Archiwizacja dokumentów

Czy zdarza się, że ważne dokumenty lub akta firmowe giną i/lub nie można ich odnaleźć? Czy w Twoim archiwum zakładowym jest wystarczająco dużo miejsca na nowe akta i dokumenty? Czy pracownicy firmy dokładnie wiedzą, gdzie odnaleźć poszukiwane informacje i jak powinno wyglądać prawidłowe archiwizowanie dokumentów?

Jeśli nie masz pewności, jak odpowiedzieć na te pytania, zapoznaj się z naszymi propozycjami usprawnienia procesu archiwizacji dokumentów, akt i danych cyfrowych.

Dlaczego to takie ważne?

  • Obecnie informacja i skuteczny dostęp do danych to jeden z wiodących czynników sukcesu rynkowego, dlatego konieczna jest właściwa archiwizacja akt (uporządkowanie) i ich zabezpieczenie.
  • Systematyczna i prawidłowa archiwizacja dokumentacji firmowej, tj. ewidencjonowanie dokumentów księgowych (np. faktur), kadrowych (np. teczek osobowych), płacowych czy innych, to wymóg ciągłości działania firmy.
  • Prawidłowa archiwizacja dokumentów i danych, w tym faktur, innych dokumentów księgowych i finansowych oraz dokumentów kadrowych i płacowych (m. in. teczek osobowych) pozwala szybko i sprawnie dotrzeć do poszukiwanych informacji.
  • Zapewnienie odpowiedniej archiwizacji i ochrony dokumentów, takich jak raporty, analizy, faktury, dokumentacja techniczna, akta osobowe, czy poczta to nie fanaberia, ale umocnienie pozycji konkurencyjnej.
  • Prowadzenie archiwum wymaga specjalistycznej wiedzy i doświadczenia, dlatego lepiej nie powierzać zasobów informacyjnych osobom bez stosownych kwalifikacji.
  • Przeprowadzimy archiwizowanie akt (porządkowanie), dokumentów, danych, poczty, faktur i innych dokumentów księgowych oraz finansowych i nadamy im stosowną klasyfikację aktową kategorii A, B i Bc,
  • Przygotujemy materiały archiwalne kategorii A do przekazania do właściwego Archiwum Państwowego,
  • Przeprowadzimy segregację i odpowiednio opiszemy akta i dokumenty, tworząc system archiwizacji dokumentów,
  • Wydzielimy z archiwum dokumenty kategorii Bc, których okres przechowywania minął i dokonamy bezpiecznego ich zniszczenia (otrzymasz stosowny certyfikat),
  • Uzyskamy dla Ciebie zgodę Archiwum Państwowego na brakowanie,
  • Przeprowadzimy ewidencję akt w postaci elektronicznych i papierowych spisów zdawczo-odbiorczych,
  • Przekażemy uporządkowane archiwum dokumentów i akt oraz zapisów cyfrowych wyznaczonemu pracownikowi wraz ze stosowną instrukcją kancelaryjną, tj. informacją o sposobie bieżącego archiwizowania dokumentów i innych zasobów informacyjnych,
  • Sporządzimy protokół zdawczo-odbiorczy.
  • Najpierw dokonamy bezpłatnej wyceny czynności archiwizacyjnych, co pozwoli na odpowiednie dopasowanie usługi do Twoich potrzeb,
  • Następnie wykonamy sam proces archiwizacji (porządkowania) wszelkiego rodzaju dokumentów i akt, w tym faktur, innych dokumentów księgowych, dokumentów kadrowo-płacowych, raportów, analiz, czy zapisów filmowych lub dźwiękowych,
  • Po przekazaniu uporządkowanych i zindeksowanych dokumentów przygotujemy instrukcję kancelaryjną, która określać będzie nowe zasady prowadzenia archiwum dokumentów i akt,
  • Dokumenty, których okres przechowywania upłynął, przewieziemy do jednej z naszych niszczarni i bezpiecznie zniszczymy,
  • Na koniec nieodpłatnie przeszkolimy Twoich pracowników w zakresie prac ze zarchiwizowanymi dokumentami.
  • Oferujemy możliwość przejęcia archiwum zakładowego pod opiekę profesjonalnych i wykwalifikowanych archiwistów, co oznacza, że wszelkie stosowne dokumenty i akta, takie jak np. faktury, dokumenty kadrowo-płacowe, rysunki techniczne czy materiały fotograficzne, filmowe lub dźwiękowe trafią do jednego z archiwów Ekoakta,
  • Ponadto istnieje możliwość przejęcia procesu archiwizacji danych, które po przeniesieniu na serwery Ekoakta tam będą przetwarzane, stosownie do uzyskanych zaleceń,
  • W efekcie możesz uzyskać zamianę kosztów stałych (prowadzenie własnego archiwum) na koszty zmienne (wykorzystanie tylko tyle powierzchni w archiwum czy na serwerach Ekoakta, ile jest niezbędne do przechowania dokumentacji i danych firmowych, i tylko wówczas, kiedy jest to niezbędne).
  • Elastyczne podejście do wyceny procesu archiwizacji, w zależności od zakresu prac,
  • Oszczędność czasu swojego i swoich pracowników – uciążliwe porządkowanie dokumentów wykonają wykwalifikowani i doświadczeni archiwiści Ekoakta,
  • Archiwizacja akt zagwarantuje, że dokumenty nie będą się gubić, a dostęp do nich będą mieli jedynie upoważnieni pracownicy,
  • Ustandaryzowane archiwizowanie – wprowadzisz jednolity standard archiwizacji dla całej firmy i zapewnisz możliwość realizacji funkcji kontrolnych,
  • Dzięki uporządkowaniu zasobów dostęp do poszczególnych dokumentów stanie się prosty i szybki,
  • Możesz dokonać outsourcingu obsługi archiwum dokumentów i danych – zadania archiwizacyjne wykonywane wówczas będą przez pracowników Ekoakta.

