Brakowanie dokumentów


Wykwalifikowany i zweryfikowany personel
Przetwarzasz dokumenty zgodnie z RODO
Skorzystaj z 18 lat doświadczenia w Polsce

Liczą się fakty

Od 2001 roku działamy w Polsce
Obsłużyliśmy ponad 20 000 Klientów
4 oddziały niszczące i 4 archiwa
Spełniamy standardy ISO 27001, ISO 9001
Posiadamy niezbędne zezwolenia i licencje
99,6% zadowolonych Klientów z fachowości i terminowości usług
Gwarantujemy spadek kosztów o min. 30%
Mamy najwyższą polisę OC 10 000 000 zł

Referencje klientów

Totalizator Sportowy Sp. z o.o. w Warszawie, Oddział w Krakowie potwierdza, że Ekoakta wykonała dla nas usługi w zakresie kompleksowej, zgodnej z przepisami prawa i naszymi wewnętrznymi procedurami archiwizacji dokumentów i profesjonalnego niszczenia danych.
Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych.
Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera, co pozwala zarekomendować Ekoakta jako sprawdzonego specjalistę w zakresie świadczonych usług

Tomasz Majka
Totalizator Sportowy Sp. z o.o.

Informujemy, że w zakresie niszczenia zasobów archiwalnych korzystamy z usług firmy Ekoakta z Chorzowa.
Jakość usług świadczonych przez firmę Ekoakta i profesjonalna obsługa związana z niszczeniem dokumentów pozwala na polecić tę firmę wszystkim zainteresowanym usługa niszczenia dokumentów.

Oddział Unilever Bestfoods
Unilever Polska SA Zakład Produkcyjny Katowice

Współpraca pomiędzy Żabką Polska SA a firmą Ekoakta rozpoczęła się w 2008 roku w ramach programu bezpiecznej utylizacji dokumentacji poufnej.
Z powierzonego zadania Ekoakta wywiązuje się w znakomity sposób, uwzględniając wszystkie wskazówki i postulaty zleceniodawcy. Niszczenie poufnej dokumentacji wykonywane jest terminowo i z zachowaniem wszelkich procedur wymaganych przez Żabkę Polska SA.
Z pełną odpowiedzialnością można polecić Ekoakta firmom oczekującym wysokiej jakości usług.

Łukasz Skrzypczak
Kierownik Archiwum Żabka Polska SA

Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera.

Marek Kasprzyk
Dyrektor I Inspektoratu PZU S.A. w Krakowie

Z pełnym przekonaniem rekomenduję i polecam usługi firmy Ekoakta. Wszystkie prace były wykonane fachowo i zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. W mojej ocenie Ekoakta spełnia wszystkie wymogi, jakie winna posiadać wyspecjalizowana firma zajmująca się archiwizacją i przechowywaniem dokumentów. Zarówno jakość, jak i terminowość wykonania usług oceniam wysoko. Nie bez znaczenia jest również fakt, że oferta cenowa firmy jest elastyczna i konkurencyjna.

mgr Izabela Żmuda
Dyrektor Szkoły Podstawowej nr 4
im. Kardynała Stefana Wyszyńskiego w Chorzowie

Ekoakta wykonywała dla nas usługi w zakresie kompleksowej archiwizacji i oraz profesjonalnego niszczenia danych. Poziom świadczonych usług gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdza wiarygodność i fachowość firmy Ekoakta.

mgr Halina Szumska
Dyrektor Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Sosnowcu

Poziom usług z zakresu archiwizacji dokumentów świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Nasza współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera. Opierając się na powyższym rekomendujemy firmę Ekoakta jako sprawnego specjalistę w zakresie świadczonych usług.

Krystyna Grzanka
Prezes Zarządu Administracja Domów Mieszkalnych

Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów

Henryk Małysz,
Prezes Zarządu Przedsiębiorstwa Remontów Ulic i Mostów w Gliwicach

Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów.

dr Paweł Huczkowski,
Wiceprezes zarządu Croda Poland Sp. z. o. o.

Zalegające akta to nie tylko strata miejsca, ale i rosnące ryzyko: prawne, finansowe i wizerunkowe. W EkoAkta od ponad 20 lat pomagamy przedsiębiorcom bezpiecznie i zgodnie z przepisami przeprowadzać brakowanie dokumentów. Działaj zanim zrobi to za Ciebie kontrola. Skontaktuj się z nami i pozbądź się zbędnej dokumentacji w sposób, który zapewnia spokój i bezpieczeństwo.

Brakowanie dokumentacji, co to takiego?

Brakowanie dokumentacji to proces selekcji dokumentów, które po upływie okresu przechowywania mogą zostać trwale usunięte z archiwum zgodnie z obowiązującym prawem i wewnętrznymi regulacjami firmy. 

