FAQ Przechowywanie dokumentów

W każdej chwili upoważniony pracownik może wypożyczyć oryginały dokumentów, po uprzednim złożenia zamówienia. Dostawa realizowana jest na terenie całego kraju, za pośrednictwem kuriera, w trybie standard lub express. Istnieje dodatkowa możliwość osobistego odbioru dokumentów na miejscu w archiwum. Kopie dokumentów możemy udostępnić również drogą elektroniczną lub faksową.

Dokumenty przechowywane są w specjalistycznych pudłach archiwizacyjnych Ekoakta, które dzięki zastosowaniu pięciowarstwowej tektury falistej i taśmy wzmacniającej są nie tylko najtrwalszymi pudłami na rynku, ale także gwarantują najniższą cenę opakowania, w przeliczeniu na zeskładowany w nim segregator. Na pudła archiwizacyjne udzielamy pisemnej GWARANCJI!.
Dokumentacja zapakowana w pudła przechowywana jest w archiwach, znajdujących się w nowoczesnych halach wysokiego składowania, zlokalizowanych w parkach przemysłowych na terenach niezalewowych.

Wycena usługi jest bezpłatna. Nasz pracownik przyjedzie do Państwa firmy i oszacuje wielkość zasobu oraz określi rodzaj dokumentów (kategorie archiwizacyjne), a następnie przedstawimy Państwu wstępną ofertę cenową.

• Nasze archiwa znajdują się w nowoczesnych halach wysokiego składowania, zlokalizowanych w parkach przemysłowych na terenach niezalewowych.

• Cały teren wokół budynków archiwów jest ogrodzony, dozorowany i monitorowany systemem telewizji przemysłowej. Obiekty strzeżone są przez wykwalifikowanych pracowników ochrony 24h na dobę, 7 dni w tygodniu. Dostęp na teren możliwy jest jedynie poprzez portiernię, za okazaniem przepustki stałej lub wystawieniem przepustki tymczasowej dla odwiedzających.

• Wejście do budynku archiwum odbywa się przez śluzę, w której każda z osób odwiedzających zobowiązana jest do wpisania się w książce wejść i wyjść.

• Stały personel firmy posiada karty dostępu ze zdefiniowanymi obszarami poruszania się, a wszelkie otwarcia drzwi i bram są odnotowywane i zapamiętywane w komputerowym systemie kontroli dostępu.

• W pomieszczeniach archiwów zainstalowane są systemy alarmowe – czujki ruchu oraz kamery przemysłowe rejestrujące obraz na zewnątrz i wewnątrz z 45 dniowym back-up nagrań.

• Archiwa posiadają również system powiadamiania o pożarze połączony bezpośrednio z najbliższą jednostką straży pożarnej.

Preferujemy wykorzystanie naszego autorskiego systemu, ze względu na zastosowany w archiwach Ekoakta system oparty na niezwykle wytrzymałych pudłach archiwizacyjnych typu JET i JUMBO dostosowanych do systemu składowania dokumentów na regałach wysokiego składowania. Jednak w indywidualnych przypadkach po konsultacji z kierownikiem archiwum dopuszczalne jest przejęcie dokumentacji w pudłach Klienta.

Wszystkie akta przechowywane w archiwum mają określony i zapisany w systemie komputerowym termin ich przechowywania, uzależniony od dat skrajnych dokumentów (data pierwszego i ostatniego pisma). Na podstawie tych informacji archiwista przygotowuje spis dokumentów do brakowania. Następnie spis przekazywany jest do akceptacji Klienta, a po otrzymaniu zgody dokumenty są brakowane, a następnie niszczone.

Tak, istnieje taka możliwość. Wystarczy określić szacunkowo ilość potrzebnych pudeł i złożyć zamówienie.

Każdego potencjalnego i obecnego Klienta zapraszamy do odwiedzenia naszego archiwum.

Dostęp do przechowywanych dokumentów jest natychmiastowy. Kopie dokumentów możemy udostępnić w każdej chwili upoważnionemu pracownikowi drogą elektroniczną lub faksową. Oryginały są potrzebne tylko w szczególnych przypadkach np. do postępowań sądowych, a o nich z reguły wiemy parę dni wcześniej, więc jest czas na ich dostarczenie. Dostawa realizowana jest na terenie całego kraju za pośrednictwem kuriera w trybie standard lub express.

Posiadamy specjalnie wzmacniane kartony archiwistyczne na 6 lub 12 segregatorów, które odpowiadają 0,5 lub 1 mb dokumentacji papierowej.

Tak. Istnieje taka możliwość po wcześniejszym powiadomieniu nas o planowanej wizycie.

Opłata musi być wniesiona z góry, za pełny okres przechowywania całego zasobu, po podpisaniu umowy, lecz przed odbiorem dokumentacji do przechowywania.

Terminy przechowywania dokumentacji określają stosowne przepisy i tak dla przykładu:

• księgi rachunkowe – 5 lat,
• karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki – przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, nie krócej jednak niż 5 lat,
• dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej – do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną,
• dowody księgowe dotyczące wieloletnich inwestycji rozpoczętych, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym - przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione;
• dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości – przez okres nie krótszy od 5 lat od upływu jej ważności,
• dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji – jeden rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji,
• dokumenty inwentaryzacyjne – 5 lat,
• pozostałe dowody księgowe i dokumenty – 5 lat.

Oczywiście istnieje możliwość plombowania pudeł archiwizacyjnych. Standardowo przechowawcy stosują dwie plomby zabezpieczające. Specjalna konstrukcja pudeł stosowanych przez Ekoakta umożliwia użycie tylko jednej plomby do skutecznego zabezpieczenia dokumentacji, a to obniża koszty użytego zabezpieczenia.

Nie. Podczas zawierania umowy Klient wyznacza pracowników upoważnionych do korzystania z całego zasobu lub jego części. Każdorazowo przed udostępnieniem dokumentów osoby zlecające wypożyczenie są weryfikowane w systemie ze zgodności z podpisem złożonym na tzw. Karcie Wzorów Podpisu, stanowiącą załącznik do umowy.

Tak. Archiwum Ekoakta jest wyposażone w sejf przeznaczony do składowania różnego rodzaju nośników informacji (dysków twardych, płyt CD, taśm back-up itd.) zapewniający bezpieczeństwo przed ogniem, wodą, wilgocią, polem magnetycznym i kradzieżą.