Czy można niszczyć dokumenty w niszczarce biurowej?

Niszczenie dokumentów po upływie określonego czasu jest konieczne. W zależności od tego, jak duże jest archiwum, można zrobić to samodzielnie, ale również skorzystać z usług profesjonalnej firmy, której pracownicy dysponują odpowiednią wiedzą oraz doświadczeniem w tym zakresie. W wielu sytuacjach problemem jest również brak sprzętu, który umożliwia skuteczną utylizację akt. Jeśli zastanawiasz się, jak niszczyć dokumenty bez niszczarki, zdecyduj się na skorzystanie z usług specjalistów. Umożliwi to skuteczne i wydajne działanie oraz pomoże uniknąć niepotrzebnego stresu związanego z obawą o bezpieczeństwo danych.

Co zrobić ze starymi dokumentami?

Firmy i instytucje przeważnie dysponują dużymi archiwami. W przypadku dokumentacji zawierającej dane osobowe, ale także akt finansowych, sądowych, księgowych, komorniczych i medycznych czas przechowywania informacji jest ściśle regulowany przepisami prawa. Najbardziej znanym z nich jest ogólne rozporządzenie o ochronie danych RODO, które dotyczy wszelkich kwestii umożliwiających identyfikację. Istnieje jednak również wiele szczegółowych przepisów polskiego prawa, które dotyczą konkretnych obszarów ludzkiej aktywności. Aby dotrzymać wszystkich terminów, trzeba zadbać o skrupulatne uporządkowanie archiwum. Nie jest to jednak jedyne wyzwanie. Niszczenie dokumentacji powinno odbywać się z uwzględnieniem norm bezpieczeństwa. Poufne informacje nie mogą na żadnym etapie przetwarzania dostać się do wiadomości niepowołanych osób. Wiąże się to z wieloma potencjalnymi niebezpieczeństwami, wśród których znajduje się zagrożenie takimi przestępstwami, jak kradzież tożsamości. Z tej właśnie przyczyny samodzielna utylizacja dokumentacji nie stanowi najlepszego rozwiązania. Ograniczeniem może być ponadto przepustowość, jaką mają biurowe niszczarki dokumentów. Ich niewielki rozmiar nie pozwala na to, aby efektywnie zutylizować dużą ilość papieru.  Ręczne przepuszczanie przez taki sprzęt pojedynczych kartek może być bardzo żmudne. Problemem często okazuje się także konieczność usunięcia informacji zapisanych w formie cyfrowej. Skasowanie ich z dysku nie jest wystarczające. Wysoko wykwalifikowani specjaliści w zakresie nowych technologii mogą odtworzyć usunięte informacje. Dopiero fizyczne zniszczenie nośników danych gwarantuje, że będą one niemożliwe do ponownego odczytania. Warto więc dobrze się zastanowić, co zrobić ze starymi dokumentami, aby osiągnąć zadowalające efekty.

Co to jest poziom bezpieczeństwa P-4?

Poziom bezpieczeństwa P-4 odnosi się do standardów i wymagań dotyczących niszczenia poufnych informacji. Określenie to dotyczy szczególnie danych zapisanych w formie papierowej, ale nie tylko. Można je zastosować także do utylizacji innych nośników informacji, takich jak dyski twarde czy nośniki elektroniczne. Zastosowanie poszczególnych poziomów bezpieczeństwa odnosi się do klasyfikacji niszczenia dokumentów w zależności od stopnia poufności i znaczenia zawartych w nich informacji. Na poziomie bezpieczeństwa P-4 dokumenty są cięte na kawałki o wielkości maksymalnie 160 mm², co sprawia, że odtworzenie zawartości akt stanowi duże wyzwanie. Cięcie na niewielkie fragmenty sprawia, że dokumenty są trudne do odtworzenia, nawet jeśli ktoś próbuje z powrotem połączyć je ze sobą. Jest to poziom bezpieczeństwa odpowiedni do niszczenia dokumentów zawierających poufne informacje, takie jak dane osobowe, czy finansowe. Ich ujawnienie mogłoby okazać się szkodliwe. Poziom bezpieczeństwa P-4 sprawdza się w przypadku utylizacji dokumentów o średnim stopniu poufności. Ten poziom bezpieczeństwa musi być zachowany we wszystkich sektorach, w których wymagane jest specjalne podejście i zapewnienie wysokiego poziom poufności. Niszczenie dokumentów zgodne z normą P-4 stosowane jest w takich instytucjach, jak sądy, prokuratura czy banki. 

