Wraz z początkiem nowego roku przedsiębiorcy zadają sobie, które dokumenty można bezpiecznie zniszczyć. W zależności od rodzaju obowiązują inne okresy przechowywania, których niedochowanie wiąże się z konsekwencjami prawnymi. Jakie dokumenty można zniszczyć w tym roku?
Niszczenie dokumentów księgowych w tym roku
Dokumenty księgowe i podatkowe, takie jak:
- faktury zakupu i sprzedaży,
- księgi rachunkowe,
- ewidencja przychodów,
- deklaracje podatkowe,
przechowujemy 5 lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. W praktyce dokumentację księgowo-podatkową przechowujemy blisko 6 lat. Niszczenie dokumentów księgowych w tym roku wygląda następująco – bezpiecznie można zutylizować te, które dotyczą roku 2018. Do końca grudnia musimy natomiast przechowywać dokumentację księgową z 2019 roku, zatem będzie ją można zutylizować dopiero w styczniu 2026. Powyższa zasada ma charakter ogólny, natomiast nie dotyczy sytuacji, w której prowadzone jest postępowanie podatkowe lub termin płatności podatku został wydłużony.
Który rok można wyrzucić? Dokumentacja kadrowa i ZUS
Dla dokumentacji kadrowej przewidziano różne terminy przechowywania, w zależności od jej rodzaju. Który rok można wyrzucić w tym roku? Jeśli chodzi o dokumenty związane z procesem rekrutacji, to przechowujemy je przez rok od zakończenia procesu rekrutacyjnego. Zatem w tym roku można zutylizować te dokumenty, które dotyczyły rekrutacji zakończonych w 2024 roku. Zwróćmy jednak uwagę na miesiące – w lutym pozbywamy się dokumentów dotyczących rekrutacji zakończonych w styczniu 2024. Tymczasem dokumenty dotyczące szkoleń, podwyżki wynagrodzenia czy awansu zawodowego archiwizujemy 5 lat od zakończenia szkolenia, przyznania podwyżki lub awansu. Okres 5-letni dotyczy także dokumentacji ZUS, jednak liczymy go od końca roku, w którym upłynął termin płatności składek.
Akta osobowe – które można zutylizować w tym roku?
Inny termin ustawodawca wyznaczył w odniesieniu do akt osobowych. Przechowujemy je 10 lat, licząc od końca roku, w którym ustał lub wygasł stosunek pracy. Warto dodać, że regulacja ta obowiązuje w przypadku pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 lub po 1 stycznia 1999 roku, jeśli pracodawca dopełnił stosownych formalności. Zatem w tym roku można zniszczyć akta osobowe osób, których stosunek pracy ustał lub wygasł w 2013 roku.
Które dokumenty można wyrzucić w tym roku?
W firmach przetwarzana jest także innego rodzaju dokumentacja, której okresy przechowywania wyznaczył ustawodawca. Tym samym:
- umowy handlowe – przechowujemy 10 lat od daty zakończenia obowiązywania umowy,
- reklamacje i zwroty – przechowujemy 5 lat od daty zakończenia procedury reklamacyjnej lub zwrotu towaru,
- instrukcje obsługi i karty gwarancyjne – przechowujemy 5 lat od daty zakupu urządzenia,
- dokumenty dotyczące wyjazdów służbowych – przechowujemy 5 lat od zakończenia roku, w którym rozliczono wyjazd,
- dokumenty związane z reprezentacją – przechowujemy 5 lat od zakończenia imprezy integracyjnej,
- dokumenty reklamowe – przechowujemy 5 lat od zakończenia kampanii reklamowej.
Zgodnie z powyższym, nie wszystkie dokumenty niszczymy w styczniu. Na początku roku możemy zutylizować te, których termin ustawowy liczymy od końca roku kalendarzowego. Pozostałe usuwamy regularnie, w miarę upływu czasu. Niektóre firmy niszczą dokumentację raz w roku, jednak przy większej jej ilości takie rozwiązanie wiąże się z wyższymi kosztami archiwizacji.
Jakie dokumenty można zniszczyć po ostatnim roku roku?
Które dokumenty można wyrzucić w tym roku, nie obawiając się konsekwencji? Zgodnie z zasadami ogólnymi, utylizacji podlegają dokumenty z roku 2018, a także z lat wcześniejszych. Prawidłowa archiwizacja, w toku której dokładnie opisujemy akta, ułatwia ustalenie rodzaju dokumentów, które w danym roku podlegają utylizacji. Warto pamiętać, że choć wiele akt niszczymy wraz z rozpoczęciem nowego roku, niektóre będzie można zutylizować dopiero w kolejnych miesiącach. Niszczenie dokumentów na początku roku nie obejmuje więc wszystkich tych, które pochodzą z danego okresu. Często trzeba dodatkowo rozpoznać miesiące, w którym zakończono procedury związane z konkretną dokumentacją. W tym roku możesz też zniszczyć akta, które powinny być zutylizowane w latach poprzednich, jednak z jakichś powodów wciąż są przechowywane w zakładowym archiwum.
O czym pamiętać, niszcząc dokumenty z ostatnich lat?
Przegląd archiwum w tym roku ma na celu wytypowanie dokumentów, które można bezpieczne zniszczyć. Ogólne zasady nie dotyczą jednak tych, które muszą być archiwizowane z powodu przerwania biegu przedawnienia bądź których dalsze przechowywanie jest istotne z punktu widzenia firmy. Niszczenie dokumentacji powinno odbywać się w bezpiecznych warunkach, tak aby nie doszło do wycieku danych. Dotyczy to zwłaszcza akt zawierających dane osobowe, wrażliwe i tajne, które podlegają szczególnemu rygorowi prawnemu. Utylizując dokumenty, warto skorzystać ze wsparcia profesjonalistów. Oddanie w ich ręce przedawnionych akt daje gwarancję, że zostaną one zniszczone zgodnie z obowiązującymi przepisami, redukując ryzyko wycieku informacji.
