Norma DIN 66399 – jak niszczyć dokumenty?
Rozwój technologiczny wymusza wdrożenie nowych rozwiązań, które dotyczą m.in. sposobu niszczenia dokumentów. Ze względu na to, że przepisy krajowe, a nawet międzynarodowe, nie zawierają jednoznacznych wytycznych, istnieje konieczność doprecyzowania ich poprzez wdrożenie odpowiednich norm. Tak właśnie powstała norma DIN 66399, która zastąpiła normę DIN 32757, mającą zastosowanie wyłącznie w kontekście niszczenia papieru. Jakie wytyczne zawiera i kto powinien stosować się do jej zaleceń?
Czym jest norma DIN 66399?
Norma DIN 66399 została opracowana przez Standards Committee for Information Technology and Applications (NIA) i opublikowana przez Niemiecki Instytut Normalizacyjny w październiku 2012 r. Zastąpiła poprzedzającą normę DIN 32757, która znajdowała zastosowanie wyłącznie przy niszczeniu papieru. Nowe uregulowania zawierają szczegóły, które należy wziąć pod uwagę, wybierając na przykład sprzęt niszczący do firmy. Choć wprowadzenie w życie tej normy nie jest obowiązkowe, trudno znaleźć inną regulację, która tak precyzyjnie odnosiłaby się do kwestii niszczenia dokumentów. Niestety, ani RODO, ani żaden inny akt prawny nie dostarczają szczegółowych rozwiązań technicznych.
Klasy ochrony według normy DIN 66399
Norma ustanawia 3 klasy ochrony stopniujące wymagania w zakresie zabezpieczenia informacji w procesie niszczenia dokumentów. I tak:
- Klasa ochrony 1 – odnosi się do dokumentów, które nie zawierają informacji chronionych prawnie. Przykładem są notatki czy scenariusze spotkań służbowych. Wyciek danych nie naraziłby firmy na utratę reputacji, a zarządzających na odpowiedzialność,
- Klasa ochrony 2 – dotyczy dokumentów zawierających dane poufne, których wyciek mógłby mieć negatywny wpływ na firmę. Przykładem jest korespondencja handlowa zawierająca warunki umowy czy rozwiązania w zakresie współpracy,
- Klasa ochrony 3 – dotyczy dokumentów zawierających dane tajne i poufne, które mogą być udostępnione wyłącznie wąskiemu gronu odbiorców. Przykłady to dokumenty finansowe i zawierające dane osobowe.
Kategorie nośników danych
Niszczenie dokumentów zgodnie z normą DIN 66399 musi odbywać się, mając na uwadze procedury przypisane do konkretnego nośnika danych. Norma przypisuje je do 6 kategorii:
- E – elektroniczne nośniki danych,
- F – informacje w formie pomniejszonej,
- H – dyski twarde z magnetycznymi nośnikami danych,
- O – optyczne nośniki danych,
- P – informacje zawierające oryginalny rozmiar,
- T- magnetyczne nośniki danych.
Poziomy bezpieczeństwa według normy DIN 66399
Według normy DIN 66399 wyróżniamy 7 poziomów bezpieczeństwa:
- Stopień 1 – dotyczy dokumentów pisemnych, które mogą stać się nieczytelne albo unieważnione,
- Stopień 2 – dotyczy dokumentów firmowych, które mogą stać się nieczytelne/unieważnione,
- Stopień 3 – dotyczy nośników z danymi osobowymi i poufnymi,
- Stopień 4 – dotyczy nośników z danymi osobowymi, którym trzeba zapewnić większą ochronę, a także danych szczególnie chronionych i poufnych,
- Stopień 5 – dotyczy dokumentów zawierających informacje tajne lub kluczowe dla biznesu,
- Stopień 6 – dotyczy dokumentów, w przypadku których należy zachować szczególne środki bezpieczeństwa,
- Stopień 7 – dotyczy danych ściśle tajnych.
Jak niszczyć dokumenty zgodnie z normą DIN 66399?
