Skanowanie dokumentów - Archiwum dokumentów elektronicznych


Czy wiesz, że w dzisiejszych czasach masowe skanowanie dokumentów to nie żaden kaprys, ale wymóg nowoczesnego świata? Czy zdajesz sobie sprawę z tego, że w konkurencyjnych warunkach rynkowych każde zwiększenie efektywności może okazać się znaczącą przewagą konkurencyjną? Czy masz świadomość, że coraz więcej firm przechodzi z pracy na dokumentach papierowych do pracy na ich elektronicznej wersji?

Jeśli rozważasz digitalizację firmowych zasobów informacyjnych i stworzenie elektronicznego archiwum dokumentów, poznaj nasze rozwiązania, które pomogą zwiększyć wydajność pracy i zyskać przewagę nad konkurentami.

Skanowanie dokumentów

Dlaczego tak ważne jest skanowanie dokumentów?

  • W dzisiejszym, zdominowanym przez systemy informatyczne świecie biznesu, dokumenty papierowe coraz częściej zastępowane są w procesie archiwizacji elektronicznej ich wersją cyfrową - przyspiesza to obieg informacji i ułatwia zarządzanie dokumentacją.
  • Dokumenty księgowe, takie jak faktury, kadrowe, jak teczki osobowe, czy finansowe, jak raporty i sprawozdania wymieniane są między użytkownikami drogą elektroniczną - tworzenie archiwum dokumentów elektronicznych to wymóg nowoczesnego świata.
  • Dokumenty papierowe nie tracą na znaczeniu, jednak zapewnienie szybkiego dostępu do ich kopii jest niezbędne dla uzyskania oczekiwanego w XXI wieku tempa pracy. Skanowanie dokumentów i stworzenie elektronicznego archiwum dokumentów (np. elektroniczna teczka osobowa) to coraz częściej spotykany standard pracy w przedsiębiorstwach każdego rodzaju i wielkości.
  • Istotnym czynnikiem skłaniającym do rozważenia skanowania i digitalizacji oraz stworzenia elektronicznego archiwum dokumentów jest także wydajniejsze wykorzystanie powierzchni biurowej - przechowywanie dużych ilości dokumentów papierowych na terenie siedziby przedsiębiorstwa generuje dodatkowe, zbędne koszty. 

Co możemy dla Ciebie zrobić?

  • Przeprowadzimy bezpłatny audyt – sprawdzimy, w jakim obszarze należy wykonać skanowanie dokumentacji, jakie są Państwa potrzeby w zakresie digitalizacji zasobów informacyjnych - nie wszystkie dokumenty muszą zostać zeskanowane.
  • Ustalimy zakres usługi, obejmujący m. in. określenie ilości i jakości dokumentów, ich formatów, konieczności rozszywania i ponownego zszywania, zakresu indeksacji, a także dalszej integracji z systemami użytkownika. 
  • Przygotujemy metodologię dla stworzenia elektronicznej teczki osobowej, co przyspieszy pracę działu kadr
  • Zaproponujemy stworzenie archiwum dokumentów elektronicznych (faktur, teczek osobowych, zleceń, umów itp.), które zasilać będzie elektroniczny obieg dokumentów - workflow.
  • Zapewnimy bezpieczny transport Twoich dokumentów do centum operacyjnego, w którym przeprowadzimy skanowanie i indeksowanie.

Jak wykonujemy skanowanie dokumentów?

  • Spakujemy i protokolarnie odbierzemy Twoje dokumenty przeznaczone do skanowania, a następnie przewieziemy je do miejsca realizacji usługi.
  • Przygotujemy proces skanowania dokumentacji, przeprowadzimy digitalizację i indeksowanie (opis rzeczowy) plików, i zapiszemy pliki w wybranych formatach (PDF, JPEG, TIFF, inne).
  • Dokonamy skatalogowania plików w elektronicznym archiwum dokumentów, zgodnie z ustaloną kategoryzacją.
  • Skanując z Ekoakta nie musisz przygotować materiałów w specjalny sposób - nasi pracownicy sami wyjmą dokumenty ze wskazanych teczek i segregatorów, a w razie potrzeby rozszyją i zszyją je z powrotem.

Co jeszcze możemy zrobić?

  • Podpowiemy, co i jak skanować, aby uzyskać możliwie najwyższy poziom wydajności pracy z plikami.
  • Zapewnimy rozwiązania do obsługi wewnętrznych procesów obiegu dokumentów (workflow), które zagwarantują bezpieczeństwo, efektywność i prostotę pracy z dokumentami.
  • Doradzimy, jak wdrożyć system obsługi elektronicznej teczki osobowej (ETO).
  • Przejmiemy zeskanowane dokumenty do naszego archiwum, aby uwolnić przestrzeń biurową w Twojej firmie i wykorzystać ją na działania operacyjne.

