Archiwizacja dokumentów i akt


Czy zdarza się, że ważne dokumenty lub akta firmowe giną i/lub nie można ich odnaleźć? Czy w Twoim archiwum zakładowym jest wystarczająco dużo miejsca na nowe akta i dokumenty? Czy pracownicy firmy dokładnie wiedzą, gdzie odnaleźć poszukiwane informacje?

Jeśli nie masz pewności, jak odpowiedzieć na te pytania, zapoznaj się z naszymi propozycjami usprawnienia procesu archiwizacji dokumentów, akt i danych cyfrowych.

Archiwizacja dokumentów

Dlaczego to takie ważne?

  • Obecnie informacja i skuteczny dostęp do danych to jeden z wiodących czynników sukcesu rynkowego, dlatego konieczna jest właściwa archiwizacja (uporządkowanie) akt i ich zabezpieczenie.
  • Systematyczna i prawidłowa archiwizacja dokumentacji firmowej, tj. ewidencjonowanie dokumentów księgowych (np. faktur), kadrowych (np. teczek osobowych), płacowych czy innych, to wymóg ciągłości działania firmy.
  • Prawidłowa archiwizacja dokumentów i danych, w tym faktur, innych dokumentów księgowych i finansowych oraz dokumentów kadrowych i płacowych (m. in. teczek osobowych) pozwala szybko i sprawnie dotrzeć do poszukiwanych informacji.
  • Zapewnienie odpowiedniej archiwizacji i ochrony dokumentów, takich jak raporty, analizy, faktury, dokumentacja techniczna, akta osobowe, czy poczta to nie fanaberia, ale umocnienie pozycji konkurencyjnej.
  • Prowadzenie archiwum wymaga specjalistycznej wiedzy i doświadczenia, dlatego lepiej nie powierzać zasobów informacyjnych osobom bez stosownych kwalifikacji.

Co możemy dla Ciebie zrobić?

  • Przeprowadzimy archiwizowanie (porządkowanie) akt, dokumentów, danych, poczty, faktur i innych dokumentów księgowych oraz finansowych i nadamy im stosowną klasyfikację aktową kategorii A, B i Bc,
  • Przygotujemy materiały archiwalne kategorii A do przekazania do właściwego Archiwum Państwowego,
  • Przeprowadzimy segregację i odpowiednio opiszemy akta i dokumenty, tworząc system archiwizacji dokumentów,
  • Wydzielimy z archiwum dokumenty kategorii Bc, których okres przechowywania minął i dokonamy bezpiecznego ich zniszczenia (otrzymasz stosowny certyfikat),
  • Uzyskamy dla Cebie zgodę Archiwum Państwowego na brakowanie,
  • Przeprowadzimy ewidencję akt w postaci elektronicznych i papierowych spisów zdawczo-odbiorczych,
  • Przekażemy uporządkowane archiwum dokumentów i akt oraz zapisów cyfrowych wyznaczonemu pracownikowi wraz ze stosowną instrukcją kancelaryjną, tj. informacją o sposobie bieżącego archiwizowania dokumentów i innych zasobów informacyjnych,
  • Sporządzimy protokół zdawczo-odbiorczy.

Jak to robimy?

  • Najpierw dokonamy bezpłatnej wyceny czynności archiwizacyjnych, co pozwoli na odpowiednie dopasowanie usługi do Twoich potrzeb,
  • Następnie wykonamy sam proces archiwizacji (porządkowania) wszelkiego rodzaju dokumentów i akt, w tym faktur, innych dokumentów księgowych, dokumentów kadrowo-płacowych, raportów, analiz, czy zapisów filmowych lub dźwiękowych,
  • Po przekazaniu uporządkowanych i zindeksowanych dokumentów przygotujemy instrukcję kancelaryjną, która określać będzie nowe zasady prowadzenia archiwum dokumentów i akt,
  • Dokumenty, których okres przechowywania upłynął, przewieziemy do jednej z naszych niszczarni i bezpiecznie zniszczymy,
  • Na koniec nieodpłatnie przeszkolimy Twoich pracowników w zakresie prac ze zarchiwizowanymi dokumentami. 

