Digitalizacja dokumentów i akt osobowych


Elektroniczne archiwum
Wprowadzanie danych
Digitalizacja dokumentacji technicznej i wielkoformatowej
E-faktura - obsługa faktur kosztowych
E-teczka - digitalizacja teczek pracowniczych

Liczą się fakty

450 000 przechowywanych kartonów archiwizacyjnych
12 000 000 stron zeskanowanych dokumentów
6 500 mb uporządkowanych dokumentów w ciągu roku
6 000 kg osuszonych akt w ciągu roku
220 zatrudnionych pracowników
37 samochodów ciężarowych z systemem GPS
4 profesjonalne archiwa o łącznej powierzchni 10 000 m2
Kontrola dostępu, wideo-monitoring, lokalna ochrona 24/7, instalacje PPOŻ

Referencje klientów

Totalizator Sportowy Sp. z o.o. w Warszawie, Oddział w Krakowie potwierdza, że Ekoakta wykonała dla nas usługi w zakresie kompleksowej, zgodnej z przepisami prawa i naszymi wewnętrznymi procedurami archiwizacji dokumentów i profesjonalnego niszczenia danych.
Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych.
Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera, co pozwala zarekomendować Ekoakta jako sprawdzonego specjalistę w zakresie świadczonych usług

Tomasz Majka
Totalizator Sportowy Sp. z o.o.

Informujemy, że w zakresie niszczenia zasobów archiwalnych korzystamy z usług firmy Ekoakta z Chorzowa.
Jakość usług świadczonych przez firmę Ekoakta i profesjonalna obsługa związana z niszczeniem dokumentów pozwala na polecić tę firmę wszystkim zainteresowanym usługa niszczenia dokumentów.

Oddział Unilever Bestfoods
Unilever Polska SA Zakład Produkcyjny Katowice

Współpraca pomiędzy Żabką Polska SA a firmą Ekoakta rozpoczęła się w 2008 roku w ramach programu bezpiecznej utylizacji dokumentacji poufnej.
Z powierzonego zadania Ekoakta wywiązuje się w znakomity sposób, uwzględniając wszystkie wskazówki i postulaty zleceniodawcy. Niszczenie poufnej dokumentacji wykonywane jest terminowo i z zachowaniem wszelkich procedur wymaganych przez Żabkę Polska SA.
Z pełną odpowiedzialnością można polecić Ekoakta firmom oczekującym wysokiej jakości usług.

Łukasz Skrzypczak
Kierownik Archiwum Żabka Polska SA

Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera.

Marek Kasprzyk
Dyrektor I Inspektoratu PZU S.A. w Krakowie

Z pełnym przekonaniem rekomenduję i polecam usługi firmy Ekoakta. Wszystkie prace były wykonane fachowo i zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. W mojej ocenie Ekoakta spełnia wszystkie wymogi, jakie winna posiadać wyspecjalizowana firma zajmująca się archiwizacją i przechowywaniem dokumentów. Zarówno jakość, jak i terminowość wykonania usług oceniam wysoko. Nie bez znaczenia jest również fakt, że oferta cenowa firmy jest elastyczna i konkurencyjna.

mgr Izabela Żmuda
Dyrektor Szkoły Podstawowej nr 4
im. Kardynała Stefana Wyszyńskiego w Chorzowie

Ekoakta wykonywała dla nas usługi w zakresie kompleksowej archiwizacji i oraz profesjonalnego niszczenia danych. Poziom świadczonych usług gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdza wiarygodność i fachowość firmy Ekoakta.

mgr Halina Szumska
Dyrektor Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Sosnowcu

Poziom usług z zakresu archiwizacji dokumentów świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Nasza współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera. Opierając się na powyższym rekomendujemy firmę Ekoakta jako sprawnego specjalistę w zakresie świadczonych usług.

Krystyna Grzanka
Prezes Zarządu Administracja Domów Mieszkalnych

Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów

Henryk Małysz,
Prezes Zarządu Przedsiębiorstwa Remontów Ulic i Mostów w Gliwicach

Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów.

dr Paweł Huczkowski,
Wiceprezes zarządu Croda Poland Sp. z. o. o.

Bez względu na to, czy firma postawiła już pierwsze kroki na drodze ku cyfryzacji procesów, czy dopiero się do nich przygotowuje, pomoc naszych specjalistów będzie nieoceniona. Coraz większe wymagania dotyczące efektywności, zgodności z przepisami i bezpieczeństwa danych, sprawiają, że najlepszą odpowiedzią na nie staje się digitalizacja. Porządkuje chaos, ułatwia codzienną pracę i wspiera rozwój w sposób nieosiągalny dla papierowego archiwum. Dlaczego warto digitalizować dokumenty i jak wspieramy firmy we wdrożeniu tego rozwiązania?

Pokaż więcej

Jak przebiega proces digitalizacji dokumentów?

Digitalizacja dokumentów to pierwszy krok do uporządkowanego archiwum. Dzięki naszym usługom zyskuje się szybki dostęp do umów, faktur, korespondencji i raportów – bez konieczności przeszukiwania segregatorów. W ramach procesu wykonujemy skanowanie, wprowadzanie danych i ich indeksację, a następnie wdrażamy cyfrowe archiwum, które pozwala na sprawne zarządzanie dokumentacją, a także zapewnia ich bezpieczeństwo i łatwy dostęp osobom upoważnionym.