W procesie tym nie chodzi o przypadkowe wyrzucanie dokumentów do niszczarki. To uporządkowana procedura, która wymaga sporządzenia spisu akt przeznaczonych do zniszczenia, ich kwalifikacji i, w przypadku niektórych dokumentów, uzyskania odpowiedniej zgody z archiwum państwowego (dotyczy dokumentacji kategorii B).

Brakowanie to więc kluczowy etap zarządzania cyklem życia dokumentów. Taki, który pozwala firmie zachować porządek w archiwum, spełniać wymogi prawne i ograniczać ryzyko związane z przetwarzaniem nieaktualnych danych.

Pokaż więcej

Brakowanie akt, dlaczego jest ważne?

Brakowanie dokumentów pełni wiele ważnych funkcji. Jest to wsparcie w codziennym zarządzaniu firmą. Pozwala uporządkować zasoby informacyjne: usunąć dokumenty, których okres przechowywania już minął i które nie mają już wartości operacyjnej, dowodowej ani historycznej. Dzięki temu firma nie marnuje miejsca ani zasobów na przechowywanie niepotrzebnych akt.

Z punktu widzenia prawa niszczenie dokumentów jest elementem zgodności z przepisami dotyczącymi m.in. ochrony danych osobowych (RODO), ustawy o rachunkowości, prawa pracy czy rozporządzeń branżowych. Zbyt długie przechowywanie dokumentów, zwłaszcza zawierających dane osobowe, zwiększa ryzyko ich wycieku i tym samym naraża firmę na odpowiedzialność prawną oraz finansową.

Równie istotna jest kwestia logistyki. Przetrzymywanie niepotrzebnych dokumentów oznacza nie tylko zajmowanie fizycznej przestrzeni, ale też chaos w archiwum i trudności w codziennej pracy. Brakowanie pozwala zbudować sprawny, logiczny system zarządzania dokumentacją, w którym szybki dostęp do potrzebnych informacji staje się standardem, a nie wyjątkiem.

W dłuższej perspektywie to także kwestia konkurencyjności. Firmy, które potrafią sprawnie zarządzać swoimi zasobami, również tymi w postaci dokumentów, szybciej reagują na zmiany, ograniczają koszty i budują bardziej efektywne procesy. Brakowanie akt to zatem także konkretne korzyści biznesowe.

Dlaczego warto zlecić brakowanie dokumentów?

Pozornie brakowanie dokumentów może wydawać się prostym zadaniem. Wystarczy przecież sprawdzić daty, wyrzucić to, co niepotrzebne i gotowe. Niestety, w praktyce proces ten jest znacznie bardziej złożony. Aby był zgodny z prawem, bezpieczny i skuteczny, wymaga przygotowań, wiedzy i odpowiedniego zaplecza technicznego.

Przede wszystkim brakowanie dokumentów to nie to samo, co ich niszczenie w biurowej niszczarce. To procedura, która musi być przeprowadzona zgodnie z obowiązującymi przepisami, m.in. ustawą o narodowym zasobie archiwalnym, RODO czy wewnętrznymi wytycznymi branżowymi. Trzeba określić wartość dokumentów, przygotować spisy zdawczo-odbiorcze, a następnie zadbać o właściwe przetworzenie danych, tak by żadna informacja nie dostała się w niepowołane ręce.

Do tego dochodzą kwestie organizacyjne. Dokumenty muszą być posortowane, oznaczone, odpowiednio zabezpieczone i zniszczone w sposób nieodwracalny. Wymaga to nie tylko czasu, ale też specjalistycznego sprzętu: niszczarek spełniających konkretne normy (np. DIN 66399), zabezpieczonej przestrzeni do przechowywania akt przed brakowaniem oraz przeszkolonego personelu.

Właśnie dlatego coraz więcej firm decyduje się powierzyć ten proces specjalistom. Zlecając brakowanie dokumentacji EkoAkta zyskujesz nie tylko czas, ale przede wszystkim pewność, że dokumenty zostaną zutylizowane zgodnie z przepisami, bezpiecznie i w pełni profesjonalnie.

Brakowanie dokumentów z EkoAkta

W EkoAkta dbamy o to, by proces brakowania dokumentów był bezpieczny, zgodny z przepisami i jak najmniej obciążający dla Twojej firmy. Całość zaczyna się od przekazania dokumentów do zniszczenia: odbieramy je od Ciebie w zabezpieczonych pojemnikach, które są plombowane na miejscu, przy Twoim pracowniku.