Co jeszcze możemy zrobić?

  • Oferujemy możliwość przejęcia archiwum zakładowego pod opiekę profesjonalnych i wykwalifikowanych archiwistów, co oznacza, że wszelkie stosowne dokumenty i akta, takie jak np. faktury, dokumenty kadrowo-płacowe, rysunki techniczne czy materiały fotograficzne, filmowe lub dźwiękowe trafią do jednego z archiwów Ekoakta,
  • Ponadto istnieje możliwość przejęcia procesu archiwizacji danych, które po przeniesieniu na serwery Ekoakta tam będą przetwarzane, stosownie do uzyskanych zaleceń,
  • W efekcie możesz uzyskać zamianę kosztów stałych (prowadzenie własnego archiwum) na koszty zmienne (wykorzystanie tylko tyle powierzchni w archiwum czy na serwerach Ekoakta, ile jest niezbędne do przechowania dokumentacji i danych firmowych, i tylko wówczas, kiedy jest to niezbędne).

Co zyskasz w wyniku przeprowadzenia archiwizacji dokumentów i akt?

Oszczędność, Bezpieczeństwo, Wygodę

  • Elastyczne podejście do wyceny procesu archiwizacji, w zależności od zakresu prac,
  • Oszczędność czasu swojego i swoich pracowników – uciążliwe porządkowanie dokumentów wykonają wykwalifikowani i doświadczeni archiwiści Ekoakta,
  • Dzięki uporządkowaniu akt dokumenty nie będą się gubić,a dostęp do nich będą mieli jedynie upoważnieni pracownicy,
  • Wprowadzisz jednolity standard archiwizacji dla całej firmy i zapewnisz możliwość realizacji funkcji kontrolnych,
  • Dzięki uporządkowaniu zasobów dostęp do poszczególnych dokumentów stanie się prosty i szybki,
  • Możesz dokonać outsourcingu obsługi archiwum dokumentów i danych - zadania archiwizacyjne wykonywane wówczas będą przez pracowników Ekoakta.

Dowiedz się więcej >

 

Zapytaj o szczegóły
naszych konsultantów:
801 013 015
Zadaj pytanie wypełniając formularz Przejdź do formularza

Sprawdź także:

Niszczenie dokumentów

Profesjonalne niszczenie dokumentów - niszczenie informacji. Profesjonalne oraz w pełni bezpieczne usługi związane z niszczeniem dokumentów i innych nośników informacji.

więcej

Skanowanie dokumentów

Digitalizacja, czyli masowe skanowanie dokumentów to lepsze wykorzystanie miejsca w biurze, usprawnienie pracy z dokumentami, a także oszczędność czasu i pełna kontrola dostępu.

więcej

Przechowywanie dokumentów

Nowoczesne archiwa dokumentów i akt prowadzone według najlepszych praktyk w branży. Ekoakta zadba o prawidłową kategoryzację i pełne bezpieczeństwo Twoich dokumentów.

więcej

Archiwizacja poczty

Kompleksowa pomoc w zarządzaniu korespondencją przychodzącą i wychodzącą, które jest istotnym procesem bez względu na branżę czy profil działalności firmy. Cyfrowa kancelaria - archiwizacja poczty.

więcej

Obsługa dokumentów - dowiedz się więcej:

Sposób na optymalizację kosztów, podniesienie sprawności i bezpieczeństwa obiegu dokumentów - część 1

Sposób na optymalizację kosztów, podniesienie sprawności i bezpieczeństwa obiegu dokumentów - część 1

Jednym z głównych celów każdej firmy powinna być optymalizacja kosztów. Sposobem na podniesienie sprawności i bezpieczeńśtwa obiegu dokumentów jest skorzystanie z profesjonalnych usług, takich jak kancelaria pocztowa, skanowanie, archiwizacja i niszczenie dokuementów.