Archiwizacja dokumentów – co możemy dla Ciebie zrobić?

  • Przeprowadzimy archiwizowanie akt (porządkowanie), dokumentów, danych, poczty, faktur i innych dokumentów księgowych oraz finansowych i nadamy im stosowną klasyfikację aktową kategorii A, B i Bc,
  • Przygotujemy materiały archiwalne kategorii A do przekazania do właściwego Archiwum Państwowego,
  • Przeprowadzimy segregację i odpowiednio opiszemy akta i dokumenty, tworząc system archiwizacji dokumentów,
  • Wydzielimy z archiwum dokumenty kategorii Bc, których okres przechowywania minął i dokonamy bezpiecznego ich zniszczenia (otrzymasz stosowny certyfikat),
  • Uzyskamy dla Ciebie zgodę Archiwum Państwowego na brakowanie,
  • Przeprowadzimy ewidencję akt w postaci elektronicznych i papierowych spisów zdawczo-odbiorczych,
  • Przekażemy uporządkowane archiwum dokumentów i akt oraz zapisów cyfrowych wyznaczonemu pracownikowi wraz ze stosowną instrukcją kancelaryjną, tj. informacją o sposobie bieżącego archiwizowania dokumentów i innych zasobów informacyjnych,
  • Sporządzimy protokół zdawczo-odbiorczy.

Jak wygląda archiwizowanie w naszym wykonaniu?

  • Najpierw dokonamy bezpłatnej wyceny czynności archiwizacyjnych, co pozwoli na odpowiednie dopasowanie usługi do Twoich potrzeb,
  • Następnie wykonamy sam proces archiwizacji (porządkowania) wszelkiego rodzaju dokumentów i akt, w tym faktur, innych dokumentów księgowych, dokumentów kadrowo-płacowych, raportów, analiz, czy zapisów filmowych lub dźwiękowych,
  • Po przekazaniu uporządkowanych i zindeksowanych dokumentów przygotujemy instrukcję kancelaryjną, która określać będzie nowe zasady prowadzenia archiwum dokumentów i akt,
  • Dokumenty, których okres przechowywania upłynął, przewieziemy do jednej z naszych niszczarni i bezpiecznie zniszczymy,
  • Na koniec nieodpłatnie przeszkolimy Twoich pracowników w zakresie prac ze zarchiwizowanymi dokumentami.

Co jeszcze możemy zrobić?