Następnie organizujemy monitorowany transport do naszej siedziby, w której dokumenty są przechowywane w strefie o ograniczonym dostępie. Proces brakowania i niszczenia prowadzimy zgodnie z obowiązującymi przepisami, w tym z wymogami RODO oraz normą DIN 66399. Wszystkie działania potwierdzamy dokumentacją, otrzymujesz certyfikat zniszczenia, który jest potwierdzeniem prawidłowego przeprowadzonego procesu w razie kontroli.

Możemy również przeprowadzić niszczenie mobilne bezpośrednio w siedzibie Twojej firmy. To doskonałe rozwiązanie, gdy dokumentacja nie może być przewożona np. ze względu na zaostrzone wymagania bezpieczeństwa.

Dlaczego warto współpracować z EkoAkta?

Rozważasz współpracę z naszą firmą? Oto, co nas wyróżnia:

  • Zapewniamy nie tylko brakowanie akt, ale także niszczenie elektronicznych nośników danych np. dysków zewnętrznych, czy płyt CD.
  • Mamy ponad 20 lat doświadczenia w zarządzaniu dokumentacją. Wiemy, z czym mierzą się przedsiębiorcy.
  • Posiadamy ubezpieczenie OC na kwotę 3 mln zł, które obejmuje cały proces niszczenia.
  • Nasze działania są zgodne z normą DIN 66399 oraz regulacjami dotyczącymi ochrony danych osobowych.
  • Jesteśmy w stanie obsłużyć zarówno duże archiwa, jak i mniejsze firmy.  Dopasowujemy się do skali potrzeb.
    Pracujemy na nowoczesnym, certyfikowanym sprzęcie, który spełnia rygorystyczne wymogi bezpieczeństwa.
  • Oferujemy elastyczny model współpracy: jednorazowo lub cyklicznie, w zależności od Twoich potrzeb.

Jeśli chcesz zlecić brakowanie dokumentów profesjonalnie i bez ryzyka: jesteśmy do Twojej dyspozycji. Wystarczy 15-minutowa rozmowa telefoniczna, abyśmy wspólnie dopasowali proces niszczenia do wymagań Twojej firmy.

Dowiedz się więcej

Jak długo należy przechowywać dokumenty księgowe?

Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą w Polsce, musisz znać wymogi prawne dotyczące przechowywania dokumentacji firmowej. Powinno się efektywnie przechowywać dokumenty związane z księgo...

Jakie dokumenty należy przechowywać 10 lat?

Niezależnie od tego, czy prowadzisz własną firmę lub pracujesz w księgowości, czy kadrach, musisz wiedzieć, na czym polega przechowywanie dokumentów, ile lat trzeba je przechowywać i w jaki...

Czym są dokumenty RP7?

Formularz ZUS ERP-7 odgrywa kluczową rolę w poświadczaniu zarobków pracownika. W 2018 roku tradycyjny formularz RP-7 przeszedł znaczącą transformację, w wyniku której powstał zaktualizowany...

Jak długo należy przechowywać listy obecności pracowników

Prowadzenie dokładnych rejestrów czasu pracy pracowników jest niezbędne dla każdej firmy lub organizacji. Informacje te są ważne nie tylko do prawidłowego przetwarzania listy płac, ale takż...

Jak długo należy przechowywać dokumenty ZUS (deklaracje)

Jako jedna z głównych instytucji ubezpieczeń społecznych w kraju, ZUS odgrywa istotną rolę w zapewnieniu bezpieczeństwa socjalnego milionom Polaków — ponad 90% Polaków korzysta z usług Z...

Co to jest informacja niejawna i jak należy ją zabezpieczać

Dzięki stale rosnącemu znaczeniu informacji w naszym społeczeństwie ochrona informacji niejawnych stała się kluczowym zagadnieniem. Ustawa o ochronie informacji niejawnych definiuje informacje ...

Co to jest informacja tajna i jak należy ją zabezpieczać

W dwudziestym pierwszym wieku ochrona informacji jest ważniejsza niż kiedykolwiek wcześniej. Współczesne firmy mogą przetwarzać zarówno dane osobowe od nazwisk po numery IP, jak i dane bizneso...

Jak zutylizować kartę płatniczą - czyli co zrobić ze starą kartą

Kradzież tożsamości jest niestety na porządku dziennym  w dzisiejszej Polsce. Wraz z rozwojem cyberprzestępczości coraz ważniejsza staje się ochrona naszych danych osobowych. Jednym z najczę...

Profesjonalne zarządzanie dokumentami firmowymi

EkoAkta - Poufność. Bezpieczeństwo. Ekologia.
Archiwizacja dokumentów, digitalizacja dokumentów, przechowywanie dokumentów, niszczenie dokumentów, skanowanie dokumentów.