więcej
Sposób na optymalizację kosztów, podniesienie sprawności i bezpieczeństwa obiegu dokumentów - część 2

Sposób na optymalizację kosztów, podniesienie sprawności i bezpieczeństwa obiegu dokumentów - część 2

Obniżenie kosztów procesów niezbędnych dla funkcjonowania firmy jest możliwe m.in. dzięki outsourcingowi procesów biznesowych. Kancelaria pocztowa, skanowanie, archiwizacja oraz niszczenie dokumentów to usługi, które oszczędzają czas i środki przedsiębiorców, również dzięki ich indywidualnemu dopasowaniu.

więcej
Digitalizacja dokumentów od A do Z - korzyści z wprowadzenia elektronicznego archiwum

Digitalizacja dokumentów od A do Z - korzyści z wprowadzenia elektronicznego archiwum

Dokumentów papierowych nie ubywa, lecz przybywa, a teczki i segregatory wypełniają coraz większą przestrzeń biurową. Ponadto każde przedsiębiorstwo, które chce odnosić sukcesy musi mieć zapewniony szybki dostęp do kluczowych informacji bez względu na czas i miejsce pobytu jego pracowników. Rozwiązaniem jest masowa digitalizacja dokumentów.

więcej
Kancelaria pocztowa ważniejsza niż myślisz, czyli dlaczego warto profesjonalnie zarządzać korespondencją

Kancelaria pocztowa ważniejsza niż myślisz, czyli dlaczego warto profesjonalnie zarządzać korespondencją

Kluczem do rozwiązania problemu sprawnego tempa obiegu informacji w firmie jest outsourcing kancelarii pocztowej - opóźnienia w tym zakresie zakłócają płynność finansową. Logistyką dokumentów zajmują się obecnie nie tylko największe firmy w Poslce, ale również średnie i małe przedsiębiorstwa.

więcej

Referencje klientów

Współpraca pomiędzy Żabką Polska SA a firmą Ekoakta rozpoczęła się w 2008 roku w ramach programu bezpiecznej utylizacji dokumentacji poufnej.
Z powierzonego zadania Ekoakta wywiązuje się w znakomity sposób, uwzględniając wszystkie wskazówki i postulaty zleceniodawcy. Niszczenie poufnej dokumentacji wykonywane jest terminowo i z zachowaniem wszelkich procedur wymaganych przez Żabkę Polska SA.
Z pełną odpowiedzialnością można polecić Ekoakta firmom oczekującym wysokiej jakości usług.

Łukasz Skrzypczak,
Kierownik Archiwum Żabka Polska SA

Informujemy, że w zakresie niszczenia zasobów archiwalnych korzystamy z usług firmy Ekoakta z Chorzowa.
Jakość usług świadczonych przez firmę Ekoakta i profesjonalna obsługa związana z niszczeniem dokumentów pozwala na polecić tę firmę wszystkim zainteresowanym usługa niszczenia dokumentów.

Oddział Unilever Bestfoods
Unilever Polska SA Zakład Produkcyjny Katowice

Totalizator Sportowy Sp. z o.o. w Warszawie, Oddział w Krakowie potwierdza, że Ekoakta wykonała dla nas usługi w zakresie kompleksowej, zgodnej z przepisami prawa i naszymi wewnętrznymi procedurami archiwizacji dokumentów i profesjonalnego niszczenia danych.
Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych.
Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera, co pozwala zarekomendować Ekoakta jako sprawdzonego specjalistę w zakresie świadczonych usług.

Tomasz Majka
Totalizator Sportowy Sp. z o.o.

Poziom usług z zakresu archiwizacji dokumentów świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych.
Nasza współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera. Opierając się na powyższym rekomendujemy firmę Ekoakta jako sprawnego specjalistę w zakresie świadczonych usług.

