Przechowywanie dokumentów Płock
Płock to miasto położone w środkowej części Polski w województwie mazowieckim. Usytuowane jest w malowniczym miejscu – zarówno przyjezdni, jak i mieszkańcy Płocka, docenią naturalne walory Wzgórza Tumskiego czy miejską panoramę. Miasto jest istotnym ośrodkiem gospodarczym; funkcjonują tu przedsiębiorstwa działające w bardzo zróżnicowanych branżach. Dominująca pozycję zajmuje jednak przemysł chemiczny i paliwowo-energetyczny. Zorientowanie na innowacyjność przyciąga przedsiębiorców, również tych, zainteresowanych nowoczesnymi technologiami.
Przechowywanie dokumentów Płock
Aby prawidłowo przechowywać akta, należy pamiętać o kilku kwestiach. Jedną z najważniejszych jest bezpieczeństwo akt oraz komfort korzystania z archiwum. Niestety czasem przedsiębiorstwa napotykają szereg problemów, które uniemożliwiają im zadbanie o zgromadzone dokumenty. Jednym z nich jest brak miejsca. Niewielkie firmy przeważnie zajmują dość małe biura. Gdy się rozwijają, a klientów przybywa, taka przestrzeń może okazać się niewystarczająca. Zawsze w grę wchodzi przeprowadzka i wynajem większego lokalu. To jednak wiąże się z wyższym czynszem i kosztami utrzymania biura. Niektóre firmy, po ocenie takich kosztów stwierdzają, że jest to przedsięwzięcie nieopłacalne i bardziej ekonomicznym rozwiązaniem będzie przechowywanie dokumentów poza siedzibą.
Czasem problemem jest nie metraż, a trudności z zabezpieczeniem biura. Aby dobrze chronić dokumenty, trzeba wziąć pod uwagę różne czynniki – to, czy akta są odpowiednio odseparowane do klientów, odwiedzających firmę, czy są dobrze zabezpieczone przed kradzieżą lub przed zdarzeniami losowymi. Nierzadko taka analiza przynosi smutny wniosek – wprowadzenie wyższych standardów bezpieczeństwa jest zbyt kosztowne. Wtedy również warto jest skorzystać z profesjonalnej pomocy.
Co należy wiedzieć o przechowywaniu dokumentów?
Przedsiębiorcy czasem nie rozumieją, jak ważny jest to proces. To, jak skonstruowane jest archiwum, często decyduje o tym, czy firma działa sprawnie. Profesjonalna usługa tego typu zapewnia:
- Sprawniejsze działanie firmy
Przechowywanie dokumentów nie wpływa bezpośrednio na firmę, tzn. nie nadaje kształtu jej działaniom. Może za to znacznie ułatwić, lub uprzykrzyć pracę. Z tą drugą sytuacją mamy do czynienia, gdy pracownik nie jest w stanie sprawnie odszukać interesującego go dokumentu. Przeważnie jest to wynik złej organizacji akt. Czasem powodem może być też zagubienie dokumentu, wynikające z chaosu panującego w aktach. Tutaj należy zaznaczyć, że rzetelne archiwum należy poddać procesowi archiwizacji – czyli odpowiedniego posegregowania akt. Bez takiego uporządkowania nie tylko trudniej jest wykonywać obowiązki, ale też problemem staje się przestrzeganie terminów przechowywania.
- Kompleksowe podejście do zarządzania aktami
Dokumentacja firmowa przechodzi różne fazy „życia”. Gdy jest przechowywana, należy położyć nacisk na bezpieczeństwo oraz na to, czy realizowane są zasady RODO oraz przepisy krajowe. Z czasem jednak dokumentacja się przedawni i pracodawca będzie zobowiązany do zutylizowania akt. Tę usługę również znajdą Państwo w ofercie Ekoakty. Używamy specjalnych instalacji, które działają dużo sprawniej niż przeciętne niszczarki biurowe i nie da się z nich odtworzyć informacji.
Dzięki doświadczeniu, zaangażowaniu naszej kadry i znajomości branży niszczenia dokumentów jesteśmy w stanie odciążyć Państwa w niektórych obowiązkach związanych z przechowywaniem akt.
Płock – dzielnice, które obsługujemy:
Borowiczki, Ciechomice, Dobrzyńska, Dworcowa, Góry, Imielnica, Os. Kochanowskiego, Kolegialna, Kostrogaj, Os. Łukasiewicza, Międzytorze, Ośnica, Petrochemia, Podolszyce, Podolszyce Południe, Podolszyce Północ, Pradolina Wisły, Radziwie, Skarpa, Stare Miasto, Trzepowo, Os. Tysiąclecia, Winiary, Wyszogrodzka, Zielony Jar
