Klasyfikacja dokumentacji niejawnej
Zacznijmy najpierw od samego pojęcia informacji niejawnych. Pod tą definicją rozumiemy informacje, dane, materiały, których ujawnienie mogłoby spowodować zagrożenie interesom kraju, interesom publicznym czy prawu obywateli. Wedle ustawy, takim dokumentem może być informacja zarówno utrwalona na piśmie, jak i za pomocą nośników, takich jak: zdjęcia, nagrania audio, mapy, książki, skany, wykresy itp.
Informacją niejawną będą zatem:
- Tajemnice państwowe – informacje, które, jak wspominano wyżej, po ujawnieniu mogą stanowić istotne zagrożenie dla interesów państwa, jego bezpieczeństwa, pozycji na arenie międzynarodowej.
- Tajemnice służbowe – pozyskiwane w trakcie czynienie obowiązków służbowych, których ujawnienie może zaszkodzić państwu, narazić dobro ogółu, obywateli, jednostki organizacyjnej.
Najważniejszy jednak i konieczny do zapamiętania jest fakt, że dokumenty niejawne zawierają informacje osobowe, co z kolei wiąże się z obowiązkiem ich odpowiedniej archiwizacji.
Przechowywane dokumentów niejawnych
Informacje niejawne, które zaliczymy do kategorii tajemnic państwowych chronione są w sposób określony w ustawie przez okres 50 lat od momentu ich wytworzenia. Inaczej sprawa wygląda w przypadku informacji niejawnych, które są tajemnicą służbową. Tutaj materiały oznaczone klauzulą „poufne” należy przechowywać przez 5 lat od daty ich wytworzenia, a oznaczone klauzulą „zastrzeżone” – przez 2 lata od daty ich wytworzenia.
Ze względu na wagę tych informacji, poufność danych, które zawierają, dokumenty niejawne muszą być chronione. Przez taką ochronę rozumiemy nadanie im odpowiedniej klauzuli tajności oraz odpowiednią archiwizację dokumentów niejawnych. Zastosować tutaj należy odpowiednie środki ochrony.
Przechowywanie dokumentów niejawnych odbywa się przy zastosowaniu szaf pancernych czy metalowych. Powinny one być zabezpieczone zamkami mechanicznymi, elektronicznymi czy mechanizmem ryglującym, aby uniemożliwić osobom niepowoływanym dostępu do dokumentów.
Niszczenie dokumentów niejawnych
Co należy zrobić w przypadku, gdy upłynął już okres archiwizacji dokumentów niejawnych? Takie materiały możemy już poddać utylizacji. Jednak niszczenie dokumentów niejawnych to proces, który najlepiej powierzyć specjalistom. Potrzebne jest tu bowiem zastosowanie odpowiednich procedur, aby podczas utylizacji dokumenty nie trafiły w niepowołane ręce i zostały zniszczone w całości bezpowrotnie. O kwestię tę należy zadbać szczególnie, ponieważ wyciek danych osobowych rodzi ze sobą poważne konsekwencje – od możliwości kradzieży tych danych i ich wykorzystania na niekorzyść właściciela, po grzywny dla osób sprawujących opiekę nad informacjami niejawnymi za niedopilnowanie obowiązków ochrony danych.
