Przechowywanie Dokumentów Częstochowa
Częstochowa – miasto położone w południowej części Polski, w województwie śląskim. To centralny punkt aglomeracji częstochowskiej oraz ważny ośrodek, mogący pochwalić się rozbudowaną infrastrukturą. To też istotny punkt regionu o charakterze kulturalnym i administracyjnym. Na terenie Częstochowy znajdziemy dziewięć wyższych uczelni oraz ponad 26 tysięcy przedsiębiorstw. Działa tu Katowicka Specjalna Strefa Ekonomiczna, a za rozwój inwestycji odpowiada Agencja Rozwoju Regionalnego w Częstochowie. W Częstochowie znajdziemy atrakcyjny z punktu widzenia turystyki klasztorze OO. Paulinów na Jasnej Górze obrazu Matki Boskiej, do którego ściągają mieszkańcy całej Polski i nie tylko.
Przechowywanie dokumentów Częstochowa
Prowadzenie przedsiębiorstwa to szereg czynności o mniejszej i większej wadze. Może wydawać się, że profesjonalne przechowywanie dokumentów należy do tej pierwszej grupy, bo nie wpływa bezpośrednio na rozwój działalności i nie decyduje np. o jego kierunku. Należy jednak zdawać sobie sprawę z tego, że jest to czynność kluczowa dla prawidłowego działania przedsiębiorstwa. O tej wadze świadczy chociażby fakt, że chaotyczne przechowywanie akt może doprowadzić do problemów natury prawnej oraz, co za tym idzie, do kar grzywny. Tak będzie np. w sytuacji, gdy:
- Przedsiębiorca nie zadba o termin przechowywania dokumentów
W każdej firmie znajdziemy różne rodzaje akt, a obowiązujące prawo jasno precyzuje, jak długo przedsiębiorstwo powinno je przechowywać. To istotna kwestia, bo na tej podstawie instytucje kontrolne mogą zweryfikować działanie firmy pod kątem przestrzegania prawa np. podatkowego. Przedsiębiorca może mieć problem z przedstawieniem wymaganego dokumentu, jeśli nie może go znaleźć na skutek złego przechowywania akt.
- Złamane zostaną zasady RODO
Ochrona danych osobowych klientów i kontrahentów powinna być traktowana priorytetowo przez przedsiębiorcę, bo jest on administratorem tych informacji. Niestety przechowywanie dokumentów w niezabezpieczonych warunkach sprzyja przedostaniu się danych na zewnątrz, co może kosztować firmę nie tylko bardzo wysoką grzywnę, ale też poważne straty wizerunkowe.
Jak przechowywać akta?
Aby odpowiedzieć na to pytanie, firma winna przeanalizować to, jaką infrastrukturą dysponuje. Wyzwaniem może być np. zapewnienie dokumentacji ochrony przeciwpowodziowej i przeciwogniowej. Takie zabezpieczenia są bowiem kosztowe i niektóre przedsiębiorca mogą nie być w stanie wyposażyć się w te rozwiązania.
Nierzadko problemem jest też wielkość biura. W małej przestrzeni piętrząca się dokumentacja może być sporym problemem. Firmy radzą sobie z nim, przenosząc się do większych siedzib lub wynajmując kolejne pomieszczenia. To oczywiście wiąże się z kosztami.
Warto wspomnieć również o zabezpieczeniach logicznych i fizycznych. Zapewnienie bezpiecznych warunków przechowywania dokumentów to często nie tylko kupno nowych mebli, ale też i kosztowne zabezpieczenie całego biura.
Jak o przechowywanie dokumentów dbają specjaliści?
Przewaga specjalistycznych firm zajmujących się ochroną dokumentów nad standardowymi przedsiębiorstwami wynika z kilku kwestii. Po pierwsze, podmioty takie jak Ekoakta mają duże doświadczenie w planowaniu procedur bezpieczeństwa. Wiemy, które metody charakteryzują się wysoką skutecznością oraz jak je wdrażać, żeby nasi klienci mogli czerpać z tego najwyższe korzyści.
Dzięki temu, że jesteśmy jednostką o wysokiej specjalizacji, możemy zaproponować Państwu nowoczesną infrastrukturę, której nabycie na własny użytek często jest poza zasięgiem naszych klientów. W efekcie pomieszczenia, w których przechowujemy dokumenty należące do klientów z Częstochowy są idealnie dopasowane do rodzaju akt. Panuje tam optymalna temperatura oraz wilgotność.
Przechowywanie dokumentów w Częstochowie – jakie dzielnice obsługujemy?
Aniołów, Błeszno, Bór, Brzeziny Małe, Brzeziny Wielkie, Bugaj, Częstochówka-Parkitka, Dąbie, Dźbów, Gnaszyn Dolny, Gnaszyn Górny, Gnaszyn-Kawodrza, Grabówka, Hektary, Józefka, Kamień, Kawie Góry, Kawodrza Dolna, Kawodrza Górna, Kiedrzyn, Kolonia Grabówka, Kręciwilk, Kucelin, Kule, Kuźnica, Lisiniec, Liszka Dolna, Liszka Górna, Mirów, Nowa Częstochowa, Ostatni Grosz, Parkitka, Podbucze, Podjasnogórska, Północ, Raków, Rząsawa, Sabinów, Stare Miasto, Stradom, Śródmieście, Trzech Wieszczów, Tysiąclecie, Wielki Bór, Wrzosowiak, Wyczerpy Dolne, Wyczerpy Górne, Wyczerpy-Aniołów, Wypalanki, Zacisze, Zagajnik, Zawodzie-Dąbie
Archiwizowanie dokumentów Częstochowa – Archiwizacja dokumentów Częstochowa – Archiwizacja danych Częstochowa
Oprócz niszczenia skanowania i digitalizacji dokumentów posiadamy w ofercie również usługi archiwizacyjne dokumentów, a także usługę archiwizacji danych Częstochowa