Dlaczego warto zamówić usługę skanowania dokumentów?

Oszczędność, Bezpieczeństwo, Wygoda

  • Zmniejszasz wydatki na usługi kurierskie, drukowanie i kopiowanie dokumentów, bo pracownicy nie potrzebują papierowych wersji dokumentów - archiwum elektroniczne daje im do nich nieograniczony dostęp, w dowolnym czasie i miejscu, na dowolnym urządzeniu. 
  • Dokumenty finansowe (raporty, analizy), księgowe (faktury) czy kadrowe (teczki osobowe) znajdują się w jednym bezpiecznym miejscu, a upoważnieni użytkownicy nie tracą czasu na poszukiwania. 
  • Archiwum elektroniczne działa w istniejącej sieci firmowej - nie inwestujesz w budowę własnej infrastruktury technicznej.
  • Nie ma ograniczenia dla liczby dokumentów, jakie może objąć archiwizacja elektroniczna -  nie martwisz się o miejsce.
  • Oszczędzasz czas swój i swoich pracowników, bo skanowanie dokumentów i obsługa systemu archiwizacji nie wymagają Twojego zaangażowania.
  • Sam wybierasz, którym pracownikom dasz dostęp do określonych dokumentów w archiwum elektronicznym.
  • Zabezpieczony system chroni dane przed kradzieżą i zniszczeniem, a Ty nie martwisz się o wyciek danych.
  • Dokumenty zapisane w elektronicznym archiwum można kopiować na inne zabezpieczone nośniki danych, w zależności od potrzeb firmy
  • Skanowanie dokumentów to prosta droga do szybkiego obiegu dokumentów, co wpływa na poprawę wydajności pracy i dostęp do informacji.
  • Sam ustalasz najwygodniejszy dla siebie sposób indeksowania (opisywania) dokumentów, co gwarantuje szybkie dotarcie do informacji wśród tysięcy plików.
  • Nie tracisz dostępu do dokumentów w razie przeprowadzki albo urzędowej kontroli.
  • Możesz oddać zeskanowane dokumenty do przechowania w archiwach Ekoakta - uwalniasz przestrzeń biurową, którą możesz zaadaptować na potrzeby operacyjne.

Dowiedz się więcej >

 

Zapytaj o szczegóły
naszych konsultantów:
801 013 015
Zadaj pytanie wypełniając formularz Przejdź do formularza

Sprawdź także:

Niszczenie dokumentów

Profesjonalne niszczenie dokumentów - niszczenie informacji. Profesjonalne oraz w pełni bezpieczne usługi związane z niszczeniem dokumentów i innych nośników informacji.

więcej

Przechowywanie dokumentów

Nowoczesne archiwa dokumentów i akt prowadzone według najlepszych praktyk w branży. Ekoakta zadba o prawidłową kategoryzację i pełne bezpieczeństwo Twoich dokumentów.

więcej

Archiwizacja dokumentów

Jednolite standardy archiwizacji w Twojej firmie, szybszy i prostszy dostęp do dokumentów i akt oraz niezbędne przeszkolenie Twoich pracowników.

więcej

Archiwizacja poczty

Kompleksowa pomoc w zarządzaniu korespondencją przychodzącą i wychodzącą, które jest istotnym procesem bez względu na branżę czy profil działalności firmy. Cyfrowa kancelaria - archiwizacja poczty.

więcej

Obsługa dokumentów - dowiedz się więcej:

Sposób na optymalizację kosztów, podniesienie sprawności i bezpieczeństwa obiegu dokumentów - część 1

Sposób na optymalizację kosztów, podniesienie sprawności i bezpieczeństwa obiegu dokumentów - część 1

Jednym z głównych celów każdej firmy powinna być optymalizacja kosztów. Sposobem na podniesienie sprawności i bezpieczeńśtwa obiegu dokumentów jest skorzystanie z profesjonalnych usług, takich jak kancelaria pocztowa, skanowanie, archiwizacja i niszczenie dokuementów.

więcej
Sposób na optymalizację kosztów, podniesienie sprawności i bezpieczeństwa obiegu dokumentów - część 2

Sposób na optymalizację kosztów, podniesienie sprawności i bezpieczeństwa obiegu dokumentów - część 2