Niszczenie dokumentów zgodnie z normą DIN 66399 należy poprzedzić przydzieleniem ich do poszczególnych kategorii. Określamy więc klasę ochrony, poziom bezpieczeństwa oraz kategorię nośnika. Dopiero w kolejnym kroku można zdecydować, w jaki sposób zostaną zniszczone poszczególne dokumenty. Norma DIN 66399 reguluje kwestię bezpiecznej utylizacji nośników danych, dostarczając szczegółowych rozwiązań w tym zakresie. Dla papieru wielkości ścinków są następujące:
- P-1 – szerokość paska maksymalnie 12 mm, powierzchnia ogółem ≤ 2000 mm2 (klasa ochrony 1),
- P-2 – szerokość paska maksymalnie 6 mm, powierzchnia ogółem ≤ 800 mm2 (klasa ochrony 1),
- P-3 – powierzchnia ścinka maksymalnie 320 mm2, powierzchnia ścinka ≤ 320 mm2 (klasa ochrony 1 i 2),
- P-4 – powierzchnia ścinka maksymalnie 160 mm2, powierzchnia ścinka ≤ 160 mm2 (klasa ochrony 2),
- P-5 – powierzchnia ścinka maksymalnie 30 mm2, powierzchnia ścinka ≤ 30 mm2 (klasa ochrony 2 i 3),
- P-6 – powierzchnia ścinka maksymalnie 10mm2, powierzchnia ścinka ≤ 10 mm2 (klasa ochrony 3),
- P-7 – powierzchnia ścinka maksymalnie 5 mm2, powierzchnia ścinka ≤ 5 mm2 (klasa ochrony 3).
Jak wdrożyć normę DIN 66399?
Normę DIN 66399 należy stosować, wybierając odpowiedni sprzęt, taki jak na przykład niszczarka. Poziom bezpieczeństwa, a także wielkość ścinków powinny być dokładnie określone przez producenta. Oczywiście, norma ta znajduje zastosowanie także w przypadku innych nośników danych. Jej szczegółowe zapisy to gotowa odpowiedź na pytanie, jak bezpiecznie niszczyć dokumenty firmowe. Niemniej jednak samo wdrożenie normy może stanowić wyzwanie, dlatego w razie potrzeby warto skorzystać z pomocy profesjonalnej firmy specjalizującej się w niszczeniu dokumentów. Z pomocą ekspertów łatwiej zrozumieć i zaimplementować rozwiązania, których celem jest ochrona danych zawartych w dokumentach.
Liczą się fakty
Nasze usługi
Referencje klientów
Totalizator Sportowy Sp. z o.o. w Warszawie, Oddział w Krakowie potwierdza, że Ekoakta wykonała dla nas usługi w zakresie kompleksowej, zgodnej z przepisami prawa i naszymi wewnętrznymi procedurami archiwizacji dokumentów i profesjonalnego niszczenia danych.
Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych.
Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera, co pozwala zarekomendować Ekoakta jako sprawdzonego specjalistę w zakresie świadczonych usług
Informujemy, że w zakresie niszczenia zasobów archiwalnych korzystamy z usług firmy Ekoakta z Chorzowa.
Jakość usług świadczonych przez firmę Ekoakta i profesjonalna obsługa związana z niszczeniem dokumentów pozwala na polecić tę firmę wszystkim zainteresowanym usługa niszczenia dokumentów.
Współpraca pomiędzy Żabką Polska SA a firmą Ekoakta rozpoczęła się w 2008 roku w ramach programu bezpiecznej utylizacji dokumentacji poufnej.
Z powierzonego zadania Ekoakta wywiązuje się w znakomity sposób, uwzględniając wszystkie wskazówki i postulaty zleceniodawcy. Niszczenie poufnej dokumentacji wykonywane jest terminowo i z zachowaniem wszelkich procedur wymaganych przez Żabkę Polska SA.
Z pełną odpowiedzialnością można polecić Ekoakta firmom oczekującym wysokiej jakości usług.
Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera.
Z pełnym przekonaniem rekomenduję i polecam usługi firmy Ekoakta. Wszystkie prace były wykonane fachowo i zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. W mojej ocenie Ekoakta spełnia wszystkie wymogi, jakie winna posiadać wyspecjalizowana firma zajmująca się archiwizacją i przechowywaniem dokumentów. Zarówno jakość, jak i terminowość wykonania usług oceniam wysoko. Nie bez znaczenia jest również fakt, że oferta cenowa firmy jest elastyczna i konkurencyjna.
Ekoakta wykonywała dla nas usługi w zakresie kompleksowej archiwizacji i oraz profesjonalnego niszczenia danych. Poziom świadczonych usług gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdza wiarygodność i fachowość firmy Ekoakta.
Poziom usług z zakresu archiwizacji dokumentów świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Nasza współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera. Opierając się na powyższym rekomendujemy firmę Ekoakta jako sprawnego specjalistę w zakresie świadczonych usług.
Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów
Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów.
Dowiedz się więcej
EkoAkta - Poufność. Bezpieczeństwo. Ekologia.
Archiwizacja dokumentów, digitalizacja dokumentów, przechowywanie dokumentów, niszczenie dokumentów, skanowanie dokumentów.