Jak niszczyć dokumenty bez niszczarki?

Jeśli zastanawiają się Państwo, jak niszczyć dokumenty bez niszczarki, warto rozważyć skorzystanie z usług profesjonalnej firmy. Dzięki temu można mieć pewność, że zostaną one zutylizowane w sposób zgodny z przepisami. Nie bez znaczenia jest także to, że profesjonalne firmy działają z zachowaniem wszelkich norm bezpieczeństwa. Zlecenie można złożyć telefonicznie lub online. Następnie do siedziby firmy dostarczane są bezpieczne pojemniki. W zależności od potrzeb mogą mieć one pojemność 70, 120, 240, 250 lub 600 l. Są one specjalnie chronione, co sprawia, że nie ma ryzyka wycieku poufnych informacji. Takie opakowania wymienia się według ustalonego harmonogramu wizyt. Za każdym razem wystawiany jest ponadto protokół ich odbioru. Następnie specjalne samochody śledzone sygnałem GPS transportują akta do niszczarni. Proces ten nadzoruje doświadczony konwojent. Do utylizacji dokumentów dochodzi w specjalnym strzeżonym obiekcie. Wszystko odbywa się zgodnie z normą ISO 21964/DIN 66399 do 3 stopnia utajnienia. Na samym końcu wystawiany jest certyfikat utylizacji, a w razie potrzeby również nagranie video całego procesu. Profesjonalne niszczenie dokumentacji stanowi gwarancję skuteczności i umożliwia zachowanie wszelkich standardów bezpieczeństwa.

Jak przebiega niszczenie nośników danych?

Warto pamiętać, że niszczenie elektronicznych nośników danych jest równie istotne, jak dokumentacji w formie papierowej. Po przyjęciu zlecenia nasi pracownicy identyfikują odbierane dyski przy pomocy barkodów, a następnie pakują je do bezpiecznych aluminiowych pojemników. Wystawiany jest specjalny elektroniczny protokół odbioru. W strzeżonych obiektach dyski SSD, HDD, płyty CD, DVD i taśmy backup niszczone są metodą demagnetyzacji. Działanie silnego impulsu magnetycznego prowadzi do całkowitej i kompletnej utraty danych. Ponowne zapisanie informacji na potraktowanym w taki sposób nośniku jest niemożliwe. Dyski HDD utylizowane są na poziomie bezpieczeństwa H5, a dyski SSD – E3. Warto pamiętać, że samo usunięcie informacji z nośnika nie jest skuteczne, ponieważ dane mogą zostać szybko odzyskane, co z kolei stanowi duże zagrożenie i może wiązać się z nieprzyjemnymi konsekwencjami.

Dlaczego warto skorzystać z usługi niszczenia dokumentów?

Niszczenie dokumentów odbywa się w doskonale chronionych obiektach. System śluz umożliwia skuteczną kontrolę dostępu osób i pojazdów. Budynki są dodatkowo zabezpieczone całodobowym monitoringiem, a także wyposażone w nowoczesne instalacje przeciwpożarowe i przeciwwłamaniowe. Dzięki temu nie ma obaw, że dojdzie do niekontrolowanego wycieku informacji. Instalacje niszczące zapewniają maksymalną dzienną wydajność sięgającą 120 ton, co sprawia, że nawet duże zlecenia realizowane są w najkrótszym możliwym czasie. Zatrudniony w naszej firmie personel odbywa regularne szkolenia z zakresu bezpieczeństwa danych. Wszyscy pracownicy posiadają zaświadczenie o niekaralności i zobowiązani są do zachowania tajemnicy służbowej. Proces utylizacji dokumentacji nadzorowany jest przez pełnomocnika ds. zintegrowanego systemu jakości i bezpieczeństwa. Powierzenie utylizacji dokumentów profesjonalistom pozwala uniknąć niepotrzebnego stresu.