Obniżenie kosztów procesów niezbędnych dla funkcjonowania firmy jest możliwe m.in. dzięki outsourcingowi procesów biznesowych. Kancelaria pocztowa, skanowanie, archiwizacja oraz niszczenie dokumentów to usługi, które oszczędzają czas i środki przedsiębiorców, również dzięki ich indywidualnemu dopasowaniu.

więcej
Digitalizacja dokumentów od A do Z - korzyści z wprowadzenia elektronicznego archiwum

Digitalizacja dokumentów od A do Z - korzyści z wprowadzenia elektronicznego archiwum

Dokumentów papierowych nie ubywa, lecz przybywa, a teczki i segregatory wypełniają coraz większą przestrzeń biurową. Ponadto każde przedsiębiorstwo, które chce odnosić sukcesy musi mieć zapewniony szybki dostęp do kluczowych informacji bez względu na czas i miejsce pobytu jego pracowników. Rozwiązaniem jest masowa digitalizacja dokumentów i elektroniczne archiwum dokumentów.

więcej
Kancelaria pocztowa ważniejsza niż myślisz, czyli dlaczego warto profesjonalnie zarządzać korespondencją

Kancelaria pocztowa ważniejsza niż myślisz, czyli dlaczego warto profesjonalnie zarządzać korespondencją

Kluczem do rozwiązania problemu sprawnego tempa obiegu informacji w firmie jest outsourcing kancelarii pocztowej - opóźnienia w tym zakresie zakłócają płynność finansową. Logistyką dokumentów zajmują się obecnie nie tylko największe firmy w Poslce, ale również średnie i małe przedsiębiorstwa.

więcej

Archiwizacja Dokumentacji Medycznej

Dokumentacja medyczna to jedne z najważniejszych materiałów, jakie kompletujemy przez lata. Zbiór ten zawiera dane dotyczące stanu zdrowia pacjenta, przebytych chorób, udzielonych świadczeń zdrowotnych. Znajdziemy w niej zarówno dane osobowe, służące identyfikacji (np. imię i nazwisko, adres), jak i dane wrażliwe – podlegające szczególnej ochronie informacje o naszym zdrowiu, kodzie genetycznym itp. 

więcej

Dokumenty niejawne

Czym są dokumenty niejawne? Jak wygląda prawidłowa archiwizacja dokumentów niejawnych? W jaki sposób należy niszczyć tego rodzaju informacje?

 

więcej

Archiwizacja i przechowywanie dokumentów księgowych, kadrowych, podatkowych itp.

Każda firma, począwszy od jednoosobowej działalności gospodarczej po przedsiębiorstwo, jest zobowiązana do archiwizowania wszelkich dokumentów powstałych w ciągu jej istnienia. W jaki sposób robić to prawidłowo? Jak stosować się do przepisów dotyczących przechowywania dokumentów księgowych czy też kadrowych?

więcej

Niszczenie dokumentów księgowych, kadrowych, podatkowych itp.

Prowadząc działalność gospodarczą, zatrudniając pracowników, jesteśmy zobligowani do przechowywania dokumentacji, która jest dowodem na wywiązywanie się przez nas z obowiązków pracodawcy czy przedsiębiorcy. Wiąże się to z ogromem prac, jaki należy włożyć w prawidłową archiwizację danych, jak i zapewnieniem spełnienia odpowiednich procedur ich zabezpieczenia.

więcej

Referencje klientów

Współpraca pomiędzy Żabką Polska SA a firmą Ekoakta rozpoczęła się w 2008 roku w ramach programu bezpiecznej utylizacji dokumentacji poufnej.
Z powierzonego zadania Ekoakta wywiązuje się w znakomity sposób, uwzględniając wszystkie wskazówki i postulaty zleceniodawcy. Niszczenie poufnej dokumentacji wykonywane jest terminowo i z zachowaniem wszelkich procedur wymaganych przez Żabkę Polska SA.
Z pełną odpowiedzialnością można polecić Ekoakta firmom oczekującym wysokiej jakości usług.

Łukasz Skrzypczak,
Kierownik Archiwum Żabka Polska SA

Informujemy, że w zakresie niszczenia zasobów archiwalnych korzystamy z usług firmy Ekoakta z Chorzowa.
Jakość usług świadczonych przez firmę Ekoakta i profesjonalna obsługa związana z niszczeniem dokumentów pozwala na polecić tę firmę wszystkim zainteresowanym usługa niszczenia dokumentów.

Oddział Unilever Bestfoods
Unilever Polska SA Zakład Produkcyjny Katowice

Totalizator Sportowy Sp. z o.o. w Warszawie, Oddział w Krakowie potwierdza, że Ekoakta wykonała dla nas usługi w zakresie kompleksowej, zgodnej z przepisami prawa i naszymi wewnętrznymi procedurami archiwizacji dokumentów i profesjonalnego niszczenia danych.
Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych.
Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera, co pozwala zarekomendować Ekoakta jako sprawdzonego specjalistę w zakresie świadczonych usług.

