FAQ Archiwizacja dokumentów

Czy mogę prosić o cennik porządkowania (archiwizacji) dokumentów?

Ceny za porządkowanie (archiwizację) dokumentów zależą od wielu czynników m.in. stanu dokumentacji, ilości poszczególnych kategorii archiwalnych, nakładu pracy potrzebnego do ich opracowania. Dlatego, aby przedstawić wstępną ofertę cenową proponujemy najpierw przeprowadzenie bezpłatnego audytu, który pozwali nam zapoznać się z zasobem przeznaczonym do porządkowania oraz omówić wszystkie elementy mogące mieć wpływ na cenę. Wynikiem audytu jest propozycja cennika dostosowanego do Państwa potrzeb.

Zapraszamy do Kontaktu

Archiwizacja dokumentów - usługi archiwizacyjne cennik

W celu zapoznania się z kosztami archiwizacji dokumentów zapraszamy do kontaktu - po podaniu nam niezbędnych informacji wykonamy bezpłatną wycenę usług archiwizacyjnych.
Jakie kwalifikacje mają osoby wykonujące porządkowanie akt?

Nasi archiwiści to osoby z wieloletnim doświadczeniem zawodowym, legitymujący się świadectwami ukończenia kursów archiwistycznych I i II stopnia.

Jak długo trwa realizacja usługi archiwizacji dokumentów?

Jest to uzależnione od wielkości zasobu tj. ilości teczek, segregatorów, kartonów z dokumentami oraz od rodzaju (kategorii archiwizacyjnej) dokumentów jakie będą porządkowane.

Czy można wykonać usługę archiwizacji w siedzibie zleceniodawcy?

Tak, po uprzedniej weryfikacji warunków pracy dla archiwisty. Pomieszczenie wykorzystywane do prac archiwizacyjnych powinno znajdować się niedaleko od miejsca składowania dokumentacji i posiadać niezbędne wyposażenie techniczne takie jak: biurko (stół), dostęp do prądu, wystarczającą ilością miejsca do rozłożenia opracowywanych dokumentów.

Czy realizujecie usługę archiwizacji dokumentów archiwalnych kat A?

Tak, mamy duże doświadczenie w tym zakresie. Ponadto po uporządkowaniu akt nasi archiwiści przygotowują odpowiednią dokumentacje niezbędną do przekazania zasobu Archiwum Państwowemu.

W jaki sposób przekażą Państwo uporządkowany zasób dokumentów, tak aby personel naszej firmy, mógł z niego swobodnie korzystać?

Przekazanie uporządkowanego archiwum wyznaczonemu pracownikowi Klienta odbywa się w oparciu o protokół zdawczo odbiorczy, wraz z przekazaniem informacji o sposobie korzystania z uporządkowanych akt.

Na podstawie jakich przepisów prawnych wykonuje się usługę porządkowania dokumentów?

Nasi pracownicy wykonują pracę zgodnie z sugestiami Klientów, w oparciu o firmowe instrukcje kancelaryjne oraz obowiązujące w tym zakresie przepisy prawa takie jak: „Rozporządzeniem Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375)”.

Jaki zakres obowiązków wchodzi w skład usługi archiwizacji dokumentów?

Harmonogram prac porządkowych obejmuje:

  • Uporządkowanie zasobu archiwum poprzez przyznanie dokumentom odpowiedniej klasyfikacji aktowej kategorii A, B, BC, dokumentacji technicznej oraz akt.
  • Opracowanie dokumentacji poprzez segregację akt na zespoły i komórki organizacyjne.
  • Chronologiczne ułożenie akt wewnątrz teczek w układzie przewidzianym obowiązującą instrukcją kancelaryjną.
  • Oznaczenie teczek przez umieszczenie na wierzchniej stronie: nazwy instytucji i komórki, w której akta powstały, znaku i tytułu akt według wykazu, względnie odtworzenie tytułu teczek zgodnie z ich zawartością aktową kategorii akt. Przy aktach kat. B również terminu ich przechowywania uzależnionego od dat skrajnych (data pierwszego i ostatniego pisma).
  • Wydzielenie z archiwum akt kategorii BC, których okres przechowywania minął, wraz ze sporządzeniem spisu tychże akt.
  • Przekazanie uporządkowanego archiwum wyznaczonemu pracownikowi Klienta oraz przekazanie informacji o sposobie korzystania z uporządkowanych akt.
  • Sporządzenie protokołu zdawczo-odbiorczego.
Czy Klient we własnym zakresie musi zaopatrzyć się w materiały archiwizacyjne?

Nie, nasza firma posiada niezbędne materiały potrzebne do realizacji usługi archiwizacji w atrakcyjnych cenach hurtowych. Istnieje także możliwość wykorzystania materiałów własnych Klienta.

Liczą się fakty

Od 2001 roku działamy w Polsce
Obsłużyliśmy ponad 20 000 Klientów
3 oddziały niszczące i 4 archiwa
Spełniamy standardy ISO 27001, ISO 9001
Posiadamy niezbędne zezwolenia i licencje
99,6% zadowolonych Klientów z fachowości i terminowości usług
Gwarantujemy spadek kosztów o min. 30%
Mamy najwyższą polisę OC 10 000 000 zł

Dowiedz się więcej

Niszczenie dokumentów księgowych, kadrowych, podatkowych itp.

Prowadząc działalność gospodarczą, zatrudniając pracowników, jesteśmy zobligowani do przechowywania dokumentacji, która jest dowodem na wywiązywanie się przez nas z obowiązków pracodawcy ...

Archiwizacja i przechowywanie dokumentów księgowych, kadrowych, podatkowych

Archiwizacja dokumentów księgowych Prowadzona w firmie dokumentacja powinna być kompletowana, klasyfikowana i przechowywana przez okres wyznaczonymi przepisami prawnymi. Ważne jest przykładanie ...