  • Oferujemy możliwość przejęcia archiwum zakładowego pod opiekę profesjonalnych i wykwalifikowanych archiwistów, co oznacza, że wszelkie stosowne dokumenty i akta, takie jak np. faktury, dokumenty kadrowo-płacowe, rysunki techniczne czy materiały fotograficzne, filmowe lub dźwiękowe trafią do jednego z archiwów Ekoakta,
  • Ponadto istnieje możliwość przejęcia procesu archiwizacji danych, które po przeniesieniu na serwery Ekoakta tam będą przetwarzane, stosownie do uzyskanych zaleceń,
  • W efekcie możesz uzyskać zamianę kosztów stałych (prowadzenie własnego archiwum) na koszty zmienne (wykorzystanie tylko tyle powierzchni w archiwum czy na serwerach Ekoakta, ile jest niezbędne do przechowania dokumentacji i danych firmowych, i tylko wówczas, kiedy jest to niezbędne).

Jakie korzyści zapewnia Ci archiwizacja dokumentów i akt?

Oszczędność, Bezpieczeństwo, Wygodę

  • Elastyczne podejście do wyceny procesu archiwizacji, w zależności od zakresu prac,
  • Oszczędność czasu swojego i swoich pracowników – uciążliwe porządkowanie dokumentów wykonają wykwalifikowani i doświadczeni archiwiści Ekoakta,
  • Archiwizacja akt zagwarantuje, że dokumenty nie będą się gubić, a dostęp do nich będą mieli jedynie upoważnieni pracownicy,
  • Ustandaryzowane archiwizowanie – wprowadzisz jednolity standard archiwizacji dla całej firmy i zapewnisz możliwość realizacji funkcji kontrolnych,
  • Dzięki uporządkowaniu zasobów dostęp do poszczególnych dokumentów stanie się prosty i szybki,
  • Możesz dokonać outsourcingu obsługi archiwum dokumentów i danych – zadania archiwizacyjne wykonywane wówczas będą przez pracowników Ekoakta.
Zapytaj o szczegóły naszych konsultantów
801 013 015
Zadaj pytanie wypełniając formularz
Zamów online

Obsługa dokumentów - dowiedz się więcej

Niszczenie dokumentów księgowych, kadrowych, podatkowych itp.

Prowadząc działalność gospodarczą, zatrudniając pracowników, jesteśmy zobligowani do przechowywania dokumentacji, która jest dowodem na wywiązywanie się przez nas z obowiązków pracodawcy ...

Archiwizacja i przechowywanie dokumentów księgowych, kadrowych, podatkowych

Archiwizacja dokumentów księgowych Prowadzona w firmie księgowość powinna być kompletowana, klasyfikowana i przechowywana przez okres wyznaczonymi przepisami prawnymi. Ważne jest przykładanie...

Archiwizacja, przechowywanie, niszczenie dokumentów niejawnych

Klasyfikacja dokumentacji niejawnej Zacznijmy najpierw od samego pojęcia informacji niejawnych. Pod tą definicją rozumiemy informacje, dane, materiały, których ujawnienie mogłoby spowodować za...

Archiwizacja, przechowywanie, niszczenie dokumentacji medycznej

Informacje znajdujące się w dokumentacji medycznej możemy także podzielić wedle przeznaczenia. I tak będzie to: dokumentacja medyczna indywidualna wewnętrzna (dotycząca konkretnego pacjenta, i...

Sposób na optymalizację kosztów, podniesienie sprawności i bezpieczeństwa obiegu dokumentów - część 1

Wraz z upływem czasu i rozwojem każdej firmy gwałtowanie wzrasta ilość papierowych czy elektronicznych dokumentów, a wraz z nimi rośnie zapotrzebowanie na szybki i nieprzerwany dostęp do tych ...

Sposób na optymalizację kosztów, podniesienie sprawności i bezpieczeństwa obiegu dokumentów - część 2

Jak wskazuje wiele badań, outsourcing archiwizowania, skanowania i niszczenia dokumentów, a także powierzenie zarządzania korespondencją wyspecjalizowanej firmie przekłada się na kilkudziesięc...