Tomasz Majka
Totalizator Sportowy Sp. z o.o.

Poziom usług z zakresu archiwizacji dokumentów świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych.
Nasza współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera. Opierając się na powyższym rekomendujemy firmę Ekoakta jako sprawnego specjalistę w zakresie świadczonych usług.

Krystyna Grzanka,
Prezes Zarządu Administracja Domów Mieszkalnych

Ekoakta wykonywała dla nas usługi w zakresie kompleksowej archiwizacji i oraz profesjonalnego niszczenia danych. Poziom świadczonych usług gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji.
Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdza wiarygodność i fachowość firmy Ekoakta.

mgr Halina Szumska,
Dyrektor Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej
w Sosnowcu

Wszystkie prace były wykonane fachowo i zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. W mojej ocenie Ekoakta spełnia wszystkie wymogi, jakie winna posiadać wyspecjalizowana firma zajmująca się archiwizacją i przechowywaniem dokumentów. Zarówno jakość, jak i terminowość wykonania usług oceniam wysoko. Nie bez znaczenia jest również fakt, że oferta cenowa firmy jest elastyczna i konkurencyjna.

mgr Izabela Żmuda,
Dyrektor Szkoły Podstawowej nr 4
im. Kardynała Stefana Wyszyńskiego w Chrzanowie

Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych.
Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera.

Marek Kasprzyk,
Dyrektor I Inspektoratu PZU S.A. w Krakowie

Wszystkie prace zostały wykonane starannie, czysto, sprawnie w oparciu o obowiązujące przepisy i normy, a także zgodnie z przewidzianym w umowie terminem. Usługa nie budzi zastrzeżeń pod względem bezpieczeństwa oraz ochrony danych niszczonych dokumentów. Z jakości prac jesteśmy bardzo zadowoleni i z całą odpowiedzialnością polecamy firmę Ekoakta jako Wykonawcę, który swoje obowiązki traktuje rzetelnie i fachowo.

mgr Tomasz Szymański,
Dyrektor Zespołu Szkół Specjalnych nr 2 w Łodzi

Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony danych. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera, co pozwala nam rekomendować tę firmę jako rzetelnego i profesjonalnego wykonawcę.

mgr inż. Mariusz Jędrzejczak,
Nadleśniczy Nadleśnictwa Pieńsk

Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów.

dr Paweł Huczkowski,
Wiceprezes zarządu Croda Poland Sp. z. o. o.

Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie informacji. Nasza współpraca w pełni potwierdziła fachowość naszego partnera. Rekomendujemy tego sprawdzonego specjalistę w dziedzinie usług zarządzania dokumentami.

Piotr Latacz,
Prezes Zarządu „Drewno Hurt Detal” Sp. z. o. o.

Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Dotychczasowa współpraca pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera.

dr Paweł Huczkowski,
Wiceprezes zarządu Croda Poland Sp. z. o. o.

Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów.

Henryk Małysz,
Prezes Zarządu Przedsiębiorstwa Remontów Ulic i Mostów w Gliwicach

Poziom usług z zakresu archiwizacji dokumentów świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Nasza współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera. Opierając się na powyższym rekomendujemy firmę Ekoakta jako sprawnego specjalistę w zakresie świadczonych usług.

Krystyna Grzanka
Prezes Zarządu Administracja Domów Mieszkalnych

Ekoakta wykonywała dla nas usługi w zakresie kompleksowej archiwizacji i oraz profesjonalnego niszczenia danych. Poziom świadczonych usług gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdza wiarygodność i fachowość firmy Ekoakta.

mgr Halina Szumska
Dyrektor Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Sosnowcu

Z pełnym przekonaniem rekomenduję i polecam usługi firmy Ekoakta. Wszystkie prace były wykonane fachowo i zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. W mojej ocenie Ekoakta spełnia wszystkie wymogi, jakie winna posiadać wyspecjalizowana firma zajmująca się archiwizacją i przechowywaniem dokumentów. Zarówno jakość, jak i terminowość wykonania usług oceniam wysoko. Nie bez znaczenia jest również fakt, że oferta cenowa firmy jest elastyczna i konkurencyjna.

mgr Izabela Żmuda
Dyrektor Szkoły Podstawowej nr 4
im. Kardynała Stefana Wyszyńskiego w Chorzowie

Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera.

Marek Kasprzyk
Dyrektor I Inspektoratu PZU S.A. w Krakowie