Outsourcing usług w zakresie niszczenia dokumentów firmowych cieszy się coraz większą popularnością zarówno wśród prowadzących duże, dobrze prosperujące, jak i niewielkie przedsiębiorstwa. Na rynku działa wiele firm usługowych, dlatego pojawia się pytanie, czym kierować się przy wyborze odpowiedniego partnera biznesowego? Liczy się nie tylko czas realizacji usługi, ale przede wszystkim profesjonalizm, który w kontekście przetwarzania danych wydaje się najistotniejszym czynnikiem.

Jakie usługi świadczą firmy niszczące dokumenty?

Firmy niszczące dokumenty specjalizują się w utylizacji nośników danych, a więc nie tylko papieru, ale również płyt, dysków twardych i im podobnych. Innowacyjnym rozwiązaniem jest metoda bezpiecznych pojemników, która zapewnia ochronę danych już na etapie przechowywania przed utylizacją. Często bowiem w firmach gromadzi się dokumentację, która po zebraniu pewnej ilości zostanie zniszczona. Dużą popularnością cieszy się mobilne niszczenie dokumentów – usługa ta realizowana jest w siedzibie firmy, a nie u usługodawcy. Choć z perspektywy przepisów miejsce utylizacji nie ma znaczenia, niektóre przedsiębiorstwa nie zezwalają na wywożenie dokumentów. Wymienione usługi to jednak nie wszystko – firmy specjalizujące się w niszczeniu dokumentów oferują dodatkowo:

  • archiwizację akt,
  • transport archiwum,
  • osuszanie dokumentów,
  • digitalizację dokumentów,
  • obsługę e-faktur.

Czym kierować się, wybierając firmę niszczącą dokumenty?

Niszczenie dokumentacji to zadanie dla profesjonalistów. Cała procedura musi odbywać się zgodnie z obowiązującymi przepisami, w tym przede wszystkim w zgodzie z RODO. Pod uwagę należy wziąć też normy międzynarodowe. Norma DIN 66399 określa sposób niszczenia dokumentów w zależności od rodzaju nośnika i danych. Profesjonalne firmy powinny ją stosować, ponieważ jest to jeden z nielicznych wzorców. Wiedza i doświadczenie pozwalają odpowiednio zabezpieczyć dane, co jest podstawowym zadaniem w procesie niszczenia dokumentów. Wybierając dobrego partnera biznesowego, warto sprawdzić:

  • zakres świadczonych usług,
  • sprzęt, jakim dysponuje,
  • normy, jakie stosuje,
  • poziom wiedzy i doświadczenia zawodowego pracowników.

O wszystkie szczegóły można zapytać na etapie negocjowania warunków, przed podpisaniem umowy.

Umowa powierzenia z firmą niszczącą dokumenty

Firma utylizująca dokumenty nie tylko realizuje usługę, ale musi również dopełnić pewnych obowiązków natury formalnej. Częstą praktyką jest jest podpisywanie prostego zlecenia, które mieści się na jednej stronie formularza. Określa ono typ, ilość, czy liczbę stron niszczonych dokumentów. Tymczasem zgodnie z art. 4 RODO, utylizacja mieści się w definicji przetwarzania danych. Jeśli jest ona realizowana przez inny podmiot, stanowi przetwarzanie danych na polecenie administratora, o czym mówi art. 28 RODO. Dlatego konieczne jest podpisanie stosownej umowy. Jest to nic innego, jak umowa powierzenia z firmą niszczącą dokumenty. Co więcej, jeśli stosujemy metodę bezpiecznych pojemników, umowa powinna obejmować również przechowywanie danych. Brak stosownej dokumentacji w postaci umowy stanowi naruszenie przepisów, dlatego każdy profesjonalny usługodawca powinien przedstawić ją do podpisania przed rozpoczęciem pracy.

Niszczenie dokumentów – co dalej?

Niszczenie dokumentów niestety nie kończy się umieszczeniem ich w niszczarce lub podobnym urządzeniu. Istotną rolę odgrywa utylizacja ścinków i resztek nośników danych, która musi odbywać się zgodnie z przepisami z zakresu ochrony środowiska naturalnego. Doskonale wiemy, jak problematyczny jest wywóz odpadów, a w przypadku większej ilości dokumentów stanowi prawdziwe wyzwanie. Dodatkowo firma świadcząca usługę niszczenia dokumentów powinna przedstawić certyfikat poświadczający utylizację konkretnych nośników danych. Certyfikat stanowi dowód, który można przedstawić na przykład w razie kontroli.

Dlaczego wybór zaufanej firmy jest tak ważny?

Zgodnie z powyższymi wskazówkami, wybór firmy niszczącej dokumenty nie jest łatwym zadaniem. Wbrew pozorom pod uwagę trzeba wziąć wiele, często mało oczywistych czynników. Najistotniejsze są kwestie natury formalnej, takie jak umowa powierzenia czy wydanie certyfikatu. Oprócz tego warto zwrócić uwagę na normy, jakie wdrożył konkretny podmiot. Choć na rynku działa wiele firm oferujących usługę niszczenia dokumentów, zaledwie kilka świadczy fachowe, rzetelne usługi. Pamiętajmy, że mówimy tutaj nie o niepotrzebnych papierach, które zalegają w archiwum, a o dokumentach zawierających dane, za które ponosimy odpowiedzialność. Utylizacja stanowi kontynuację przetwarzania danych w rozumieniu RODO, zatem nieprawidłowości w tym zakresie nie zwalniają z odpowiedzialności karnej i finansowej. Wybór odpowiedniej firmy do długofalowej współpracy jest więc kluczowy, jeśli chcemy w bezpieczny sposób pracować z dokumentacją. Jasne, w pełni zrozumiałe zasady pomagają natomiast uniknąć nieporozumień i sprzyjają terminowej realizacji usług. Warto wybrać specjalistów, którzy od lat działają w branży i cieszą się renomą.