Przechowywanie dokumentów Gdańsk
Gdańsk – miasto zlokalizowane w północnej Polsce, stolica województwa pomorskiego. Wraz z Gdynią i Sopotem tworzą aglomerację trójmiejską (Trójmiasto). To jeden z najważniejszych ośrodków gospodarczych nad Morzem Bałtyckim. Najważniejsze lokalne ośrodki edukacyjne to Uniwersytet Gdański, Politechnika Gdańska, Uniwersytet Medyczny, Akademia Muzyczna i Akademia Sztuk Pięknych. Gdańsk to ważne miejsce na kulturalnej mapie Polski. Odbywają się tu takie ważne festiwale jak: Festiwal Szekspirowski, Festiwal Teatrów Ulicznych Feta czy Mozartiana, Solidarity of Arts. Odwiedzając miasto, warto zobaczyć na własne oczy Dwór Artusa, Ratusz, Drogę Królewską i wiele innych.
Przechowywanie dokumentów w Gdańsku – co jeśli ten proces nie jest odpowiednio zaplanowany?
Każde większe przedsięwzięcie dotyczące organizacji firmy warto najpierw precyzyjnie zaplanować. Podobnie jest z przechowywaniem dokumentów. Należy wziąć pod uwagę to, jak dużymi zasobami akt dysponujemy, ile mamy przestrzeni oraz na jakie niebezpieczeństwa jesteśmy szczególnie narażeni. Warto wspomnieć, że problemy z bezpieczeństwem przechowywania dokumentów nie muszą wynikać tylko z czynników z zewnątrz. Czasem w firmie panuje taki chaos, że akta po prostu mogą się zapodziać. To szkodliwe z co najmniej trzech powodów. Po pierwsze – zgubienie dokumentów spowoduje problemy z ochroną danych osobowych klientów, a za złamanie RODO mogą czekać spore kary. Po drugie, w razie ewentualnej kontroli, nie będziecie Państwo mogli okazać wymaganej dokumentacji. Po trzecie, zdarzają się sytuacje, że klient żąda od nas jakiejś informacji, albo chce wycofać zgodę na przetwarzanie danych osobowych. Nie da się spełnić jego oczekiwań, jeśli nie przechowuje się akt w dobry sposób. Jak łatwo się domyślić, to może spowodować nie tylko utratę tego klienta, ale też straty wizerunkowe.
Jak odpowiednio przechowywać dokumenty firmowe?
Na to pytanie nie da się odpowiedzieć w jednoznaczny sposób, bo strategia obejmująca sposób przechowywania akt powinna być dopasowana do tego, jak działa dane przedsiębiorstwo. Przede wszystkim konieczne jest wydzielenie przestrzeni, które ochronią dokumentację przez wzrokiem nieuprawnionych osób. To może okazać się wyzwaniem w firmach, w których pracownicy wykonują obowiązki w tym samym pomieszczeniu, w którym przyjmują klientów. Do przechowywania akt używa się specjalnych regałów, szaf oraz segregatorów i teczek. W większych biurach ich ustawienie nie jest problemem (przedsiębiorcy mogą za to zmagać się z problemem przeniesienia tak obszernej dokumentacji np. podczas przeprowadzki). W mniejszych przestrzeniach może to stanowić poważną trudność. W biurach o ograniczonym metrażu wstawienie dodatkowych szaf może prowadzić do aranżacyjnej katastrofy i znacznie utrudnić użytkowanie przestrzeni. Wszystkie te problemy znikają, jeśli firma decyduje się przechowywać akta na zewnątrz i skorzystać z naszej pomocy.
Co robimy, żeby Państwa dokumenty były z nami bezpieczne?
Ochrona danych, które powierzają nam nasi klienci jest dla nas priorytetem. Dbamy o odpowiednie zabezpieczenie:
-
Konstruując odpowiednie procedury
Ekoakta działa jak dobrze naoliwiony mechanizm. Każdy członek załogi doskonale wie, jakie reguły działania należy stosować, żeby zapewnić Państwa dokumentom najwyższą ochronę. Dzięki doświadczeniu, wiemy jak opracowywać praktyczne sposoby, żeby utrzymać wysokie standardy, które sobie narzuciliśmy.
-
Starannie dobierając naszych pracowników
W szeregach Ekoakty znaleźć można jedynie świetnie przeszkolone osoby. To one są siłą naszej firmy i pozwalają realizować zlecenia sprawnie i przede wszystkim skutecznie.
-
Inwestując w nowoczesne rozwiązania
Odpowiednie zasady postępowania i profesjonalna załoga to nie wszystko, co możemy Państwu zaproponować. Nowoczesna infrastruktura jest równie ważna. To dzięki niej nikt niepowołany nigdy nie znajdzie się w pobliżu akt naszych klientów, a Państwo mogą spokojnie zająć się ważniejszymi sprawami związanymi z prowadzeniem firmy. Dzięki tej infrastrukturze nie tylko dbamy o bezpieczeństwo przechowywanych akt, ale możemy zaproponować również szereg innych usług, m.in. archiwizowanie akt i utylizację. Działamy kompleksowo, dlatego z naszą pomocą mogą Państwo w całościowy sposób zadbać o swoje dokumenty.
W których częściach Gdańska działają nasi klienci?
Dzielnice:
Aniołki, Brętowo, Brzeźno, Chełm, Jasień, Kokoszki, Krakowiec-Górki Zachodnie, Letnica, Matarnia, Młyniska, Nowy Port, Oliwa, Olszynka, Orunia Górna-Gdańsk Południe, Orunia-Św. Wojciech-Lipce, Osowa, Piecki-Migowo, Przeróbka, Przymorze Małe, Przymorze Wielkie, Rudniki, Siedlce, Stogi, Strzyża, Suchanino, Śródmieście, Ujeściscko-Łostowice, VII Dwór, Wrzeszcz Dolny, Wrzeszcz Górny, Wyspa Sobieszewska, Wzgórze Mickiewicza, Zaspa-Młyniec, Zaspa-Rozstaje, Żabianka-Wejhera-Jelitkowo-Tysiąclecia
Skanowanie dokumentów Gdańsk – Skanowanie dokumentacji Gdańsk
Niszczenie dokumentów to nie jedyna dziedzina w której się specjalizujemy – oferujemy również usługi z zakresu skanowania dokumentów – digitalizacja dokumentów Gdańsk.
Archiwizowanie dokumentów Gdańsk – Archiwizacja dokumentów Gdańsk – Archiwizacja danych Gdańsk
Oprócz przechowywania dokumentów posiadamy w ofercie również usługi archiwizacji dokumentów, a także usługę archiwizacja danych Gdańsk.
