Przechowywanie dokumentów kadrowych i płacowych
Każdy przedsiębiorca, który zatrudnia pracowników, zobowiązany jest prowadzić i przechowywać ich dokumentację. W 2019 roku weszły w życie przepisy, które całkowicie zmieniły spojrzenie na kwestię archiwizacji akt osobowych. Choć przewidują one wiele ułatwień dla firm, nakładają jednocześnie pewne obowiązki. Sprawdź, na czym polega przechowywanie dokumentów kadrowych i płacowych oraz jak należy to robić zgodnie z prawem.
Dokumenty kadrowe – przechowywanie
Dokumenty kadrowo-płacowe dzielą się na dwie grupy: akta osobowe oraz dokumenty związane ze stosunkiem pracy. Akta osobowe składają się z 4 części:
- A – dokumenty gromadzone w związku z ubieganiem się o pracę,
- B – dokumenty dotyczące przebiegu zatrudnienia,
- C – dokumenty związane z wygaśnięciem lub zakończeniem stosunku pracy,
- D – dokumenty związane z ponoszeniem odpowiedzialności porządkowej przez pracownika.
Natomiast dokumentacja dotycząca przebiegu zatrudnienia to na przykład:
- ewidencja czasu pracy,
- wnioski urlopowe i inne dokumenty dotyczące urlopów,
- karty wynagrodzeń i innych świadczeń pieniężnych,
- karty ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego.
Wszystkie powyższe dokumenty muszą być gromadzone i przechowywane zarówno w trakcie trwania stosunku pracy, jak i po jego zakończeniu.
Okresy przechowywania dokumentów kadrowych
W 2019 roku wprowadzono zmiany dotyczące przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej. Do tego roku akta osobowe archiwizowane były 50 lat od momentu ustania stosunku pracy, co generowało pewne problemy natury logistycznej. Natomiast od 2019 roku przechowywanie dokumentów kadrowo płacowych trwa co do zasady 10 lat. Wyjątek stanowią akta pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 roku oraz przed 1 stycznia 2019 roku, wobec których pracodawca nie dopełnił obowiązku informacyjnego. W jego gestii leży przekazanie do ZUS dwóch dokumentów: ZUS OSW i ZUS RIA, dzięki czemu okres przechowywania dokumentacji pracowników zatrudnionych po 31 grudnia 1998 i przed 1 stycznia 2019 roku ulega skróceniu z 50 do 10 lat.
Przechowywanie dokumentów płacowych i kadrowych
Jednymi z najbardziej problematycznych w firmie są dokumenty kadrowe. Przechowywanie ich trwa aż 10 lat, podczas gdy na przykład dla dokumentów finansowych okres ten trwa 5 lat. Ponadto akta pracowników zawierają dane osobowe, które pracodawca ma obowiązek zabezpieczyć. Przechowywanie dokumentów płacowych i kadrowych musi odbywać się w taki sposób, aby zapewnić ochronę przed:
- nieautoryzowanym dostępem,
- wyciekiem,
- zniszczeniem
- płowieniem,
- degradacją.
Akta przechowujemy w pomieszczeniach suchych, w których panuje odpowiednia temperatura. Ważne, aby archiwum było zlokalizowane na terenie niezalewowym, z możliwością ogrodzenia. Dokumenty zawierające dane osobowe muszą być przechowywane w specjalnych szafach zamykanych na klucz, co zwiększa poziom bezpieczeństwa.
Zanim akta trafią do archiwum, trzeba odpowiednio je opisać. Wytyczne w tym zakresie określone zostały w ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Jednym z najważniejszych elementów jest wyznaczenie okresu przechowywania, który, jak już wiadomo, najczęściej wynosi 10 lat od momentu ustania zatrudnienia. Zatem, jeśli stosunek pracy zakończył się 31 maja 2025 roku, to akta osobowe pracownika zostaną zniszczone dopiero po 31 maja 2035 roku.
Archiwizacja dokumentów elektronicznych
Zmiana przepisów w 2019 roku umożliwiła pracodawcom prowadzenie elektronicznych teczek pracowników. Jest to prawo, a nie obowiązek, jednak skorzystało z niego wielu przedsiębiorców. E-teczka nie zajmuje miejsca w archiwum, umożliwia też szybki dostęp do akt. Z drugiej strony, generuje pewne problemy w zakresie archiwizacji.
