Tajemnica handlowa pomaga firmom budować przewagę konkurencyjną. Z tego powodu wymaga szczególnej ochrony na każdym etapie przetwarzania dokumentacji. Niedozwolone praktyki, również w zakresie niszczenia dokumentów, mogą być podstawą do podjęcia przez partnerów biznesowych odpowiednich działań. Tajemnica handlowa nie jest wyłącznie dobrem przedsiębiorstwa, podlegając ochronie prawnej.

Czym jest tajemnica handlowa?

Na początek wyjaśnijmy, czym jest tajemnica handlowa i dlaczego należy ją chronić. Definicję zawiera art. 11 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji z dnia 16 kwietnia 1993 r. Mówi ona o informacjach technicznych, technologicznych, organizacyjnych i innych, które są wartością dla przedsiębiorstwa. Przykłady tajemnicy handlowej to:

  • strategia przedsiębiorstwa wybranego obszaru działalności,
  • lista klientów,
  • przebieg negocjacji,
  • plan sprzedażowy,
  • wysokość wynagrodzeń pracowników,
  • warunki współpracy z dostawcami, usługodawcami, partnerami biznesowymi,
  • know-how,
  • dokumentacja finansowa,
  • wyniki przeprowadzonych badań marketingowych.

Jak łatwo zauważyć, niektóre dokumenty zawierają dane osobowe, które również wymagają specjalnej ochrony. Zapewnia ją m.in. RODO, wskazują sposoby przetwarzania dokumentacji.

Jak chronić tajemnicę handlową?

Tajemnica handlowa wymaga ochrony na każdym etapie, zarówno w momencie przyjęcia dokumentacji, jak i jej niszczenia. W tym celu należy opracować wytyczne, wyznaczyć osoby, które będą zajmować się poszczególnymi rodzajami dokumentów oraz wykorzystać nowoczesne technologie zabezpieczania danych. Zabezpieczenie tajemnicy handlowej to wymóg prawny. Zgodnie z art. 18 ww. ustawy, naruszenie jej może skutkować licznymi roszczeniami ze strony pokrzywdzonego. Finał sprawy może mieć miejsce na sali sądowej, a na administratora danych mogą zostać nałożone kary.

Niszczenie dokumentów zawierających dane osobowe i inne niejawne

Ochrona tajemnicy handlowej obejmuje m.in. prawidłowe niszczenie dokumentów, w których zawarte są dane chronione prawnie. Niszczenie danych osobowych i innych informacji niejawnych musi odbywać się przy użyciu specjalistycznych urządzeń, które spełniają założenia normy DIN 66399 w zakresie wielkości ścinków. Zasada ta dotyczy oczywiście dokumentacji papierowej, natomiast ze względu na to, że coraz więcej danych ma formę elektroniczną, konieczne jest opracowanie zasad prawidłowego niszczenia nośników. W tym zakresie rozwiązań również dostarcza wskazana norma. W niszczeniu nośników danych dobrze sprawdza się demagnetyzacja, a następnie utylizacja resztek. Połączenie metod daje jeszcze lepsze efekty, dlatego odtworzenie danych nie jest możliwe.

Czy zewnętrzna firma może niszczyć dokumenty zawierające dane osobowe i niejawne?

W kontekście ochrony danych niejawnych rodzi się pytanie, czy firma zewnętrzna może niszczyć dokumenty, które je zawierają? Przepisy nie zabraniają takiego rozwiązania, jednak można z niego skorzystać pod pewnymi warunkami. Najważniejszym elementem jest umowa powierzenia, której obowiązek sporządzenia wynika bezpośrednio z RODO. Jeśli niszczenie dokumentów zawierających dane osobowe realizuje ktoś inny, niż administrator danych, konieczne jest podpisanie stosownej umowy. Dodatkowo w przypadku metody bezpiecznych pojemników, w której usługodawca dostarcza firmie pojemniki na dokumenty, umowa powinna rozwiązywać też kwestię przechowywania. Bardzo ważny jest wybór odpowiedniego podmiotu, który cechuje się profesjonalizmem. Warto sprawdzić, czy niszczenie dokumentów odbywa się zgodnie z normami i przepisami.

Niszczenie danych osobowych – najlepsze metody

Sposób niszczenia danych osobowych zależy przede wszystkim od rodzaju nośnika. W przypadku papieru zastosowanie znajdują niszczarki, które muszą ciąć papier na kawałki o odpowiednich wymiarach, zgodnie z normą DIN 66399. Niestety, niszczarki biurowe najczęściej nie spełniają standardów, dlatego niszczenie danych osobowych bez specjalistycznego sprzętu wiąże się z ryzykiem wycieku. Papier można też niszczyć przy pomocy incyneracji, a więc kontrolowanego spalania. Nie powoduje ono wydzielania do atmosfery szkodliwych substancji, jednak jest znacznie bardziej czasochłonne. Niszczenie nośników danych elektronicznych opiera się na demagnetyzacji, a następnie utylizacji dysku twardego, płyty i podobnych nośników.

Ochrona danych – obowiązek administratora!

Ochrona tajemnic handlowych i danych osobowych to obowiązek administratora danych na każdym etapie przetwarzania. Często zapominamy o tym w kontekście niszczenia nośników, jednak trzeba mieć na uwadze, że nieprawidłowości w tym zakresie nie zdejmują z nas odpowiedzialności. Nie wystarczy więc zniszczyć dokumentów obojętnie jakim sposobem – stosujemy się do obowiązujących norm, które zostały opracowane w taki sposób, aby odtworzenie danych nie było możliwe. W razie problemów z implementacją konkretnych rozwiązań warto skorzystać z pomocy specjalistów. Profesjonalne firmy zajmujące się niszczeniem dokumentów oferują usługi także w zakresie utylizacji danych i nośników zawierających tajemnicę handlową.