Duże formaty dokumentów to jednocześnie duże wyzwanie – trudniej je przechowywać i udostępniać zespołom projektowym. Digitalizacja pozwala zmienić  te ograniczenia w przewagę: każdy plan, rysunek czy szablon staje się łatwo dostępny, bezpieczny i gotowy do wykorzystania. Z EkoAkta zyskujesz nie tylko cyfrową wersję dokumentów, ale pełną kontrolę nad ich obiegiem i szybki dostęp do potrzebnych informacji. Sprawdź, na czym polega digitalizacja dokumentów.

Digitalizacja — co to takiego?

Digitalizacja to proces przekształcania dokumentów papierowych w formę cyfrową, która może być łatwo przeszukiwana, przechowywana i udostępniana. W przypadku dokumentów technicznych i wielkoformatowych, takich jak rysunki inżynieryjne, plany architektoniczne czy schematy instalacyjne, tradycyjne przechowywanie wiąże się z dużymi ograniczeniami np.:

• trudności w dostępie, 
• większe ryzyko uszkodzenia,
• konieczność posiadania fizycznej powierzchni magazynowej.

Digitalizacja pozwala te problemy wyeliminować. Każdy dokument zostaje zeskanowany w wysokiej rozdzielczości, zachowując pełną czytelność wszystkich szczegółów. Pliki cyfrowe można archiwizować w bezpiecznych środowiskach elektronicznych, łatwo je wyszukiwać według określonych kryteriów i udostępniać zespołom w firmie. Dzięki temu dostęp do kluczowych danych jest szybki, a praca staje się bardziej efektywna.

Ważnym elementem jest również zgodność z obowiązującymi standardami i normami. EkoAkta stosuje rozwiązania gwarantujące trwałość plików i bezpieczeństwo przetwarzania danych. To nie tylko wygoda – to też pewność, że dokumenty pozostają zgodne z wymaganiami prawnymi i standardami branżowymi.

Nie można zapominać o oszczędnościach. Digitalizacja dokumentów technicznych i wielkoformatowych redukuje koszty związane z fizycznym przechowywaniem i archiwizacją, a także minimalizuje ryzyko utraty informacji w wyniku błędów ludzkich lub uszkodzeń papierowych wersji. W praktyce oznacza to więcej miejsca w biurze, większą kontrolę nad dokumentacją i szybszy dostęp do potrzebnych danych.

Digitalizacja mapy — jak ją przeprowadzić

Mapy to dokumenty, które zwykle mają duże formaty, co stanowi wyzwanie w ich przechowywaniu i udostępnianiu. Ich papierowe wersje zajmują sporo miejsca, są podatne na zniszczenia i trudno je kopiować w taki sposób, aby zachować pełną czytelność. Właśnie dlatego coraz więcej firm, instytucji czy pracowni projektowych decyduje się na digitalizację map wielkoformatowych.

Decydując się na skorzystanie z naszych usług masz gwarancję najwyższej opieki nad powierzonymi nam dokumentami. Odbieramy je z Twojej firmy w sposób w pełni bezpieczny i monitorowany, a co najważniejsze — zgodny z przepisami RODO. 

Digitalizacja mapy, przeprowadzana przez EkoAkta, zaczyna się od precyzyjnego przygotowania dokumentu. Każda mapa musi zostać odpowiednio zabezpieczona, a następnie zeskanowana przy użyciu profesjonalnych skanerów wielkoformatowych. Dzięki temu możliwe jest uzyskanie cyfrowego obrazu w bardzo wysokiej rozdzielczości, który odwzorowuje wszystkie szczegóły – linie, oznaczenia i opisy. To kluczowe zwłaszcza w przypadku map geodezyjnych czy planów urbanistycznych, gdzie najmniejsza nieścisłość mogłaby wpłynąć na późniejsze analizy.

Kolejnym etapem jest obróbka pliku. Surowe skany poddaje się korekcji, aby zapewnić idealną czytelność oraz spójność kolorów i oznaczeń. Mapy mogą być zapisane w różnych formatach plików – od popularnych PDF-ów, po specjalistyczne formaty używane w branży technicznej. Dzięki temu dokumenty cyfrowe mogą być nie tylko archiwizowane, ale także łatwo włączane do systemów CAD czy GIS.

Digitalizacja map to również ogromna wygoda w codziennej pracy. Raz zeskanowane dokumenty można bezpiecznie przechowywać w chmurze, szybko udostępniać współpracownikom i wykorzystywać w dowolnym miejscu, bez konieczności przenoszenia ciężkich i nieporęcznych arkuszy papieru. To oszczędność czasu, miejsca i gwarancja, że najważniejsze dane są zawsze pod ręką.

Digitalizacja szablonów i map — dlaczego warto zlecić je nam? 

Digitalizacja dokumentów wielkoformatowych wymaga czegoś więcej niż tylko dobrego sprzętu. To przede wszystkim doświadczenie i odpowiednie podejście do każdego egzemplarza. W EkoAkta wiemy, że mapy i szablony to często materiały o strategicznym znaczeniu, dlatego podchodzimy do nich z pełną dbałością o szczegóły.

Nasze zespoły korzystają z profesjonalnych urządzeń przeznaczonych do pracy z dokumentami technicznymi, a każdy proces digitalizacji jest monitorowany krok po kroku. Dzięki temu masz pewność, że uzyskane pliki są wiernym odzwierciedleniem oryginałów i zachowują pełną użyteczność w pracy projektowej, geodezyjnej czy architektonicznej.

Współpraca z nami to również oszczędność czasu. Zamiast samodzielnie zajmować się żmudnym skanowaniem i obróbką plików, możesz liczyć na kompleksową usługę — od przygotowania dokumentów, przez ich digitalizację, aż po przekazanie gotowych plików w preferowanym formacie. To bezpieczne, szybkie i skuteczne rozwiązanie, które pozwala Ci skupić się na właściwej działalności Twojej firmy.

Nie trać czasu na samodzielne skanowanie. Powierz digitalizację dokumentów technicznych i wielkoformatowych nam i zyskaj dostęp do plików zawsze wtedy, gdy ich potrzebujesz. Skontaktuj się z nami i sprawdź, jak możemy odciążyć Twój zespół, jednocześnie podnosząc standardy pracy w Twojej firmie.