Administratorzy danych muszą zadbać o ich bezpieczeństwo poprzez nadawanie dostępów, haseł czy innego rodzaju uprawnień. Okresy przechowywania dokumentów kadrowych w formie elektronicznej są tożsame z tymi, które przyjęto dla formy papierowej.
Przechowywanie i niszczenie dokumentów kadrowo-płacowych
Przechowywanie dokumentów kadrowo-płacowych, podobnie jak ich niszczenie, obwarowane jest pewnymi restrykcjami. Warto uświadomić sobie, że akta zawierające dane osobowe powinny zostać usunięte niezwłocznie po upływie terminu wymagalności. Taki obowiązek na administratora, w tym przypadku pracodawcę, nakłada RODO. W tym akcie prawnym znajdziemy także możliwe kary, jakimi obarczony jest wyciek danych osobowych.
Dobre praktyki w przechowywaniu dokumentów kadrowo-płacowych
W każdej firmie, która zatrudnia pracowników, powinien powstać regulamin dotyczący archiwizowania dokumentów różnego typu, w tym kadrowo-płacowych. Można powierzyć je również firmie zewnętrznej, która specjalizuje się w archiwizacji i niszczeniu akt. W takim przypadku trzeba opracować wytyczne w zakresie przekazywanie dokumentów na podstawie odpowiedniej umowy.
Powierzenie dokumentów wyspecjalizowanej firmie warto rozważyć chociażby ze względu na długi okres przechowywania akt osobowych i liczne obwarowania prawne. Dzięki temu możesz skupić się na własnych obowiązkach, nie martwiąc się o kwestie formalne.
Liczą się fakty
Referencje klientów
Totalizator Sportowy Sp. z o.o. w Warszawie, Oddział w Krakowie potwierdza, że Ekoakta wykonała dla nas usługi w zakresie kompleksowej, zgodnej z przepisami prawa i naszymi wewnętrznymi procedurami archiwizacji dokumentów i profesjonalnego niszczenia danych.
Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych.
Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera, co pozwala zarekomendować Ekoakta jako sprawdzonego specjalistę w zakresie świadczonych usług
Informujemy, że w zakresie niszczenia zasobów archiwalnych korzystamy z usług firmy Ekoakta z Chorzowa.
Jakość usług świadczonych przez firmę Ekoakta i profesjonalna obsługa związana z niszczeniem dokumentów pozwala na polecić tę firmę wszystkim zainteresowanym usługa niszczenia dokumentów.
Współpraca pomiędzy Żabką Polska SA a firmą Ekoakta rozpoczęła się w 2008 roku w ramach programu bezpiecznej utylizacji dokumentacji poufnej.
Z powierzonego zadania Ekoakta wywiązuje się w znakomity sposób, uwzględniając wszystkie wskazówki i postulaty zleceniodawcy. Niszczenie poufnej dokumentacji wykonywane jest terminowo i z zachowaniem wszelkich procedur wymaganych przez Żabkę Polska SA.
Z pełną odpowiedzialnością można polecić Ekoakta firmom oczekującym wysokiej jakości usług.
Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera.
Z pełnym przekonaniem rekomenduję i polecam usługi firmy Ekoakta. Wszystkie prace były wykonane fachowo i zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. W mojej ocenie Ekoakta spełnia wszystkie wymogi, jakie winna posiadać wyspecjalizowana firma zajmująca się archiwizacją i przechowywaniem dokumentów. Zarówno jakość, jak i terminowość wykonania usług oceniam wysoko. Nie bez znaczenia jest również fakt, że oferta cenowa firmy jest elastyczna i konkurencyjna.
Ekoakta wykonywała dla nas usługi w zakresie kompleksowej archiwizacji i oraz profesjonalnego niszczenia danych. Poziom świadczonych usług gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdza wiarygodność i fachowość firmy Ekoakta.
Poziom usług z zakresu archiwizacji dokumentów świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Nasza współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera. Opierając się na powyższym rekomendujemy firmę Ekoakta jako sprawnego specjalistę w zakresie świadczonych usług.
Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów
Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów.
Dowiedz się więcej
EkoAkta - Poufność. Bezpieczeństwo. Ekologia.
Archiwizacja dokumentów, digitalizacja dokumentów, przechowywanie dokumentów, niszczenie dokumentów, skanowanie dokumentów.