Krystyna Grzanka,
Prezes Zarządu Administracja Domów Mieszkalnych

Ekoakta wykonywała dla nas usługi w zakresie kompleksowej archiwizacji i oraz profesjonalnego niszczenia danych. Poziom świadczonych usług gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji.
Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdza wiarygodność i fachowość firmy Ekoakta.

mgr Halina Szumska,
Dyrektor Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej
w Sosnowcu

Wszystkie prace były wykonane fachowo i zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. W mojej ocenie Ekoakta spełnia wszystkie wymogi, jakie winna posiadać wyspecjalizowana firma zajmująca się archiwizacją i przechowywaniem dokumentów. Zarówno jakość, jak i terminowość wykonania usług oceniam wysoko. Nie bez znaczenia jest również fakt, że oferta cenowa firmy jest elastyczna i konkurencyjna.

mgr Izabela Żmuda,
Dyrektor Szkoły Podstawowej nr 4
im. Kardynała Stefana Wyszyńskiego w Chrzanowie

Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych.
Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera.

Marek Kasprzyk,
Dyrektor I Inspektoratu PZU S.A. w Krakowie

Wszystkie prace zostały wykonane starannie, czysto, sprawnie w oparciu o obowiązujące przepisy i normy, a także zgodnie z przewidzianym w umowie terminem. Usługa nie budzi zastrzeżeń pod względem bezpieczeństwa oraz ochrony danych niszczonych dokumentów. Z jakości prac jesteśmy bardzo zadowoleni i z całą odpowiedzialnością polecamy firmę Ekoakta jako Wykonawcę, który swoje obowiązki traktuje rzetelnie i fachowo.

mgr Tomasz Szymański,
Dyrektor Zespołu Szkół Specjalnych nr 2 w Łodzi

Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony danych. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera, co pozwala nam rekomendować tę firmę jako rzetelnego i profesjonalnego wykonawcę.

mgr inż. Mariusz Jędrzejczak,
Nadleśniczy Nadleśnictwa Pieńsk

Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów.

dr Paweł Huczkowski,
Wiceprezes zarządu Croda Poland Sp. z. o. o.

Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie informacji. Nasza współpraca w pełni potwierdziła fachowość naszego partnera. Rekomendujemy tego sprawdzonego specjalistę w dziedzinie usług zarządzania dokumentami.

Piotr Latacz,
Prezes Zarządu „Drewno Hurt Detal” Sp. z. o. o.

Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Dotychczasowa współpraca pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera.

dr Paweł Huczkowski,
Wiceprezes zarządu Croda Poland Sp. z. o. o.

Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów.

Henryk Małysz,
Prezes Zarządu Przedsiębiorstwa Remontów Ulic i Mostów w Gliwicach

Poziom usług z zakresu archiwizacji dokumentów świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Nasza współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera. Opierając się na powyższym rekomendujemy firmę Ekoakta jako sprawnego specjalistę w zakresie świadczonych usług.

Krystyna Grzanka
Prezes Zarządu Administracja Domów Mieszkalnych

Ekoakta wykonywała dla nas usługi w zakresie kompleksowej archiwizacji i oraz profesjonalnego niszczenia danych. Poziom świadczonych usług gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdza wiarygodność i fachowość firmy Ekoakta.

mgr Halina Szumska
Dyrektor Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Sosnowcu

Z pełnym przekonaniem rekomenduję i polecam usługi firmy Ekoakta. Wszystkie prace były wykonane fachowo i zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. W mojej ocenie Ekoakta spełnia wszystkie wymogi, jakie winna posiadać wyspecjalizowana firma zajmująca się archiwizacją i przechowywaniem dokumentów. Zarówno jakość, jak i terminowość wykonania usług oceniam wysoko. Nie bez znaczenia jest również fakt, że oferta cenowa firmy jest elastyczna i konkurencyjna.

mgr Izabela Żmuda
Dyrektor Szkoły Podstawowej nr 4
im. Kardynała Stefana Wyszyńskiego w Chorzowie

Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera.

Marek Kasprzyk
Dyrektor I Inspektoratu PZU S.A. w Krakowie