Korzystamy z zaawansowanych skanerów przystosowanych do dużych wolumenów i dokumentów o różnej wielkości. Gwarantujemy wysoką jakość obrazu i dokładność odwzorowania, co pozwala zachować pełną czytelność plików. Całość danych trafia do bezpiecznego systemu, który możemy zintegrować z oprogramowaniem klienta. Eksperci z EkoAkta przeprowadzają cały proces zgodnie z ustalonym harmonogramem – bez przestojów w pracy biura.

Jak digitalizacja akt wesprze pracę działu administracyjnego Twojej firmy?

Gdy akta zajmują coraz więcej miejsca w szafach i trudno w nich coś znaleźć, digitalizacja akt staje się wsparciem dla zespołu. Przenosimy dokumenty do wersji elektronicznej – dopasowujemy układ i strukturę plików do wewnętrznych procesów organizacji. To wygoda, która przekłada się na oszczędność czasu i zwiększenie efektywności pracy.

Digitalizujemy zarówno akta bieżące, jak i wieloletnie archiwa, zgodnie z obowiązującymi normami. Ułatwiamy klasyfikację dokumentów poprzez nadanie odpowiednich metadanych i oznaczeń. Każdy zindeksowany plik może być wyszukiwany według ustalonych kryteriów – np. numeru sprawy, daty lub nazwiska. Pomagamy też wdrożyć i utrzymać archiwum cyfrowe, w którym akta są uporządkowane, bezpieczne i gotowe do użycia.

Jak można zdigitalizować akta osobowe?

Digitalizacja akt osobowych to usługa, która będzie niezwykle przydatna dla działu zarządzania zasobami ludzkimi (HR) w firmie. Tworzymy e-teczki, pozwalające na szybki dostęp do umów, zaświadczeń, wniosków czy aneksów – wszystko w jednym miejscu.

Od kiedy przepisy pozwalają na prowadzenie akt osobowych w pełni elektronicznie, digitalizacja tego procesu może znacznie ułatwić uzyskanie do nich dostępu. Dzięki indeksacji każdy dokument można łatwo odnaleźć na podstawie numeru PESEL, nazwiska lub innej informacji.

Jakie korzyści zapewnia digitalizacja dokumentacji?

Digitalizacja dokumentacji to przewaga biznesowa. Firmy, które decydują się na ten krok, odczuwają korzyści w wielu obszarach swojej działalności – od zarządzania po administrację i finanse. Wśród nich możemy wymienić:

  • Skrócenie czasu wyszukiwania dokumentów;
  • Eliminacja kosztów fizycznego przechowywania;
  • Zwiększenie bezpieczeństwa danych dzięki szyfrowaniu i kontrolom dostępu;
  • Pełna zgodność z RODO, Kodeksem pracy i regulacjami ISO;
  • Profesjonalna pomoc w porządkowaniu Twoich dokumentów;
  • Redukcja błędów i przyspieszenie procesów operacyjnych.

Digitalizacja dokumentów może zredefiniować sposób działania firmy i przygotować ją na wyzwania jutra. Skontaktuj się z nami i sięgnij po nową jakość zarządzania dokumentacją z EkoAkta.

Dowiedz się więcej

Jak długo należy przechowywać dokumenty księgowe?

Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą w Polsce, musisz znać wymogi prawne dotyczące przechowywania dokumentacji firmowej. Powinno się efektywnie przechowywać dokumenty związane z księgo...

Jakie dokumenty należy przechowywać 10 lat?

Niezależnie od tego, czy prowadzisz własną firmę lub pracujesz w księgowości, czy kadrach, musisz wiedzieć, na czym polega przechowywanie dokumentów, ile lat trzeba je przechowywać i w jaki...

Czym są dokumenty RP7?

Formularz ZUS ERP-7 odgrywa kluczową rolę w poświadczaniu zarobków pracownika. W 2018 roku tradycyjny formularz RP-7 przeszedł znaczącą transformację, w wyniku której powstał zaktualizowany...

Jak długo należy przechowywać listy obecności pracowników

Prowadzenie dokładnych rejestrów czasu pracy pracowników jest niezbędne dla każdej firmy lub organizacji. Informacje te są ważne nie tylko do prawidłowego przetwarzania listy płac, ale takż...

Jak długo należy przechowywać dokumenty ZUS (deklaracje)

Jako jedna z głównych instytucji ubezpieczeń społecznych w kraju, ZUS odgrywa istotną rolę w zapewnieniu bezpieczeństwa socjalnego milionom Polaków — ponad 90% Polaków korzysta z usług Z...

Co to jest informacja niejawna i jak należy ją zabezpieczać

Dzięki stale rosnącemu znaczeniu informacji w naszym społeczeństwie ochrona informacji niejawnych stała się kluczowym zagadnieniem. Ustawa o ochronie informacji niejawnych definiuje informacje ...

Co to jest informacja tajna i jak należy ją zabezpieczać

W dwudziestym pierwszym wieku ochrona informacji jest ważniejsza niż kiedykolwiek wcześniej. Współczesne firmy mogą przetwarzać zarówno dane osobowe od nazwisk po numery IP, jak i dane bizneso...

Jak zutylizować kartę płatniczą - czyli co zrobić ze starą kartą

Kradzież tożsamości jest niestety na porządku dziennym  w dzisiejszej Polsce. Wraz z rozwojem cyberprzestępczości coraz ważniejsza staje się ochrona naszych danych osobowych. Jednym z najczę...

EkoAkta - Poufność. Bezpieczeństwo. Ekologia.
Archiwizacja dokumentów, digitalizacja dokumentów, przechowywanie dokumentów, niszczenie dokumentów, skanowanie dokumentów.