej, analiz finansowych, planów, budżetów, a także dokumentacji medycznej.
  • Ustalimy okresy przechowywania dokumentacji oraz innych zasobów informacyjnych i dokonamy brakowania i bezpiecznego zniszczenia dokumentów, których czas przechowywania upłynął.
  • Określimy najkorzystniejsze miejsce przechowywania dokumentów i sposoby dostępu (np. dostawa oryginałów, dostawa skanów przez bezpieczne łącze (Scan on Demand), odbiór osobisty przez pracowników firmy itp.). Ekoakta dysponuje własnm systemem online do zarządzania dokumentami znajdującymi się w archiwum.

Przechowywanie dokumentów w wykonaniu Ekoakata

  • Dostarczymy pudła archiwizacyjne do Twojej siedziby, gdzie pracownicy Ekoakta spakują dokumenty w kartony archiwizacyjne i przetransportują je do archiwum monitorowanym poprzez system GPS samochodem. Ty otrzymasz stosowny protokół przekazania dokumentów.
  • Sporządzimy ewidencję przekazanej dokumentacji, oznaczymy pudła archiwizacyjne kodami paskowymi i umieścimy jes w odpowiednio zabezpieczonym obiekcie archiwizacyjnym.
  • Zapewnimy przechowywanie dokumentów i akt oraz bezpieczne przechowywanie danych przez zgodny z prawem okres, a po jego upływie dokonamy brakowania dokumentów i ich bezpiecznego zniszczenia.
  • Na życzenie udostępnimy dokumenty w miejscu przechowywania, dowieziemy oryginały do Twojej firmy lub prześlemy kopie dokumentów faksem albo e-mailem.
  • Przekażemy stosowne raporty dotyczące zasobu archiwalnego oraz wykonywanych na nim operacji zleconych przez klienta.

Nasze standardy bezpieczeństwa

  • Archiwa Ekoakta zlokalizowane są w nowoczesnych parkach logistycznych, na terenach niezalewowych.
  • Pomieszczenia, w których przechowywane są dokumenty, posiadają zabezpieczania przeciwpożarowe właściwe dla składnicy akt oraz archiwów. System powiadamiania o pożarze połączony jest bezpośrednio z najbliższą jednostką straży pożarnej.
  • Temperatura i wilgotność utrzymywane są przez cały czas na stałym poziomie, co gwarantuje długotrwałą żywotność dokumentów i ochronę przed zniszczeniem lub uszkodzeniem.
  • Archiwa Ekoakta wyposażaone są w nowoczesny system monitoringu wizyjnego i kontroli dostępu oraz elektroniczny system antywłamaniowy, a nad bezpieczeństwem czuwają dodatkowo wykwalifikowani pracownicy ochrony.
  • Dostęp do przechowywanych dokumentów osobom z zewnątrz ograniczają dodatkowo ogrodzenie i bramy oraz metalowe drzwi z zamkami antywłamaniowymi.
  • Każdorazowy wstęp do archiwum odnotowywany jest w rejestrze wejść i wyjść, a samo wejście odbywa się poprzez śluzę osobową.

Dlaczego warto skorzystać z przechowywania dokumentów w naszych archiwach?

Oszczędność, Bezpieczeństwo, Wygoda

  • Nie utrzymujesz drogiej powierzchni biurowej potrzebnej do przechowywania dokumentów i akt w siedzibie firmy.
  • Oszczędzasz czas swój i swoich pracowników, dzięki czemu możecie skoncentrować się na kluczowych obowiązkach i zwiększyć swoją efektywność pracy.
  • Zapewnienie właściwej ochrony dokumentom firmowym nie wymaga dodatkowych wydatków, a bezpłatna wycena usługi pozwala z góry zaplanować koszt przechowywania dokumentów.
  • Przechowywanie dokumentów i akt odbywa się w warunkach gwarantujących ich ochronę przed zniszczeniem lub ujawnieniem.
  • Odbiór i zwrot przechowywanej dokumentacji realizują konwoje Ekoakta.
  • Ochrona w miejscu przechowywania dokumentów uniemożliwia dostęp osobom nieupoważnionym.
  • Wszystkie prace związane z przechowywaniem dokumentacji wykonają za Ciebie nasi wykwalifikowani archiwiści.
  • Masz szybki i wygodny dostęp do przechowywanych dokumentów (oryginał, faks lub bezpieczna postać elektroniczna e-mail).
  • Skutecznie zarządzasz przekazanym zasobem oraz na bieżąco kontrolujesz stan i status jednostek aktowych.
  • W razie zewnętrznej kontroli przeglądanie dokumentów nie zakłóca pracy firmy, ponieważ masz do nich osobisty wgląd w archiwum Ekoakta.
Zapytaj o szczegóły naszych konsultantów
801 013 015
Zadaj pytanie wypełniając formularz
Zamów online

Obsługa dokumentów - dowiedz się więcej

Niszczenie dokumentów księgowych, kadrowych, podatkowych itp.

Prowadząc działalność gospodarczą, zatrudniając pracowników, jesteśmy zobligowani do przechowywania dokumentacji, która jest dowodem na wywiązywanie się przez nas z obowiązków pracodawcy ...

Archiwizacja i przechowywanie dokumentów księgowych, kadrowych, podatkowych

Archiwizacja dokumentów księgowych Prowadzona w firmie księgowość powinna być kompletowana, klasyfikowana i przechowywana przez okres wyznaczonymi przepisami prawnymi. Ważne jest przykładanie...