Archiwizacja, przechowywanie, niszczenie dokumentów niejawnych

Klasyfikacja dokumentacji niejawnej Zacznijmy najpierw od samego pojęcia informacji niejawnych. Pod tą definicją rozumiemy informacje, dane, materiały, których ujawnienie mogłoby spowodować za...

Archiwizacja, przechowywanie, niszczenie dokumentacji medycznej

Informacje znajdujące się w dokumentacji medycznej możemy także podzielić wedle przeznaczenia. I tak będzie to: dokumentacja medyczna indywidualna wewnętrzna (dotycząca konkretnego pacjenta, i...

Optymalizacja sprawności i bezpieczeństwa procesu obiegu dokumentów

Wraz z upływem czasu i rozwojem każdej firmy gwałtowanie wzrasta ilość papierowych czy elektronicznych dokumentów, a wraz z nimi rośnie zapotrzebowanie na szybki i nieprzerwany dostęp do tych ...

Optymalizacja kosztów procesu obiegu dokumentów

Jak wskazuje wiele badań, outsourcing archiwizowania, skanowania i niszczenia dokumentów, a także powierzenie zarządzania korespondencją wyspecjalizowanej firmie przekłada się na kilkudziesięc...

Digitalizacja dokumentów od A do Z - korzyści z wprowadzenia elektronicznego archiwum

Powszechnym problemem współczesnych firm jest stale rosnąca ilość danych biznesowych. Dokumentów papierowych nie ubywa, lecz przybywa, a teczki i segregatory wypełniają coraz większą przestr...

Kancelaria pocztowa ważniejsza niż myślisz, czyli dlaczego warto profesjonalnie zarządzać korespondencją

Tempo i sprawność przekazywania informacji odgrywa coraz większą rolę w biznesie. Niedogodności i opóźnienia w tym obszarze mogą zakłócić płynność finansową przedsiębiorstwa, utrudnia...

Referencje klientów

Totalizator Sportowy Sp. z o.o. w Warszawie, Oddział w Krakowie potwierdza, że Ekoakta wykonała dla nas usługi w zakresie kompleksowej, zgodnej z przepisami prawa i naszymi wewnętrznymi procedurami archiwizacji dokumentów i profesjonalnego niszczenia danych.
Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych.
Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera, co pozwala zarekomendować Ekoakta jako sprawdzonego specjalistę w zakresie świadczonych usług

Tomasz Majka
Totalizator Sportowy Sp. z o.o.

Informujemy, że w zakresie niszczenia zasobów archiwalnych korzystamy z usług firmy Ekoakta z Chorzowa.
Jakość usług świadczonych przez firmę Ekoakta i profesjonalna obsługa związana z niszczeniem dokumentów pozwala na polecić tę firmę wszystkim zainteresowanym usługa niszczenia dokumentów.

Oddział Unilever Bestfoods
Unilever Polska SA Zakład Produkcyjny Katowice

Współpraca pomiędzy Żabką Polska SA a firmą Ekoakta rozpoczęła się w 2008 roku w ramach programu bezpiecznej utylizacji dokumentacji poufnej.
Z powierzonego zadania Ekoakta wywiązuje się w znakomity sposób, uwzględniając wszystkie wskazówki i postulaty zleceniodawcy. Niszczenie poufnej dokumentacji wykonywane jest terminowo i z zachowaniem wszelkich procedur wymaganych przez Żabkę Polska SA.
Z pełną odpowiedzialnością można polecić Ekoakta firmom oczekującym wysokiej jakości usług.

Łukasz Skrzypczak
Kierownik Archiwum Żabka Polska SA

Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera.

Marek Kasprzyk
Dyrektor I Inspektoratu PZU S.A. w Krakowie

Z pełnym przekonaniem rekomenduję i polecam usługi firmy Ekoakta. Wszystkie prace były wykonane fachowo i zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. W mojej ocenie Ekoakta spełnia wszystkie wymogi, jakie winna posiadać wyspecjalizowana firma zajmująca się archiwizacją i przechowywaniem dokumentów. Zarówno jakość, jak i terminowość wykonania usług oceniam wysoko. Nie bez znaczenia jest również fakt, że oferta cenowa firmy jest elastyczna i konkurencyjna.

mgr Izabela Żmuda
Dyrektor Szkoły Podstawowej nr 4
im. Kardynała Stefana Wyszyńskiego w Chorzowie

Ekoakta wykonywała dla nas usługi w zakresie kompleksowej archiwizacji i oraz profesjonalnego niszczenia danych. Poziom świadczonych usług gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdza wiarygodność i fachowość firmy Ekoakta.

mgr Halina Szumska
Dyrektor Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Sosnowcu

Poziom usług z zakresu archiwizacji dokumentów świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Nasza współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera. Opierając się na powyższym rekomendujemy firmę Ekoakta jako sprawnego specjalistę w zakresie świadczonych usług.

Krystyna Grzanka
Prezes Zarządu Administracja Domów Mieszkalnych

Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów

Henryk Małysz,
Prezes Zarządu Przedsiębiorstwa Remontów Ulic i Mostów w Gliwicach

Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów.

dr Paweł Huczkowski,
Wiceprezes zarządu Croda Poland Sp. z. o. o.

Ekoakta.pl - Poufność. Bezpieczeństwo. Ekologia.
Archiwizacja dokumentów, digitalizacja dokumentów, przechowywanie dokumentów, niszczenie dokumentów, skanowanie dokumentów.

All rights reserved 2019 Rhenus Data Office Polska Sp. z o.o.
Projekt i realizacja: Internetica