Przechowywanie Dokumentów Kielce
Kielce usytuowane są w centralnej części Polski. Taka lokalizacja sprawia, że odbywa się tu wiele wydarzeń o charakterze krajowym, takich jak np. ważne konferencje i wydarzenia biznesowe. Siłą regionu jest głównie przemysł wydobywczy oraz produkcja materiałów budowlanych. W dużym stopniu koncentruje się tu również przemysł przeróbki surowców skalnych i wapieni. Miasto jest centralnym ośrodkiem aglomeracji kieleckiej. To m.in. ośrodek kulturowy, naukowy i edukacyjny rejonu. Cyklicznie odbywają się tutaj takie wydarzenia jak festiwal muzyki jazzowej Memorial to Miles, Międzynarodowy Festiwal Muzyki Organowej i Sakralnej Anima Mundi i wiele innych. Miasto rozwija się również pod względem handlu. Znaleźć tu można centra i domy handlowe oraz liczne targowiska.
Dlaczego odpowiednie przechowywanie akt jest kluczowe dla dobrego działania przedsiębiorstwa?
Uporządkowane, przestronne biuro sprawia, że praca w takim miejscu jest przyjemniejsza. Bezpieczne przechowywanie akt połączone z profesjonalną archiwizacją wiąże się jednak z szeregiem innych zalet, do których można zaliczyć:
- Sprawne funkcjonowanie biura i lepsze zarządzanie czasem
To ważne, żeby każdy z pracowników miał nieutrudniony dostęp do dokumentów niezbędnych do wykonywania obowiązków służbowych. To absolutne podstawy, konieczne do tego, żeby firma działała w efektywny sposób. Rozgardiasz w dokumentacji negatywnie wpływa na sprawność procesów, wydłuża je i sprawia, że firma na tym traci.
- Pewność, że dotrzymują Państwo okresów przetrzymywania, określonych przez prawo
W przedsiębiorstwach można znaleźć różne typu dokumentacji, m.in. kadrową, podatkową, związaną z ubezpieczeniami, rachunkową i wiele innych. Niektóre akta można zutylizować, gdy przestają być potrzebne, ale część z nich trzeba przetrzymywać przez określony okres. Jeśli w dokumentacji panuje chaos, nie da się skutecznie przestrzegać tych zasad, bo bardzo trudno jest trzymać w ryzach obszerny zbiór dokumentacji.
- Komfort psychiczny podczas kontroli
Brak wymaganego dokumentu podczas audytu zewnętrznej instytucji kontrolującej? W najlepszym wypadku oznacza to bardzo dużo stresu, a w najgorszym, gdy dokumentacja się nie znajdzie, firma może mieć problemy natury prawnej.
Przechowywanie dokumentów – jak to zaplanować w swojej firmie?
Przede wszystkim warto zastanowić się, co rzeczywiście jest opłacalne. Małe, jednoosobowe przedsiębiorstwa nie muszą mierzyć się z problemem obszernej dokumentacji i zazwyczaj są w stanie poradzić sobie z nim samodzielnie. Do dyspozycji mają szereg specjalnych rozwiązań, takich jak specjalne szafy czy regały. Nieco większe przedsiębiorstwa powinny natomiast rozważyć, czy przechowywanie akt w swojej siedzibie rzeczywiście ma sens.
Niestety akt przybywa w zatrważającym tempie, a im więcej klientów, tym bardziej dotkliwy jest to problem. Pewnym wyjściem jest zmiana biura na większe. Takie przenosiny są jednak dość problematyczne, kosztowe i nie rozwiązują problemu, jeśli ilość napływającej dokumentacji będzie cały czas się powiększać. Czasem przedsiębiorstwa decydują się pozostać w dotychczasowym biurze i wynająć dodatkowa przestrzeń, która będzie przeznaczona tylko pod archiwum. Tutaj pojawia się jednak kwestia odpowiedniego zabezpieczenia takiego pomieszczenia. Korzystniejszym rozwiązaniem jest skorzystanie ze wsparcia Ekoakty.
Przechowywanie dokumentów Kielce – na czym polega taka usługa?
Na początku odbieramy dokumenty od klienta, a następnie transportujemy je do naszej siedziby. To, w jakich warunkach zostaną umieszczone akta, zależy od rodzaju nośnika – dysponujemy pomieszczeniami o optymalnej wilgotności i temperaturze dla akt papierowych oraz dysków zewnętrznych. O ochronę Państwa dokumentów zatroszczą się nie tylko wykwalifikowani, przeszkoleni pracownicy, ale też monitoring, zabezpieczenia logiczne i fizyczne. Nasze siedziby są wyposażone również w zabezpieczenia przeciwogniowe i przeciwpowodziowe.
Wychodzimy naprzeciw oczekiwaniom nowoczesnego klienta, któremu zależy na oszczędności miejsca w swoim biurze oraz na stałym dostępie do dokumentacji. Za pośrednictwem naszej platformy klienci bez problemu mogą korzystać ze swoich akt za każdym razem, gdy tego potrzebują.
Z naszych usług korzystają firmy z różnych części Kielc:
Baranówek, Barwinek, Białogon, Bocianek, Bukówka, Cedro Mazur, Centrum, Os. Chęcińskie, Czarnów, Dąbrowa, Dobromyśl, Domaszowice Wikaryjskie, Dyminy, Głęboczka, Herby, Os. Jagiellońskie, Os. Jana Czarnockiego, Os. Jana Kochanowskiego, Karczówka, Kawetczyzna, Łazy, Na Stoku, Niewachlów I, Niewachlów II, Nowy Folwark, Os. Świętokrzyskie, Ostra Górka, Pakosz, Piaski, Pietraszki, Pod Dalnią, Pod Telegrafem, Podkarczówka, Posłowice, Sady, Os. Sandomierskie, Sieje, Sitkówka, Skrzetle, Słoneczne Wzgórze, Słowik, Szydłówek, Ślichowice, Uroczysko, Wielkopole, Wietrznia, Zagórska Południe, Zagórska Północ, Zagórze, Zalesie, Os. Związkowiec
Skanowanie dokumentów Kielce – Skanowanie dokumentacji Kielce
Niszczenie dokumentów to nie jedyna dziedzina w której się specjalizujemy – oferujemy również usługi z zakresu skanowania dokumentów – digitalizacja dokumentów Kielce.
Archiwizowanie dokumentów Kielce – Archiwizacja dokumentów Kielce
Oprócz niszczenia skanowania i digitalizacji dokumentów posiadamy w ofercie również usługi archiwizacyjne dokumentów, a także usługę archiwizacja danych Kielce.