Digitalizacja dokumentów od A do Z - korzyści z wprowadzenia elektronicznego archiwum

Powszechnym problemem współczesnych firm jest stale rosnąca ilość danych biznesowych. Dokumentów papierowych nie ubywa, lecz przybywa, a teczki i segregatory wypełniają coraz większą przestr...

Kancelaria pocztowa ważniejsza niż myślisz, czyli dlaczego warto profesjonalnie zarządzać korespondencją

Tempo i sprawność przekazywania informacji odgrywa coraz większą rolę w biznesie. Niedogodności i opóźnienia w tym obszarze mogą zakłócić płynność finansową przedsiębiorstwa, utrudnia...

Referencje klientów

Totalizator Sportowy Sp. z o.o. w Warszawie, Oddział w Krakowie potwierdza, że Ekoakta wykonała dla nas usługi w zakresie kompleksowej, zgodnej z przepisami prawa i naszymi wewnętrznymi procedurami archiwizacji dokumentów i profesjonalnego niszczenia danych.
Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych.
Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera, co pozwala zarekomendować Ekoakta jako sprawdzonego specjalistę w zakresie świadczonych usług

Tomasz Majka
Totalizator Sportowy Sp. z o.o.

Informujemy, że w zakresie niszczenia zasobów archiwalnych korzystamy z usług firmy Ekoakta z Chorzowa.
Jakość usług świadczonych przez firmę Ekoakta i profesjonalna obsługa związana z niszczeniem dokumentów pozwala na polecić tę firmę wszystkim zainteresowanym usługa niszczenia dokumentów.

Oddział Unilever Bestfoods
Unilever Polska SA Zakład Produkcyjny Katowice

Współpraca pomiędzy Żabką Polska SA a firmą Ekoakta rozpoczęła się w 2008 roku w ramach programu bezpiecznej utylizacji dokumentacji poufnej.
Z powierzonego zadania Ekoakta wywiązuje się w znakomity sposób, uwzględniając wszystkie wskazówki i postulaty zleceniodawcy. Niszczenie poufnej dokumentacji wykonywane jest terminowo i z zachowaniem wszelkich procedur wymaganych przez Żabkę Polska SA.
Z pełną odpowiedzialnością można polecić Ekoakta firmom oczekującym wysokiej jakości usług.

Łukasz Skrzypczak
Kierownik Archiwum Żabka Polska SA

Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera.

Marek Kasprzyk
Dyrektor I Inspektoratu PZU S.A. w Krakowie

Z pełnym przekonaniem rekomenduję i polecam usługi firmy Ekoakta. Wszystkie prace były wykonane fachowo i zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. W mojej ocenie Ekoakta spełnia wszystkie wymogi, jakie winna posiadać wyspecjalizowana firma zajmująca się archiwizacją i przechowywaniem dokumentów. Zarówno jakość, jak i terminowość wykonania usług oceniam wysoko. Nie bez znaczenia jest również fakt, że oferta cenowa firmy jest elastyczna i konkurencyjna.

mgr Izabela Żmuda
Dyrektor Szkoły Podstawowej nr 4
im. Kardynała Stefana Wyszyńskiego w Chorzowie

Ekoakta wykonywała dla nas usługi w zakresie kompleksowej archiwizacji i oraz profesjonalnego niszczenia danych. Poziom świadczonych usług gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdza wiarygodność i fachowość firmy Ekoakta.

mgr Halina Szumska
Dyrektor Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Sosnowcu

Poziom usług z zakresu archiwizacji dokumentów świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Nasza współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera. Opierając się na powyższym rekomendujemy firmę Ekoakta jako sprawnego specjalistę w zakresie świadczonych usług.

Krystyna Grzanka
Prezes Zarządu Administracja Domów Mieszkalnych

Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów

Henryk Małysz,
Prezes Zarządu Przedsiębiorstwa Remontów Ulic i Mostów w Gliwicach

Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów.

dr Paweł Huczkowski,
Wiceprezes zarządu Croda Poland Sp. z. o. o.

Ekoakta.pl - Poufność. Bezpieczeństwo. Ekologia.
Archiwizacja dokumentów, digitalizacja dokumentów, przechowywanie dokumentów, niszczenie dokumentów, skanowanie dokumentów.

All rights reserved 2019 Rhenus Data Office Polska Sp. z o.o.
Projekt i realizacja: Internetica