Archiwizacja, przechowywanie, niszczenie dokumentów niejawnych

Klasyfikacja dokumentacji niejawnej Zacznijmy najpierw od samego pojęcia informacji niejawnych. Pod tą definicją rozumiemy informacje, dane, materiały, których ujawnienie mogłoby spowodować za...

Archiwizacja, przechowywanie, niszczenie dokumentacji medycznej

Informacje znajdujące się w dokumentacji medycznej możemy także podzielić wedle przeznaczenia. I tak będzie to: dokumentacja medyczna indywidualna wewnętrzna (dotycząca konkretnego pacjenta, i...

Sposób na optymalizację kosztów, podniesienie sprawności i bezpieczeństwa obiegu dokumentów - część 1

Wraz z upływem czasu i rozwojem każdej firmy gwałtowanie wzrasta ilość papierowych czy elektronicznych dokumentów, a wraz z nimi rośnie zapotrzebowanie na szybki i nieprzerwany dostęp do tych ...

Sposób na optymalizację kosztów, podniesienie sprawności i bezpieczeństwa obiegu dokumentów - część 2

Jak wskazuje wiele badań, outsourcing archiwizowania, skanowania i niszczenia dokumentów, a także powierzenie zarządzania korespondencją wyspecjalizowanej firmie przekłada się na kilkudziesięc...

Digitalizacja dokumentów od A do Z - korzyści z wprowadzenia elektronicznego archiwum

Powszechnym problemem współczesnych firm jest stale rosnąca ilość danych biznesowych. Dokumentów papierowych nie ubywa, lecz przybywa, a teczki i segregatory wypełniają coraz większą przestr...

Kancelaria pocztowa ważniejsza niż myślisz, czyli dlaczego warto profesjonalnie zarządzać korespondencją

Tempo i sprawność przekazywania informacji odgrywa coraz większą rolę w biznesie. Niedogodności i opóźnienia w tym obszarze mogą zakłócić płynność finansową przedsiębiorstwa, utrudnia...

Referencje klientów

Totalizator Sportowy Sp. z o.o. w Warszawie, Oddział w Krakowie potwierdza, że Ekoakta wykonała dla nas usługi w zakresie kompleksowej, zgodnej z przepisami prawa i naszymi wewnętrznymi procedurami archiwizacji dokumentów i profesjonalnego niszczenia danych.
Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych.
Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera, co pozwala zarekomendować Ekoakta jako sprawdzonego specjalistę w zakresie świadczonych usług

Tomasz Majka
Totalizator Sportowy Sp. z o.o.

Informujemy, że w zakresie niszczenia zasobów archiwalnych korzystamy z usług firmy Ekoakta z Chorzowa.
Jakość usług świadczonych przez firmę Ekoakta i profesjonalna obsługa związana z niszczeniem dokumentów pozwala na polecić tę firmę wszystkim zainteresowanym usługa niszczenia dokumentów.

Oddział Unilever Bestfoods
Unilever Polska SA Zakład Produkcyjny Katowice

Współpraca pomiędzy Żabką Polska SA a firmą Ekoakta rozpoczęła się w 2008 roku w ramach programu bezpiecznej utylizacji dokumentacji poufnej.
Z powierzonego zadania Ekoakta wywiązuje się w znakomity sposób, uwzględniając wszystkie wskazówki i postulaty zleceniodawcy. Niszczenie poufnej dokumentacji wykonywane jest terminowo i z zachowaniem wszelkich procedur wymaganych przez Żabkę Polska SA.
Z pełną odpowiedzialnością można polecić Ekoakta firmom oczekującym wysokiej jakości usług.

Łukasz Skrzypczak
Kierownik Archiwum Żabka Polska SA

Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera.

Marek Kasprzyk
Dyrektor I Inspektoratu PZU S.A. w Krakowie

Z pełnym przekonaniem rekomenduję i polecam usługi firmy Ekoakta. Wszystkie prace były wykonane fachowo i zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. W mojej ocenie Ekoakta spełnia wszystkie wymogi, jakie winna posiadać wyspecjalizowana firma zajmująca się archiwizacją i przechowywaniem dokumentów. Zarówno jakość, jak i terminowość wykonania usług oceniam wysoko. Nie bez znaczenia jest również fakt, że oferta cenowa firmy jest elastyczna i konkurencyjna.

mgr Izabela Żmuda
Dyrektor Szkoły Podstawowej nr 4
im. Kardynała Stefana Wyszyńskiego w Chorzowie

Ekoakta wykonywała dla nas usługi w zakresie kompleksowej archiwizacji i oraz profesjonalnego niszczenia danych. Poziom świadczonych usług gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdza wiarygodność i fachowość firmy Ekoakta.

mgr Halina Szumska
Dyrektor Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Sosnowcu

Poziom usług z zakresu archiwizacji dokumentów świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Nasza współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera. Opierając się na powyższym rekomendujemy firmę Ekoakta jako sprawnego specjalistę w zakresie świadczonych usług.

Krystyna Grzanka
Prezes Zarządu Administracja Domów Mieszkalnych

Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów

Henryk Małysz,
Prezes Zarządu Przedsiębiorstwa Remontów Ulic i Mostów w Gliwicach

Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów.

dr Paweł Huczkowski,
Wiceprezes zarządu Croda Poland Sp. z. o. o.

Ekoakta.pl - Poufność. Bezpieczeństwo. Ekologia.
Archiwizacja dokumentów, digitalizacja dokumentów, przechowywanie dokumentów, niszczenie dokumentów, skanowanie dokumentów.

All rights reserved 2019 Rhenus Data Office Polska Sp. z o.o.
Projekt i realizacja: Internetica